Um software de gestão empresarial é um grande aliado para melhorar a produtividade e a competitividade de qualquer organização. Não é à toa que cada vez mais empresas estão aderindo a essa solução.

Escolher qual o melhor software para sua empresa, porém, não é tarefa fácil. O mercado oferece várias alternativas, com diferentes funcionalidades e focadas nos mais diversos nichos de atuação.

Diante de tantas opções, é comum os diretores sentirem-se perdidos, sem saber qual escolher. Para ajudar você a tomar a melhor decisão, este post mostrará quais os passos para não errar na escolha. Acompanhe!

O que é um software de gestão

Antes de elencar o passo a passo de como escolher um software de gestão, é importante entender bem o que é um programa desses e o que ele faz na prática.

Os softwares de gestão empresarial também são conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning), que em português significa Planejamento de Recursos Corporativos. Acima de tudo, esses softwares são ferramentas de trabalho e reúnem diversas funcionalidades, visando dar suporte para a gestão da organização.

Um ERP funciona como uma plataforma, desenvolvida com o objetivo de integrar diversos departamentos em um único ambiente web. Dessa forma, gestores e funcionários de diferentes cargos e setores podem trabalhar de maneira mais articulada.

Quais as vantagens do ERP para a empresa

Ao criar um ambiente digital no qual toda a empresa trabalha de maneira integrada, o software de gestão gera muitas vantagens para seus usuários. Abaixo, destacamos os principais benefícios de quem adota essa solução no dia a dia:

  • Processos padronizados: pelo ERP, é possível traçar as etapas de cada processo dentro da empresa, dando mais controle sobre o que está acontecendo;

  • Redução de erros: com a padronização, os funcionários erram menos e ganham em produtividade;

  • Automatização: várias tarefas de rotina podem ser automatizadas pelo software, como, por exemplo, envio de e-mail para clientes;

  • Redução da mão de obra: com os funcionários produzindo melhor, a empresa não precisa fazer novos investimentos em contratação de pessoal;

  • Emissão de relatório: os softwares têm excelentes funcionalidades para a produção de relatórios e a compilação de dados da própria empresa;

  • Diminuição de custos: graças à automatização dos processos, à redução de erros e a menos mão de obra, quem adota um ERP percebe rapidamente a diminuição nos custos da empresa.

Agora que você já entendeu bem o que é um software de gestão empresarial e as vantagens para os usuários, vamos mostrar como você pode escolher o melhor ERP para a sua empresa.

Conheça as demandas da sua empresa

O mercado oferece diversas opções de softwares de gestão para atender a diferentes necessidades. Se você quiser escolher a melhor alternativa, é importante saber exatamente o que sua empresa precisa.

Imagine, por exemplo, uma empresa multinacional. Com certeza, ela não poderá comprar um software enxuto. Pelo contrário. Terá que adquirir uma solução robusta para dar conta da demanda e, assim, gastará um bom dinheiro com isso.

Se você trabalha em uma micro ou pequena empresa, o raciocínio é parecido. Mas em vez de comprar um software grande, opte por soluções mais enxutas e economicamente acessíveis. No mundo dos ERPs, menos é mais.

Escolha um software que disponibilize o controle financeiro

Há opções de todos os tipos no mercado de ERP, mas o controle financeiro é muitas vezes o mais importante para as empresas. Com um software que possua o controle financeiro sua empresa terá o valor exato de lucro gerado no período de atuação, assim como poderá analisar a inadimplência de clientes, e gerir os custos da empresa de forma mais precisa.

O eGestor, por exemplo, pode ajudar sua empresa a melhorar o controle financeiro e o fluxo de caixa, a emitir relatórios, registrar notas fiscais eletrônicas e várias outras tarefas do dia a dia.

Dê preferência para um software de fácil instalação e implementação

Softwares de gestão podem ser programas extremamente complicados, que exigem instalações complexas e muito tempo de implementação. Fuja de sistemas desse tipo. Procure soluções elaboradas para deixar a vida do usuário mais simples.

Atualmente, o mercado está cheio de alternativas nas quais não haja necessidade de comprar o produto. Tudo o que precisa é pagar uma mensalidade de acordo com o número de usuários da sua empresa. O software roda diretamente da internet, sem instalação nos computadores.

As soluções mais amigáveis também consomem menos tempo de implementação, de treinamento com a equipe e de integração com outras soluções tecnológicas que sua empresa já possui. Portanto, antes de escolher o software, confira a facilidade que você terá para utiliza-lo no dia a dia.

Valorize a versão mobile

A cada dia os funcionários utilizam mais e mais dispositivos móveis para acessar e-mails, planilhas e, claro, ERPs. Antes de adquirir um novo software, confira se a versão mobile também é de boa qualidade.

Cheque os aplicativos, o layout e as funcionalidades. É importante que a versão mobile seja tão boa quanto a versão desktop. Lembre-se que boa parte dos acessos serão realizados via smartphone e tablet.

Confira as garantias de segurança

Ao aderir a um software de gestão, você estará inserindo no sistema informações estratégicas, importantes e até mesmo sigilosas, da sua empresa. Por isso, é fundamental escolher uma opção confiável e segura.

Caso você opte por um Software as a Service (SaaS), ou seja, que roda diretamente da internet, confira a política de backups da fornecedora e quais garantias de segurança ela oferece aos clientes.

Se optar por produto instalado em servidor local, será necessário ter uma equipe para monitorar constantemente a segurança das informações.

Fale com outros clientes do software

Nada melhor do que um usuário do sistema para lhe ajudar nessa decisão. Quando estiver para definir qual ERP adquirir, converse com algum usuário e cliente do produto. Ele saberá dizer quais são as principais vantagens, se o custo-benefício é bom e quais as eventuais limitações do sistema.

Após receber boas indicações, você estará muito mais seguro para tomar a decisão certa e não errar na escolha. Um software de qualidade fará você economizar muito dinheiro e ver a produtividade da empresa crescer bastante.

Os softwares de gestão empresarial são realmente muito relevantes, não é mesmo? Aproveite para conhecer mais sobre o assunto e faça um teste gratuito com o nosso produto.

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em http://www.egestor.com.br