Como calcular o custo de um funcionário

Se você pensa que o custo de um funcionário dentro de uma empresa se resume ao seu salário, esteja certo de que isto é um grande erro! Por mais que a grande massa não saiba, existem inúmeros custos e gastos que encarecem a folha de pagamento de um negócio e é exatamente sobre este assunto, e sobre cada um dos seus detalhes, que trata este artigo.

Portando uma das mais complexas e detalhadas legislações trabalhistas, no Brasil o assunto é realmente dificultoso para aqueles que não estão acostumados a lidar diretamente com tais valores, como seria o caso dos profissionais de Recursos Humanos – principalmente de Departamento Pessoal – ou de Contabilidade.

Quer entender como é composta a folha de pagamento de um funcionário? Quais são os custos que apenas a empresa enxerga e que ser seu colaborador sonha? Continue lendo, tome notas e aprenda mais sobre o assunto agora mesmo!

Regime tributário – O primeiro passo para calcular os custos de um funcionário

Abrir e manter uma empresa no Brasil requer inúmeros cuidados uma vez que são muitos os detalhes para que a organização esteja sempre de acordo com as leis e regras caminhando lado a lado com a legalidade.

Você com certeza sabe, por exemplo, que o regime tributário e a classificação do negócio podem se dar tanto com diferentes enquadramentos como Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido, entretanto, você sabia que isso também interfere diferentemente no custo final de um funcionário?

Para melhor compreensão, a seguir estão detalhadas as diferenças de custos existentes entre cada um dos tipos de regime tributário. Acompanhe e registre tudo para aprender como encontrar o valor final que o seu funcionário tem custado para a folha de pagamento da sua empresa!

Guia de Gestão Estratégia

Regime Tributário: Simples Nacional

Criado em 2007, o regime da Simples Nacional é o mais utilizado entre as micros e pequenas empresas devido ao fato de centralizar, em uma única guia de pagamentos, todos os tributos e impostos que a organização deve repassar para o município, estado e governo federal.

Com alíquotas mais brandas do que aquelas cobradas de grandes empresas, o regime tem variações de valor conforme a natureza do negócio, sendo importante, portanto, um acompanhamento mais profissional para o cálculo assertivo dos custos.

Para se ter uma ideia, entretanto, do custo de um funcionário cuja empresa esteja enquadrada na Simples Nacional, considere os valores totalizados a seguir ressaltando-se que para este exemplo serão utilizados os anexos I, II e III do regimento.

Exemplo: Considere que o salário do funcionário em questão é de R$ 2.000 por mês. Qual o custo total deste mesmo funcionário para a empresa? É apenas este valor? Claro que não!

Para saber o valor gasto mensalmente com um funcionário é preciso, primeiramente, considerar alguns dados e custos anuais também. Veja quais são eles a seguir:

  • FGTS Anual: 12x 8% do salário ao mês = 12x R$ 160,00 = R$ 1.920,00;
  • Férias: Valor integral = R$ 2.000;
  • 1/ 3 de Férias: Salário/3 = R$ 666,66; 
  • 13º Salário: Valor integral = R$ 2.000.

Encontrados tais valores, é hora de calcular o valor mensal do custo na folha de pagamentos da empresa. Acompanhe:

  • FGTS mensal: 8% do salário mensal = R$ 160;
  • Provisão mensal: Soma de todos os demais custos abordados anteriormente (FGTS Anual + Férias + 1/3 de Férias + 13º Salário) divididos por 12 meses = 1920 + 2000 + 666,66 + 2000 = 6.586,66 / 12 = R$ 548,88.

Considere ainda o custo de R$ 8 reais por dia pagos como vale transporte e mais R$ 15 reais diários para vale alimentação do seu funcionário, bem como outras despesas que sua empresa possa vir a ter devido a oferecer benefícios, por exemplo.

Para encontrar o valor final lembre-se ainda das deduções permitidas e previstas em Lei, como é o caso do desconto do INSS e de parte do que é gasto com Vale transporte:

  • INSS: 9% do salário = R$ 180,00; e
  • Vale transporte: 6% do salário = R$ 120,00.

Confira o fechamento parcial – visto que podem existir variações conforme benefícios, descontos, números de dias trabalhados e horas extras – desta folha.

  • Total de custos: R$ 1.214,88
  • Total de deduções: R$ 300,00
  • Gasto mensal totalizado do funcionário (salário + demais custos): R$ 2.914,88.

Vale ressaltar que para empresas da Simples Nacional de outros anexos te, cobrança de uma alíquota que se chama RAT e que varia de 1 a 3% conforme especificidades da empresa.

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Regime Tributário: Lucro Real ou Lucro Presumido

Considerados como o mais consolidado regime tributário brasileiro uma vez que abrange a maior parte das empresas, tem como empresas optantes aquelas que movimentam maiores números monetários anualmente, algo em torno de R$ 3,6 milhões.

Para calcular o custo de um funcionário que atue dentro deste regimento é preciso seguir todas as etapas já descritas anteriormente e acrescentar mais alguns pequenos ajustes e cálculos.

Assim como no anexo IV da Simples Nacional, no Lucro Real ou Presumido, há cobrança da alíquota RAT. Outro ponto importante é que o custo do INSS passa a ser maior dentro desta modalidade uma vez que há a obrigatoriedade do pagamento do INSS Patronal, de 20%.

Também incide sobre a folha de pagamento dos funcionários uma alíquota de, em média, 5% que tem como finalidade principal dar assistência a programas governamentais. Essa alíquota é chamada de Alíquota de Terceiros e destina a arrecadação para, por exemplo, órgãos como o SESI, SENAI e SESC.

Desta forma, inevitavelmente há um encarecimento da folha, portanto considere o mesmo exemplo dado anteriormente e os valores já encontrados. Tome nota:

  • INSS: 20% do salário mensal = R$ 400;
  • RAT: Médio de 2% = R$ 40; 
  • Alíquota de Terceiros: Média de 5% = R$ 100.

Há, portanto, um acréscimo de R$ 540,00 ao custo mensal desse mesmo funcionário uma vez que a empresa esteja enquadrada nos regimes tributários de Lucro Real ou Presumido, totalizando uma folha de R$ 3.454,88.

Nos casos analisados se evidencia que na Simples Nacional há um custo de 45% a mais do que apenas o salário pago mensalmente para o funcionário, e de quase 73% para os que são registrados como Lucro Real ou Presumido.

Outros custos que podem encarecer a folha

Como foi visto ao longo deste artigo, a composição real de um salário vai muito além daquilo que o funcionário considera como “quanto eu ganho”. Um simples aumento, neste contexto, de R$ 100 significa, na realidade, algo em torno de R$ 145 a R$ 173 reais a mais no orçamento da empresa, algo que nem sempre o funcionário entende, é claro.

Há ainda que se considerar outros gastos e custos que a empresa pode ter nos bastidores como quando investe em treinamentos ou adquire melhores móveis para garantir o conforto de seus colaboradores.

Outro ponto ainda que não foi considerado no exemplo é o pagamento de convênios como planos de saúde, bastante comuns nas empresas brasileiras e que também encarecem muito a planilha de custos do negócio como um todo.

Ainda com dúvidas sobre o assunto? Quer saber mais detalhes sobre como compor a folha de pagamentos do seu funcionário e da sua empresa? Entre em contato agora mesmo!

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