giro de estoque

Com a atual crise financeira vivida no Brasil, realizar o planejamento de compras é extremamente importante para o funcionamento de qualquer empresa, seja grande ou pequena, e de qualquer segmento. Os gestores das organizações precisam entender a necessidade da aquisição e dominá-la para evitar prejuízos.

Por meio do planejamento de compras é possível calcular o preço da venda, sendo fundamental para o sucesso da ação, sem contar que é através deste planejamento que os empresários, gestores e gerentes conseguem organizar as contas da instituição, tanto para receber e pagar.

No momento em que se encontra o país, o resultado da empresa, com lucro ou prejuízo pode sofrer interferência pela realização do processo de compra. Para fugir dos resultados negativos e alcançar o sucesso do seu negócio, confira dicas de como fazer o planejamento de compras, nos tópicos abaixo.

Previsão de vendas

A primeira etapa para a construção de um bom planejamento de compras é identificar como deve ser a sua demanda de vendas. Para isto, é necessário pensar no futuro e verificar o potencial de vendas da sua empresa, tendo em mente a comercialização, para que assim, possa ter conhecimento de quanto deverá ser a produção.

A previsão de vendas varia conforme o segmento de atuação e o prazo estabelecido pela empresa. Algumas informações são adquiridas ao longo do tempo, quando já se tem mais experiência, pois se trata de uma projeção de uma demanda importante para o futuro. Mesmo que seja realizada apenas uma estimativa.

Depois de projetar o que irá produzir, é essencial incluir itens ou insumos que farão parte da sua cadeia de produção. A partir disto, conta-se com uma lista de itens e quantidades, que devem ser adquiridas para suprir a demanda projetada.

Planejar e controlar a produção

Realizar o planejamento e controle da produção permite identificar os detalhes do processo produtivo, fazendo com que saiba quando, como e quais as quantidades de insumos podem ser aproveitadas. É importante ajustar o orçamento da empresa às suas necessidades, ou seja, mesmo definindo o que irá comprar e como, é preciso sempre levar em conta o fluxo de caixa, as previsões de orçamentos e os lucros que serão projetados.

A frequência também é fundamental para que seja formalizado vários prazos de entrega, que devem ser monitorados minuciosamente.Toda empresa tem sua própria maneira de realizar a sua produção, em algumas delas, este processo faz parte do segredo do negócio, o sucesso dela. Por sua vez, em outras o sistema ‘just-in-time’ relata o exato momento, em que o insumo será usado na linha de produção. Com isso, é preciso manter um controle e assertividade maior com relação a aquisição, transporte e recebimento.

Deve-se ter o maior cuidado para não contar com falhas, pois pode interromper toda a rede de produção, fazendo com que a empresa tenha muito prejuízo financeiro ou de imagem organizacional, que sem os devidos planejamentos, pode colocar tudo a perder. Essas questões irão depender de como sua empresa está posicionada dentro da cadeia de suprimentos, que pode contar com diversas plantas fabris, várias instituições, chegando até a conglomerados industriais localizados em diversos ambientes.

Lista de fornecedores

Não adianta planejar todo o processo de produção, sem ter fornecedores confiáveis, que possam cumprir os prazos e tenham um atendimento de qualidade. Contar com bons fornecedores é fundamental para o planejamento de compras, eles serão essenciais para as demais etapas da gestão de compras, sua escolha deve ser minuciosa.

É necessário conhecer os fornecedores pessoalmente e seus locais de trabalho, atrás de informações sobre a empresa, levando em conta sua idoneidade, e experimentar suas matérias primas são imprescindíveis. Sem dúvidas, trará qualidade e conceito para ele.Para que a escolha dos parceiros seja ainda melhor, sugere-se a atribuição de ‘score’ para os fornecedores.

Deve ser feito uma lista com todos os requisitos que devem ser contemplados por eles, levando em conta: menor preço, cumprimento do prazo de entrega, qualidade das mercadorias, disponibilidade e comprometimento.Depois que é adquirido o produto do parceiro, atribui-se uma nota para cada item da lista. O score do fornecedor pode ser a soma das notas ou uma média, depende da sua preferência, o importante é conseguir fazer uma comparação com todos os fornecedores.

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Otimizar a gestão do estoque

É comum que as organizações tenham um local para realizar o reabastecimento das mercadorias, que é um número mínimo que determinado insumo deve ter estocado. Depois desse número, é preciso que a empresa faça a reposição do produto.

Otimizar o estoque faz com que menos produtos sejam armazenados, e estoque parado, nada mais é que seu dinheiro parado. Ele deve estar sempre em rotatividade. A solução é ter uma ferramenta que possa controlar a produção e que esteja interligada com o estoque, fazendo com que o pedido de compras seja gerado automaticamente, tornando-se um diferencial para as empresas.

Se informatizar é quase uma obrigação, tratando-se de uma produção mais complexa, dependendo da quantidade de processos e itens do estoque. Quando a empresa é de porte menor, ela pode realizar o controle de estoque por meio de planilhas eletrônicas e com anotações manuais.

Capacitação dos colaboradores

Ter um sistema que auxilie a gestão do estoque da empresa altamente informatizado é fundamental, mas de nada vale se a equipe de colaboradores não sabe operar essas ferramentas. Faça com que seus funcionários fiquem atualizados em relação aos processos da empresa e as questões tecnológicas. É importante que o responsável pela empresa esteja preparado para esta capacitação, assim como o departamento pessoal.

Segurança do estoque

O planejamento de compras engloba manter a segurança do estoque, de acordo com o tipo de produto, em alguns casos, como por exemplos, os itens inflamáveis, necessitam ser mantidos bem longe de fontes de fogo, já quando o assunto é os alimentos, estes devem ser armazenados em locais limpos e que circule mais ar.

O ambiente onde o estoque deve ser armazenado, precisa ter a proteção contra quaisquer problemas que possam aparecer que provoquem prejuízos como enchentes e incêndios, assim, é evitado a perda de materiais em meio à crise do país, em que o momento é de pensar em como manter o lucro.

Fornecedores: Negociação

Com uma quantidade de fornecedores, chegou a hora de negociar as aquisições. As quantidades devem ser calculadas levando em conta o estoque atual. É preferível se reunir pessoalmente com a pessoa responsável pela empresa fornecedora e discutir como será feita a compra, mesmo que isto leve a exaustão. Para este momento, todas as informações precisam ser transparentes, o responsável pela aquisição deve ser ciente de toda a negociação e ter o maior esclarecimento possível.

Outros fornecedores

Algumas pessoas afirmam que quem tem um único fornecedor, não possui nenhum. É fundamental contar com outro fornecedor para o fornecimento dos insumos para a empresa. Ter uma carteira de fornecedores faz com que sua empresa nunca fique sem produzir por conta de insumos.

Contar somente com um fornecedor é um risco tremendo para a empresa, pois pode haver problemas com o prazo de entrega, e até mesmo, com o aumento de preço que não estava esperando. Por isso, é sempre bom contar com uma segunda, terceira e quarta opção. Mas vale ressaltar que o fornecedor alternativo apresente as mesmas características do principal, ainda mais em se tratando de qualidade. Não se deve arriscar a diminuição no padrão da mercadoria por conta da troca de fornecedor. Lembre-se, o cliente preza pela qualidade!

Reunindo a concorrência

Não é difícil ver empresas que possuem de incluir no seu planejamento de compras uma reunião com os fornecedores para apresentar todas as suas necessidades para àqueles que se interessarem. O benefício deste tipo de ação é juntar todas as informações e sanar as dúvidas de todos no mesmo local.

É imprescindível que todas as exigências do fornecimento sejam passadas, assim como toda a parte financeira. É necessário detalhar todos os critérios que deverão ser levados em conta para a escolha do fornecedor, que se torna essencial para manter a transparência, e a ética na negociação com os demais.

Depois de definido o parceiro, pode ser personalizado um contrato de fornecimento, contendo todas as responsabilidades e penalizações em caso de descumprimento. É claro que isto irá depender do grau de importância, prazo de entrega e do material que será cobrado.

Aplique

Depois de elencado todos os tópicos com as dicas de como fazer um planejamento de compras para sua empresa, está na hora de aplicá-las. Esta série de soluções podem auxiliar na gestão das compras de sua organização, independe de seu porte. Por isso, não deixe de desfrutá-las para obtenção de melhores resultados para seu negócio.
Sem dúvidas será um diferencial para as próximas aquisições, basta seguir todos os passos indicados.

Tenha em mente um segundo plano

Embora faça um planejamento de compras que abranja muitos detalhes, que não dê brechas para muitos erros, imprevistos podem acontecer. Diante desta situação, recomenda-se que você tenha em mãos um segundo plano, que seja capaz de cumprir com uma emergência, até que consiga voltar para aquilo que planejou desde o início.

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Escrito por eGestor
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