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O objetivo de todo empreendedor é fazer com que seu negócio cresça — em potencial de lucratividade, em reconhecimento, em expressividade no mercado. Para isso, é preciso eliminar as fraquezas e explorar as forças.

Certos recursos podem ter um papel importante nesse objetivo. Um exemplo são os sistemas informatizados de gestão — e, mais especificamente, o sistema de gestão financeira. Neste artigo você vai descobrir as principais vantagens que esse recurso traz para a melhoria dos resultados do seu negócio.

Mais agilidade

O primeiro benefício é bastante óbvio: com a automatização do controle financeiro da empresa, as operações tornam-se mais ágeis. Dados podem ser importados para o sistema (ou exportados a partir dele) com apenas alguns comandos. Não é preciso que a equipe financeira fique debruçada sobre livros-caixa ou planilhas, registrando números e executando cálculos complexos.

Com isso, sua equipe pode se concentrar na parte do trabalho que realmente importa — a parte estratégica. Enquanto o sistema cuida dos registros e cálculos, os profissionais se envolvem no planejamento e execução de ações para otimizar o desempenho financeiro da empresa.

Essa agilidade não fica restrita ao setor financeiro, mas afeta também os demais. Já que muitas operações precisam do aval do setor financeiro, ao tornar seu trabalho mais fluido conseguimos também uma rapidez maior do restante da empresa. Em outras palavras, nenhum setor precisa passar semanas aguardando um posicionamento do setor financeiro.

Mais praticidade

É difícil enumerar de quantas maneiras o uso de um sistema de gestão financeira torna a rotina desse setor mais prática. Mas vamos abordar, pelo menos, três delas.

Em primeiro lugar, com a centralização das informações e facilitação do acesso. Não é preciso trocar informações por e-mail, enviando dados para os colegas. Cada membro da equipe financeira pode acessar o sistema e localizar a informação de que precisa instantaneamente.

Como todas as informações estão no mesmo local, e graças aos recursos de busca e filtragem, é possível encontrar qualquer conjunto de dados desejado a partir do uso de parâmetros. É claro que esse processo é bem mais simples do que revirar papéis.

Em segundo lugar, com a eliminação dos arquivos físicos. Para uma empresa, o espaço tem um custo. Ele precisa ser bem aproveitado. Usar uma sala somente para arquivar documentações financeiras não é um uso inteligente do espaço disponível.

Com a adoção de um sistema de gestão financeira, todas as informações passam a ficar em um servidor — de preferência, em um servidor remoto. Além de liberar espaço para outras finalidades, é preciso reforçar que o armazenamento em formato digital também colabora muito para a segurança e longevidade das informações.

Em terceiro lugar, com a padronização dos procedimentos. Quando as coisas são feitas “manualmente” (pense, por exemplo, nos antigos livros-caixa) há muita variação. Cada pessoa tem seu próprio método para executar uma mesma tarefa.

Isso significa que, quando há uma mudança na equipe, também há uma ruptura nos procedimentos. Ao longo do tempo, isso se traduz em inconsistências, porque uma mesma informação pode ter sido registrada de várias maneiras diferentes, por exemplo.

Porém, ao adotar um sistema, todos os procedimentos são inevitavelmente padronizados. É claro que você precisará treinar sua equipe para que entendam quais são os procedimentos. Porém, não há mais variação ou inconsistência. Seja daqui a um ano, ou dez, sua empresa sempre terá um controle financeiro padronizado.

Menos ocorrência de erros

Naturalmente, ao adotar um sistema informatizado de gestão, você pode notar uma significativa redução nos erros em processos e operações da empresa. Isso acontece porque há menos interferência humana.

O setor financeiro é um dos que são mais impactados por essa melhoria, já que lida com grandes quantidades de dados, o que favorece o erro humano quando as atividades são realizadas “manualmente”. Ao adotar o sistema de gestão financeira, você vai poder contar com relatórios mais confiáveis.

Menos riscos

Todas as decisões financeiras tomadas dentro de uma empresa apresentam certo grau de risco. Isso acontece por dois motivos.

  • O primeiro é que elas trabalham com previsões sobre o futuro. Infelizmente, a qualquer momento, as circunstâncias podem mudar, acontecendo algo imprevisto.
  • O segundo motivo é que essas previsões são feitas com base em informações sobre o passado. Logo, se essas informações estiverem incorretas, a previsão também estará.

Com o uso do sistema de gestão financeira, embora o risco ainda exista, ele pode ser reduzido. Já que as informações obtidas por meio do sistema são mais confiáveis, as previsões terão mais respaldo. Assim, é possível garantir mais assertividade à tomada de decisões.

Ainda não podemos controlar o futuro e sua imprevisibilidade. Porém, nós podemos entendê-lo melhor, usando informações consistentes.

Menos custos

Você provavelmente está imaginando que o sistema de gestão financeira pode trazer uma significativa economia com Recursos Humanos (ou seja, despesas trabalhistas, como salários). E realmente isso é possível.

Afinal, se você automatizar uma parte das atividades relacionadas a um setor, precisará de menos profissionais nesse setor. Por esse motivo, uma empresa que conta com um bom sistema de gestão financeira precisa apenas de uma equipe enxuta.

Porém, essa não é a única forma pela qual um sistema de gestão financeira pode contribuir para reduzir os custos da sua empresa. Ele também favorece um controle melhor do orçamento da empresa inteira. Lembre-se de que o sistema centraliza todas as informações financeiras.

Assim, é possível identificar facilmente as maiores fontes de gastos e os causadores de estouro no orçamento. Com base nessas informações, você pode reorganizar a maneira como sua empresa distribui e utiliza os recursos. O resultado é uma economia não apenas em RH, mas em todos os níveis da empresa.

Nós enumeramos cinco vantagens da adoção de um sistema de gestão financeira. Mas talvez seja possível resumir os benefícios desse recurso de maneira bem mais simples.

O sistema vai desburocratizar o trabalho da sua equipe financeira, ao mesmo tempo em que garante que esse trabalho seja executado com mais qualidade. Para o gestor ou empreendedor, isso significa a possibilidade de tomar decisões com mais confiança.

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Escrito por eGestor
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