Hoje, o planejamento de recursos empresariais não é apenas para as grandes organizações. De fato, o software ERP de gestão para pequenas empresas está rapidamente se tornando uma solução cada vez mais popular entre aquelas que anseiam por mais produtividade e transparência. Quer saber como um software ERP de gestão pode ajudar o seu empreendimento a automatizar processos, organizar suas operações e aumentar a produtividade dos seus colaboradores? Então continue lendo este texto!

Como um software ERP pode ajudar?

Um software de planejamento de recursos empresariais, ou, em inglês, Enterprise Resource Planning (ERP), é muito mais do que seu nome dá a entender. Ele tem como objetivo integrar todos os departamentos e funções de uma empresa em um único sistema de computador, capaz de atender a todas as necessidades específicas de seus departamentos.

Um único programa de software que atenda às necessidades dos seus departamentos financeiro, de recursos humanos e estoque é complexo, mas não impossível. E é ótimo em termos de custo/benefício, afinal, cada um desses departamentos normalmente tem seu próprio sistema de computador, otimizado para as necessidades particulares daquele setor.

O que o ERP faz é combinar suas funcionalidades em um único programa que é executado sobre um banco de dados também único — para que os vários departamentos possam compartilhar informações e se comunicar com facilidade.

E como isso funciona na prática?

Para entender sua aplicação, vamos a um exemplo simples. Normalmente, quando um cliente faz um pedido, essa ordem começa uma jornada por toda a empresa, sendo muitas vezes digitalizada em vários sistemas ao longo do caminho.

Enquanto isso acontece, ninguém sabe realmente qual o status da ordem em um determinado ponto — porque não há nenhuma forma de o departamento de finanças entrar no sistema de computador do estoque.

O ERP acaba com esse desafio, vencendo os sistemas autônomos de finanças, RH e produção e os substituindo por um único programa dividido em módulos — cuja funcionalidade é idêntica à dos sistemas antigos.

Cada departamento ainda terá software próprio, mas a diferença é que agora todos esses aplicativos fundamentais para a produtividade do seu negócio estarão conectados. Dessa forma, alguém do departamento de finanças pode ver se uma ordem já foi enviada ou se ainda se encontra em produção e consegue dar um feedback melhor em seus atendimentos.

As modernas plataformas de planejamento de recursos empresariais baseadas em nuvem tornam mais fácil para pequenas e médias empresas o acesso à mudança de softwares de contabilidade tradicionais para pacotes ERP robustos. E o resultado é automatização de processos — como a geração de boletos — e maior transparência. Ordens de serviço, contas a receber, notas fiscais e custos de produção passam a estar à distância de alguns cliques.

Um software ERP combina visão financeira, operacional e estratégica e associa dados e processos para que empreendedores tenham sempre uma visão de 360º. E é exatamente por isso que sua implementação acaba significando um aumento da produtividade em seu negócio.

Você pode se surpreender com o quanto processos ineficientes estão custando a você. Se seus funcionários estão usando sistemas externos para enviar pacotes, copiando manualmente dados de um software para o outro ou organizando-se com planilhas, seu negócio perde centenas de horas produtivas a cada mês. Aumenta também a incidência de erros que jogam para cima seus custos operacionais.

Bons sistemas ERP, por outro lado, dão integração para todos os departamentos da sua empresa e ainda garantem a segurança das suas informações como nenhum outro método.

Quando um negócio precisa de ERP?

Talvez você esteja levando mais tempo para conciliar as finanças no fim do mês ou suas previsões de venda sejam baseadas mais em adivinhação que em números sólidos. Sua empresa tem problemas para administrar o volume de pedidos que recebe e, como consequência, a satisfação do cliente vai mal. Você não faz ideia de quanto estoque tem em seu armazém ou do tempo que leva para entregar as encomendas que já foram agendadas.

Se isso soa como o seu negócio, pode ser a hora de considerar um sistema ERP. Não há um único indicador que diga “você precisa de ERP agora!”, no entanto, as empresas que mais se beneficiam dele são as que enfrentam problemas como os que citamos no parágrafo anterior. Outros sinais podem indicar que a sua empresa está pronta para o ERP:

• você tem muitos softwares diferentes para um sem-número de processos;
• é difícil ter acesso à informação em seu negócio;
• a contabilidade é complexa e leva tempo demais;
• as vendas estão sofrendo por causa da desorganização;
• sua TI consome muito tempo e dá pouco retorno.

Quais são os benefícios do ERP?

Que tipo de ganhos imediatos sua empresa conquista ao implementar um software ERP? Há quatro grandes vantagens ao considerar a migração.

1. Custos operacionais reduzidos

O benefício mais importante para boa parte dos proprietários de pequenas empresas está aqui. Um sistema ERP pode ajudar a reduzir os custos operacionais do seu negócio.

Ao racionalizar os dados em um aplicativo, empresários têm a chance de economizar dinheiro em softwares individuais e nos outros sistemas de gestão que utilizavam em cada departamento. Simplificando processos e cortando desperdícios, seu negócio também economiza no longo prazo.

2. Fluxo de dados simplificado

Quando sua empresa adota soluções de software ERP, você passa a desfrutar de um fluxo de dados inteligível. Isso é especialmente verdadeiro nas PMEs, que crescem rapidamente e podem ter problemas quando se trata de compartilhar dados entre departamentos.

Com um ERP, tudo está em um só lugar — e todo o pessoal autorizado tem acesso à informação de que precisa.

3. Aumento de produtividade

Provavelmente, um dos maiores benefícios que podem ser desfrutados com software ERP para pequenas empresas é um aumento na produtividade, importante para a linha de fundo de qualquer negócio.

Quando seus dados estão todos sincronizados e facilmente disponíveis para todos os departamentos simultaneamente, seus funcionários economizam tempo e conseguem entregar muito mais.

4. Business insights

Quando se trata de tomar decisões, é importante ter todos os dados necessários e estar confiante de que eles estão atualizados. Com um software ERP, nunca há dúvidas de que é o caso. Como resultado, decisores têm mais confiança nas escolhas que fazem.

Os benefícios de um software ERP para pequenas empresas começam com uma estrutura pela qual você pode planejar o uso de recursos. Dependendo da solução escolhida, ela também pode vir com uma altamente competente plataforma de CRM — para gerenciar o relacionamento com o consumidor.

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