Dentre as muitas atribuições de um gestor, o controle de estoque é uma tarefa primordial para o sucesso de um negócio. Esse gerenciamento é fundamental para garantir o suprimento de matéria-prima para a produção ou de mercadorias para o consumidor, impedir desvios, evitar prejuízos por perda da validade de produtos, e até mesmo, para ter a certeza de que o cliente receberá os produtos que comprou no prazo definido.

No entanto, gerenciar o estoque é um desafio que pode consumir muito tempo do gestor e inviabilizar outras ações de extrema importância para a produtividade e o crescimento do negócio.

Para facilitar esse trabalho, o mercado tem desenvolvido e aperfeiçoado softwares que possibilitam esse controle de forma simples e funcional. Você conhece os benefícios de um sistema de gestão para estoque? Continue a leitura e descubra como as vantagens da utilização de um software pode contribuir para aumentar seus lucros! 

Otimização dos processos através da automação

Em um sistema automatizado, a partir do momento em que a Nota Fiscal de um produto é emitida, sua situação no estoque é atualizada. Assim, uma única ação ativa vários procedimentos: baixa da mercadoria, informação ao departamento financeiro, cálculo de impostos, o que garante a otimização dos processos da empresa.

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Redução de erros

Tanto o dia a dia o gestor quanto de seus funcionários, é cheio de tarefas. Em meio a essas demandas, é muito fácil deixar alguma situação passar desapercebida. O resultado é o surgimento de dificuldades na conciliação de dados, bem como problemas gerenciais e contábeis. 

Imagine o processo descrito no item anterior: o cliente compra o produto, o vendedor emite a Nota Fiscal manualmente, o departamento financeiro recebe o talão de notas mas digita um número errado, e o responsável esquece de dar baixa no estoque.

Não é difícil, para quem conhece a realidade de uma empresa ou comércio, prever os transtornos causados por esses pequenos erros ao longo de dias, meses ou um ano. A automação previne esse tipo de problema.

Economia de tempo

Além de redução de erros, a utilização de um sistema de gestão de estoque que realiza vários procedimentos em conjunto, é uma inovação que poupa tempo do gestor e dos funcionários. 

Desta forma, por ficarem livres de grande parte do trabalho burocrático, eles podem ser alocados para a realização de tarefas muito mais produtivas, como o atendimento ao cliente ou produção, entre outras possibilidades. O mesmo acontece com o gestor. 

Integração entre o controle de estoque e outras áreas

Sem um sistema automatizado, a verdade é que muito do trabalho realizado em qualquer empreendimento é repetitivo. Um mesmo dado precisa ser lançado várias vezes: na Nota Fiscal, no controle do caixa, na planilha do estoque, no relatório financeiro, para o cálculo de impostos, etc.

O controle de estoque através de um software, permite que todas essas áreas sejam integradas. Assim, uma única venda atualiza os dados e facilita sua utilização por todos esses setores, de forma automática. 

Controle e estimativa de vendas

Com o controle realizado por um sistema, o gestor consegue instantaneamente obter relatórios que o ajudam a estabelecer uma estimativa de vendas mais realista.

A análise dos dados permite identificar produtos ou matérias-primas menos utilizadas, as que demandam aquisições frequentes ou em maior volume, assim como o fluxo de venda normal das mercadorias.

Portanto, é possível fazer estimativas quanto aos próximos pedidos aos fornecedores, sem comprometer o caixa da empresa com a antecipação de compras desnecessárias ou o risco de ruptura do estoque. 

Escopo para a avaliação dos fornecedores

A partir do momento em que o sistema acusa a necessidade de realizar novas compras e do pedido feito ao fabricante, o software é capaz de monitorar a interação entre o fornecedor e sua empresa.

Desta forma, é possível armazenar dados referentes ao cumprimento do prazo de entrega, envio da totalidade dos itens ou de apenas parte deles, por exemplo. Com eles, você vai entender quais são as melhores estratégias para lidar com este fornecedor e até mesmo se é vantajoso mantê-lo como parceiro de seu negócio. 

Prevenção a prejuízos e desvios

O sistema pode alertar quanto à aproximação da data de validade de produtos. Isso permite o desenvolvimento de ações promocionais que viabilizem sua venda em tempo hábil, sem prejudicar a empresa ou os clientes.

Pode ser a exposição em um lugar mais visível ou a oferta por um preço atrativo. O importante é que este alerta seja feito para que a mercadoria não se perca por permanecer no estoque sem identificação de sua validade.

Outro prejuízo evitado por sistemas é aquele decorrente de desvios. Infelizmente, esta prática ainda faz parte da realidade de muitas empresas. Com um sistema automatizado, eliminam-se as possibilidades de falhas no registro do estoque.

Portanto, quando o relatório é comparado à quantidade de produtos que de fato estão ali e os dados são discrepantes, isso pode alertar o gestor quanto à necessidade de ficar atento a possíveis desvios no estabelecimento. 

Facilidade de operação junto aos órgãos fiscais

Com informações integradas, o cálculo dos impostos passa a ser também automático. Isso evita não só problemas, como erros relacionados ao pagamento de taxas.

Com o controle informatizado das operações de entrada e saída de mercadorias, o Fisco pode identificar a quantidade de produtos que uma empresa deveria ter em estoque. O confronto de informações se torna muito mais fácil e preciso. 

Escopo para decisões estratégicas

Com toda essa integração, o empreendedor estabelece um equilíbrio entre o fluxo de consumo e seu estoque. Esta visão mais ampla de como funciona o negócio, permite um planejamento estratégico para o desenvolvimento da empresa.

Demandas sazonais, gargalos nos processos, produtos ou serviços que apresentam potencial de expansão, caso sejam oferecidos da forma diferenciada, períodos de pico de venda — os dados obtidos através de um sistema permitem identificar essas possibilidades e planejar ações bem-sucedidas para o crescimento do empreendimento. 

Viu como um sistema para controle de estoque pode poupar seu tempo, ajudar a organizar seus processos, promover melhor aproveitamento dos recursos humanos de sua empresa e promover a lucratividade?

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