A folha de pagamento foi instituída no Brasil no final do século XIX pelo capitão Rodolpho Azambuja. Ele foi responsável por organizar a distribuição do pagamento de soldados na época. É um documento obrigatório para quem tem um emprego formal, com carteira assinada.

Ela é a soma de todos os registros financeiros do trabalhador, como salários, bônus e descontos. Ou seja, ela contabiliza tudo que é pago a um trabalhador por serviços prestados durante um tempo. O documento deve conter informações como o nome do funcionário, o cargo e o setor em que desenvolve as atividades dentro da empresa e a categoria de contribuição à previdência. A folha de pagamento é uma exigência trabalhista e previdenciária. Ela garante os direitos do empregado.

Por que a folha de pagamento é importante

Muitos esquecem, mas é importante guardar a folha de pagamento. Ela pode servir para comprovar informações do trabalhador. Por exemplo, a folha de pagamento pode comprovar o vínculo empregatício entre uma pessoa e uma empresa. Ela também garante que o empregado tem direito a receber o mesmo valor descrito nela em sua conta bancária. Ou seja, caso isso não aconteça, ele tem o direito de exigir o pagamento total.

A folha de pagamento também detalha pontos importantes para a fiscalização trabalhista, tais como: Pagamento de impostos e recebimento de benefícios. O documento também funciona como um comprovante da contribuição com a previdência social. A folha de pagamento é importante para o funcionário e para o empregador. Isso acontece porque, para a empresa, é uma forma de controlar o que é pago a cada um.

Os encargos sociais, por exemplo, como licença-maternidade, também são assegurados por lei. Então registrá-los é importante para que a empresa se mantenha em situação regular. Por outro lado, o documento é importante para os trabalhadores, porque detalha todos os rendimentos e descontos que são feitos do salário que recebe.

Em alguns casos, ela ainda pode ser importante para a transparência de órgãos públicos, pois detalha informações sobre os serviços prestados e o quanto foi pago por eles.

Como o documento é composto

A folha de pagamento é composta pelo salário dos funcionários, bônus e descontos do salário, férias, 13º salário, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), aviso prévio, descontos de vale transporte ou refeição e Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Para entender como calcular a sua folha de pagamento, é importante conhecer um pouco mais sobre cada um dos itens que a compõem. Veja mais sobre os principais deles:

Salário

É o item em que a empresa contabiliza o valor total da despesa com salário, incluindo a contribuição à previdência, que é obrigatória, e o FGTS.

Férias

Também na folha de pagamento são incluídas informações de benefícios trabalhistas aos quais cada funcionário tem direito, como as férias. Férias podem ser descritas como uma forma de antecipar o pagamento do salário de um empregado. Isso quer dizer que, quando o colaborador tirar férias, ele receberá de forma antecipada os dias em que não exercer atividades na empresa.

O valor pago pelas férias é equivalente a um terço dos dias de descanso somados a outros pagamentos adicionais, como horas extras, comissões, etc. Sobre o valor das férias também serão abatidos INSS, IRRF, FGTS, que serão detalhados em seguida.

13° salário

Assim como as férias, o 13º salário é um benefício trabalhista que consta na folha de pagamento. A empresa pode, por exemplo, antecipar o pagamento do benefício. Nesse caso, ela deve contabilizar o valor na folha de pagamento referente àquele mês. O 13º salário é equivalente ao valor do salário de um mês do funcionário, que será recebido nos meses finais do ano. Este benefício também pode ser pago em parcelas, ou seja, dividido em mais de um mês. Geralmente, o encargo é pago em duas parcelas.

Assim como no caso das férias, impostos como INSS, IRRF e FGTS também deve ser descontados do 13º salário. Se for pago em duas parcelas, ambas sofrerão os descontos.

Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

O INSS é uma autarquia do governo federal vinculada ao Ministério do Trabalho. Todos os trabalhadores empregados de acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) são obrigados a contribuir com a previdência através do INSS. Isso também é contabilizado na folha de pagamento. Por meio deste documento, o desconto é feito diretamente do salário.

A porcentagem do salário é descontada de acordo com a faixa salarial. Quanto maior o salário, maior será o desconto. Por exemplo, para segurados desempregados, empregados domésticos e trabalhadores avulsos, as taxas são menores. No caso de contribuintes individuais e facultativos, por outro lado, as taxas podem ser maiores.

O valor da contribuição previdenciária depende, ainda, do ramo em que atua a empresa. De acordo com o setor, o valor pode ser maior ou menor. Para verificar a porcentagem que você deve ao INSS, de acordo com o seu salário, você pode acessar o site do Ministério do Trabalho e verificar qual é o valor de contribuição para a sua faixa salarial. Depois, é só diminuir a porcentagem do salário para saber de quanto será o desconto.

A tabela é modificada anualmente. Em 2017, os valores fixados para empregados são os seguintes: com Salário de até R$ 1.659,38, o pagamento obrigatório é de 8%; se o salário for entre R$ 1.659,39 e R$ 2.765,66, será de 9%; e, caso o salário seja entre R$ 2.765,67 e R$ 5.531,31, o pagamento deve ser de 11%.

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Benefícios

O pagamento do INSS é destinado ao pagamento de benefícios trabalhistas garantidos por lei, em caso de necessidade. Entre eles, estão: Aposentadoria do tempo de contribuição, idade ou invalidez, pensão por morte, salário-maternidade e família, reabilitação profissional e auxílios doença, acidente e reclusão.

O trabalhador tem direito a benefícios: Por exemplo, quando é acometido por doenças que o incapacitam (auxílio doença) ou quando sofre acidentes no trabalho (auxílio acidente). Mulheres grávidas têm direito ainda ao salário-maternidade durante seis meses após o parto. O INSS também garante o direito a receber a aposentadoria.

No caso da pensão por morte, é um benefício pago aos dependentes de contribuintes do INSS que vierem a falecer. Ou então em caso de desaparecimento, tiverem a morte declarada judicialmente. Há a possibilidade de fazer o pedido pela internet caso o falecido já estivesse recebendo algum benefício do INSS. Também é possível enviar os documentos necessários para solicitar o pagamento.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IRRF é um imposto que depende do valor do salário de cada funcionário. Ele também é calculado em porcentagem, assim como a contribuição previdenciária, e de forma diferente para pessoas físicas e pessoas jurídicas. Da mesma forma que o INSS, o IRRF também é progressivo, ou seja, quanto maior o salário, maior será o desconto.

No caso de pessoa física, a base de cálculo é o todo o valor recebido. Despesas como saúde, educação e com dependentes podem ser descontadas do imposto. Para pessoas jurídicas, a base de cálculo é o lucro, calculado pela receita menos as despesas. Para calcular qual a porcentagem do seu salário que você deve pagar neste caso, você pode acessar o simulador da Receita Federal, disponível no site, ou seguir os passos abaixo:

  1. Para encontrar o valor base para o cálculo do desconto, verifique seu salário bruto total, com todos os adicionais, caso você receba algum. Depois, subtraia desse valor o INSS e, em seguida, subtraia também o valor referente ao número de dependentes (se tiver), pensão alimentícia (se tiver) e previdência privada (se houver).
  2. Depois de achar o valor base, você deve acessar a tabela do IRRF mensal, no site da Receita Federal, para verificar em qual faixa se encaixa seu trabalho e ver o percentual da sua contribuição.
  3. Em seguida, é só diminuir a porcentagem do valor base. Os valores fixados para a contribuição, atualmente, são esses: para salários de até R$ 1.903,98 até R$ 2.826,65, o desconto será de 7,5%; em casos de salários de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05, o imposto pago será de 15%; para pagamentos de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68, você pagará 22,5%; e, se o salário for acima de R$ 4.664,68, a contribuição será de 27,5%.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

O FGTS foi criado para proteger o trabalhador do risco de ser demitido por justa causa. Ou seja, para evitar que motivos não relacionados à profissão possam prejudicar o funcionário em uma empresa. O fundo é depositado, todos os meses, pelos empregadores, juntamente com o pagamento dos salários na Caixa Econômica Federal. A conta no banco é em nome do empregado.

O FGTS corresponde a 8% do salário (em caso de contratos de aprendizagem, ele é de 2%). O valor depositado mensalmente fica guardado na conta em que o empregador depositou o montante e só poderá ser retirado completamente pelo trabalhador caso ele seja demitido sem justa causa.

Se o funcionário for demitido sem justa causa, a empresa deve pagar uma multa de 40% em relação ao valor total que consta na conta.

 

Como ter acesso à minha folha de pagamento?

Se você for servidor público, pode acessar sua folha de pagamento no sistema online do órgão em que trabalha, através do site. Caso você não seja servidor público, a própria empresa deve lhe fornecer acesso à folha de pagamento, tendo apenas que solicitá-la. Em alguns casos, também é possível no setor privado acessar o documento por sistemas online.

Cada empresa, no entanto, pode determinar de que forma irá fornecer a folha de pagamento aos seus funcionários. Veja um exemplo de cálculo da folha de pagamento: Imagine um funcionário cujo salário bruto é de R$ 3.000,00, com um dependente. Neste caso, a porcentagem paga ao INSS é de 11%, equivalente a R$ 330,00, e ao IRRF é de 7,5%, ou R$ 43,23.

Portanto, o valor total de descontos, sem considerar férias e outros benefícios, é de R$ 373,32. Subtraindo-se esse valor do salário bruto, o salário líquido (o valor que efetivamente será pago ao funcionário) será de R$ 2.626,77. Por outro lado, caso o mesmo empregado com salário bruto de R$ 3.000,00 tivesse três dependentes e não apenas um, o desconto do IRRF seria de R$ 14,79. Assim, o salário líquido seria de R$ 2.665,21.

Ferramentas para calcular a sua folha de pagamento

Existem diversas ferramentas disponíveis online para calcular a sua folha de pagamento. Se desejar pesquisar quais seriam os valores dos impostos sobre seu salário caso recebesse um aumento, por exemplo, você pode acessá-las e descobrir facilmente a porcentagem de cada desconto.

Também existem diversos aplicativos disponíveis para download para iOS e Android que fazem o cálculo da sua folha de pagamento. Alguns são voltados especificamente para empreendedores, que podem simular o valor de um grupo de trabalho através dos apps. Isso também pode ajudá-lo a garantir que os descontos na sua folha de pagamento são corretos, não havendo irregularidades. Por isso, é importante conhecer cada um dos itens que compõem a sua folha.

Também é essencial saber quais deles podem ser revertidos por você no futuro, como é o caso do FGTS. Ou seja, você terá informações suficientes para garantir que tenha acesso a todos as garantias das leis trabalhistas no Brasil. O mesmo ocorre com empreendedores. Ter um sistema de folhas de pagamento organizado pode auxiliá-lo a verificar irregularidades e garantir que sua empresa está preenchendo os requisitos legais e, portanto, está regularizada perante a lei.

Fazendo isso evita multas que podem prejudicar a empresa e garante os direitos do trabalhador. Em caso de qualquer irregularidade, o Ministério do Trabalho pode ser acionado, e irá investigar os responsáveis e regularizar a situação.

Escrito por eGestor
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