Bons consultores de negócio adotam uma premissa que deve ser incorporada por todos os empreendedores e empresários de qualquer tamanho. Trata-se de assumir aquela conduta a partir da qual o dono se torna o primeiro a servir à empresa.

Em outras palavras, é preciso que o empresário entenda que ao criar uma empresa, deve pensar nela como um ente autônomo. Com estrutura, identidade, missão e necessidades próprias.

O primeiro mandamento é que o empresário entenda que suas necessidades não são as da empresa. Mas as da empresa são também as suas.

É sob esse prisma que o tema em questão deve ser abordado para que as conclusões sejam as melhores possíveis, de modo que fique muito claro a necessidade de separar as finanças da empresa das finanças do dono. Bem como os perigos de misturar contas pessoais com as contas da empresa.

Não quer dizer que, por qualquer razão, em algum momento, os valores se cruzem e se misturem na mesma conta. Desde que cada um tenha o seu dono. Sim, você, empresário, precisa ter a noção exata de que não é o dono do dinheiro da empresa. O dinheiro que cabe ao empresário é aquele que o mesmo convenciona retirar como seus rendimentos, a título de pró-labore. O ideal é que o empresário se veja como um funcionário qualquer, que recebe salários, benefícios e, se for o caso, participação nos lucros. Tudo isso de uma forma organizada e em datas pré-determinadas.

Atender a essas premissas leva o empresário a criar a cultura de controlar o seu dinheiro. Além de não se exceder nos gastos e, em hipótese alguma, recorrer à conta da empresa para atender suas próprias necessidades com saques fora do previsto. O nome disso é planejamento.

O modelo ideal

O modelo ideal para retirada dos sócios de uma empresa consiste na combinação de retirada fixa com premiação. A premiação é a participação nos lucros, que pode ser trimestral, quadrimestral, semestral ou anual. O ideal é que seja anual, como se faz em todas as empresas. Inclusive quando os funcionários têm participação nos lucros.

Por que anual? Porque o lucro pode ser cíclico, assim como o prejuízo. Se a empresa obtém lucro em um trimestre, por exemplo, e prejuízo no seguinte, se os sócios retiraram participação nos lucros, isso pode gerar problemas de liquidez e fluxo de caixa. É aquela situação de ver o dinheiro sobrando, a mão coçar e pronto… depois que o dinheiro está gasto o problema está posto.

Sendo assim, os sócios devem trabalhar em cima de uma retirada fixa, que é feita no início do exercício e incluída no orçamento. Essa retirada deve ser planejada mês a mês de acordo com a previsão de receitas e despesas orçamentárias, de modo a se encaixar no planejamento sem comprometer o fluxo de caixa.

A participação nos lucros deve servir como estímulo para a produtividade e para vencer desafios. É muito estimulante saber que quanto melhores forem os resultados maior será a recompensa. É uma forma, também, de se estabelecer uma relação autônoma com a empresa. Trata-se de um acordo de cavalheiros, um pacto pelo sucesso.

Além disso, essa é a forma adequada para que a remuneração dos sócios esteja dentro do planejamento da empresa. Do ponto de vista da empresa, e até do administrador, caso ele seja um funcionário, a remuneração dos sócios é visto como uma despesa como qualquer outra. Como, por exemplo, os salários e os benefícios dos funcionários. Sendo assim, a empresa estará imune ao saque repentino por parte dos sócios, que vai desmontar todo o planejamento.

Problemas que misturar as contas podem acarretar

Não seguir essa receita é um caminho cheio de riscos. Um deles é a contaminação da vida privada pela exposição de questões pessoais perante os funcionários. Evidentemente, há funcionários responsáveis pelo controle de caixa, pela contabilidade, que estarão tendo acesso a informações pessoais dos proprietários da empresa.

Além disso, quando o dinheiro da empresta se mistura com o dinheiro pessoal, muitas vezes a promiscuidade acaba se estendendo ao exercício adequado das atribuições de alguns funcionários. Por estar tudo misturado, acabam fazendo serviços pessoais, quando são contratados para trabalhar para a empresa.

Outro risco trazido por essa confusão entre dinheiro da empresa e dinheiro dos sócios é esses últimos caírem na malha fina da Receita Federal. Por que isso acontece? Porque muitos saques são feitos sem lastro, como antecipações, que, se não registradas adequadamente pela contabilidade, correm o risco de se transformar em dor de cabeça. A Receita Federal desenvolve cada vez mais mecanismos para monitorar as movimentações de CPF (Pessoa Física) e CNPJ (Pessoa Jurídica).

Com essa confusão de retiradas, se toda a movimentação não estiver controlada e contabilizada, o risco é grande de essas operações de saque pessoal serem entendidas como sonegação fiscal.

Resumo

A primeira lição é que a vida privada e a empresa possuem administrações autônomas.

As finanças da empresa não estão, em hipótese alguma, relacionadas às finanças pessoais de seus proprietários.

O empresário deve perceber a si próprio como o mais fiel dos colaboradores da empresa e deve zelar por sua integridade mais que qualquer um.

A relação institucional do empresário com a empresa deve ser vista da mesma forma que a relação da empresa com um funcionário, que oferece seu trabalho e conhecimentos em troca de realização profissional e remuneração.

O empresário deve receber uma remuneração fixa que caiba no orçamento da empresa. Logo esta é pré-determinada, de modo que cada um possa planejar a sua vida durante o exercício financeiro.

O empresário pode ter participação extra nos lucros, como fórmula de estímulo a perseguir os resultados. Além de motivar os seus funcionários a também fazê-lo, caso esse estímulo se estenda aos mesmos.

Lembre-se de que cuidar bem da empresa e tratar as finanças com responsabilidade é o caminho para que os seus rendimentos aumentem no futuro. Tenha visão de longo prazo e paciência.