carta de correção

Cada vez mais, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, a famosa NF-e, tem se tornado numa realidade corriqueira em várias empresas brasileiras. Presente na legislação desde outubro de 2005, a NF-e trouxe inúmeros benefícios nas relações comerciais: A redução de custos na impressão de documentos fiscais, melhor gerenciamento de notas emitidas, sem a necessidade de ocupar muito espaço físico, além do incentivo ao comércio eletrônico e do uso de novas tecnologias.

Entretanto, como qualquer atividade humana, a emissão de nota fiscal eletrônica não está livre de erros. Assim como a NF-e veio para substituir os antigos blocos de notas fiscais, a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), é uma alternativa aos formulários de correção que precisavam ser anexados às notas fiscais com dados incorretos. Além de ser mais segura é também mais prática.

Até 2012, cada empresa poderia ter seu próprio modelo, desde que respeitasse determinadas regras. A partir de então, a carta passou a ser obrigatória e integrada ao Sped (Sistema Público de Escrituração Digital).

Acompanhe abaixo tudo o que você precisa saber sobre a CC-e.

Prazos

Após emitida, a empresa pode cancelar uma NF-e num prazo máximo de 24 horas. Período este que é contado a partir da autorização da mesma. Esse recurso é utilizado quando o cliente desiste da compra ou a nota ainda não foi enviada e foi verificada a existência de erros de digitação ou de cálculos fiscais. Após cancelada, uma nota não pode ser recuperada ou emitida uma carta de correção.

A carta de correção eletrônica, por outro lado, tem um prazo máximo de 30 dias (720 horas) após a aprovação da nota fiscal. Ela podendo ser feita mais de uma vez, com limite de até 20 cartas de correção por NF-e. Todas as informações retificadas anteriormente, devem estar sempre consolidadas na última carta de correção.

O mesmo prazo vale para Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

O que pode ser corrigido?

A CC-e pode ser utilizada para corrigir os seguintes erros das notas fiscais eletrônicas:

  • Códigos fiscais, como o CFOP, desde que não mude a natureza dos impostos;
  • Descrição do produto, desde que não altere a alíquota do imposto;
  • Peso, volume e dados do transportador; e
  • Dados adicionais.

O que não pode corrigir?

Nem todos os campos podem ser corrigidos através de uma carta de correção eletrônica. Algumas informações devem ser retificadas somente a partir do cancelamento ou emissão de uma nota fiscal complementar. Para a venda de mercadorias, os campos proibidos são:

  • Data de emissão ou de saída, quando alteram o período de apuração do ICMS;
  • Razão social e endereço do destinatário, se for alterar o campo por completo; e
  • Alíquotas, valores unitários, quantidades ou qualquer outro campo que altere o valor de impostos ou tributos.

Notas Fiscais de Serviços

As cartas de correção para Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) podem ter legislações diferentes para cada município. Dessa forma, é necessário se informar sobre as regras locais. De forma geral, é permitido corrigir a descrição do serviço. Mas não poderá retificar completamente os dados do emissor ou tomador, além dos campos que alterem o valor ou data de pagamento de impostos.

O que escrever?

Não existe um padrão de escrita para a carta. O emissor deve apenas ter o cuidado de descrever de forma clara e precisa a retificação que está sendo feita. Deve-se evitar o uso de acentos ou símbolos especiais (como ç, por exemplo) e não ultrapassar o limite máximo de 1000 caracteres. Veja alguns exemplos:

  • Altera-se o campo peso de 10 kg para 20 kg;
  • Altera-se o campo endereo de Rua 1 para Rua 2; ou
  • Altera-se o campo placa do veiculo de XXX-0000 para XXX-0001.

Impressão

A impressão não é obrigatória, mas é importante anexá-la à nota fiscal para que o transportador ou quem vai receber a mercadoria tenha mais detalhes sobre toda a operação. Nem todos os sistemas permitem a visualização ou impressão da CC-e. Para isso, o emissor deverá acessar o portal da NF-e e acessar a opção “Consultar NF-e completa” da aba “Serviços”.

Após digitar a chave de acesso da NF-e, basta imprimir a página. Para o caso de receber uma nota fiscal sem a carta de correção, além da consulta no portal da NF-e, existem no mercado sistemas que se integram à SEFAZ . Assim é possível acessar todas as CC-es associadas às notas fiscais, de forma automática.

XML

Assim como já é de praxe o envio ou disponibilização do XML da nota fiscal eletrônica, também é necessário que o emissor envie o XML da carta para o destinatário. O XML da nota fiscal e o da carta de correção são diferentes e ficam sempre em arquivos separados.

Fiscalização

A mercadoria pode trafegar sem a necessidade da carta estar anexada à nota fiscal. No caso de fiscalização, o agente não cobrará a CC-e. Ele poderá consultar na internet através da chave da nota fiscal eletrônica. E a partir dai, visualizar a validade da nota fiscal e a existência de possíveis cartas de correção.

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Como emitir?

A partir de 1º de janeiro de 2017, os emissores gratuitos de nota fiscal serão descontinuados. Dessa forma, cada empresa tem optado por utilizar soluções próprias, incorporadas e adaptadas aos seus sistemas internos. A maioria desses sistemas proprietários possuem a opção de emitir cartas de correção para sanar erros das notas fiscais.

O que poderá variar entre eles é o passo a passo para fazer essa emissão, mas todos, em teoria, tem validade fiscal. Lembrando que desde 2012, é obrigatória a correção eletrônica. Os antigos formulários impressos estão proibidos para correção de eventuais erros da NF-e.

Alternativas à Carta de Correção

Como exposto acima, é proibida a emissão de cartas de correção eletrônicas que modifiquem o cálculo do valor de impostos. No entanto, caso não seja mais possível cancelar a nota fiscal, existem algumas saídas práticas para contornar erros do tipo.

  • Valor de impostos a menos: Corrija emitindo uma nota fiscal complementar. Incluindo a diferença para chegar no valor de imposto correto.
  • Valor de impostos a mais: Peça para o destinatário fazer a devolução completa da nota fiscal e emita uma nova nota com o valor correto.

Conclusão

Portanto, a CC-e (Carta de Correção Eletrônica) é uma alternativa muito mais fácil e prática para corrigir informações da nota fiscal eletrônica se comparada a antigos blocos fiscais, por exemplo. A Carta de Correção Eletrônica permite uma melhor gestão das notas fiscais emitidas, além de incentivar o uso de novas tecnologias. Desde 2012 a carta passou a ser obrigatória para as empresas, integralmente com o Sped, que é o Sistema Público de Escrituração Digital.

É de suma importância ficar atento aos prazos de emissão tanto da nota fiscal, quanto da Carta de Correção Eletrônica. Uma empresa pode cancelar a NF-e 24 horas após a sua emissão. Período que é contabilizado a partir da autorização pelo sistema. O cancelamento acontece pois muitas vezes o cliente acaba desistindo da compra ou quando a nota ainda não foi enviada e são verificados alguns erros de digitação ou então de cálculos fiscais. É importante lembrar que depois de ser cancelada, a nota fiscal não pode mais ser recuperada.

No caso da carta de correção eletrônica, o prazo é maior. Podendo ser feita até 30 dias (720 horas) após a aprovação da nota fiscal. Existe um limite de até 20 cartas de correção eletrônica por nota fiscal. O prazo é semelhante no caso de Notas Fiscais e Serviço (NFS-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). 

É importante ressaltar também que a Carta de Correção Eletrônica não é capaz de corrigir todos os erros de uma nota fiscal eletrônica. A carta pode corrigir erros como códigos fiscais, descrição do produto, peso, volume e dados do transportador, além de outros dados adicionais.

Por outro lado, não podem ser corrigidas através da Carta de Correção Eletrônica, informações como data de emissão da nota fiscal eletrônica, razão social e endereço do destinatário, além de alíquotas, valores unitários, quantidades ou qualquer outro dado que acabe alterando o valor de impostos ou tributos.

Não existe um padrão para a escritura da Carta de Correção Eletrônica, mas há algumas restrições. É preciso ficar atento a alguns aspectos: Deve ser evitado o usto de acentos ou alguns símbolos especiais, além de não ultrapassar o limite de 1000 caracteres, de forma a evitar o excesso de informações.

As formas de emissão da Carta de Correção Eletrônica variam de acordo com cada empresa, já que cada uma delas tem optado por utilizar soluções próprias que passam por uma migração para seus respectivos sistemas. Grande parte destes sistemas possuem a opção de emitir cartas de correção para corrigir erros das notas fiscais, podendo haver somente uma diferença em relação ao prazo para correção.

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