Ter um estoque controlado é saber que há a quantidade correta de produtos para que a empresa possa fluir corretamente e atender sua demanda do mercado, sem ter prejuízos com perdas.

O que parece óbvio nem sempre é para muitos gestores que ainda não sabem como é realizado o controle de estoque corretamente. Muito além de ter um espaço físico organizado, esse controle permite otimizar as tarefas de toda a estrutura da empresa e trazer inúmeras vantagens e benefícios.

Para que serve o controle de estoque?

É péssimo para o vendedor conseguir fechar uma venda difícil e descobrir que não há o produto no estoque. E pior que ele pode demorar a chegar. A frustração não é só do vendedor, mas também do cliente que acaba procurando a concorrência.

Esse é um exemplo muito comum, mas que deveria não existir para uma empresa organizada e com controle total de seu estoque. Salvo produtos com rara saída e difíceis de serem comprados ou situações específicas de aumento repentino da demanda, o estoque deve estar preparado para atender sua clientela.

A gestão de estoque controla o fluxo de materiais na empresa, que indicam o desempenho de setores como financeiro, vendas e administrativo. Ela permite prever as necessidades de compras futuras e organiza o planejamento da empresa.

O controle de mercadorias a serem vendidas indica quais os produtos com maior procura e até em que momento do mês há mais vendas sobre ele. Também fala quais os que têm pouca saída e os que são sazonais, ou seja, vendem somente em determinada época. Através dessas observações, é possível compreender as estratégias de vendas desses produtos, como o consumidor tem reagido a elas e o que pode ser feito no futuro.

Para o setor financeiro, o controle de estoque pode diminuir seus custos, aumentar o fluxo de entradas e saídas e evitar desperdícios através de um planejamento seguro mensal.

Planilha de controle de estoque gratuita para download

Como fazer esse controle?

Tudo o que entra e sai da empresa deve ser controlado. Há um ciclo de procedimentos que precisa ser respeitado, para que não haja falhas em nenhum setor.

O setor de compras ou administrativo faz a requisição de determinada quantia de produtos ao fornecedor. E quando eles chegam, esses produtos precisam ser lançados no sistema como entrada e devidamente organizados fisicamente para que se mantenha o controle interno. Mas para que isso aconteça, é preciso um sistema de comunicação interna eficiente, onde as informações são padronizadas.

Por exemplo, quando o setor de vendas cria uma campanha para estimular o desenvolvimento de um determinado produto, ele precisa saber como está o seu estoque e se há a quantidade média para atender a demanda esperada. Não basta apenas avaliar os números e sim planejar com os outros setores se essa promoção é viável, já que os produtos em estoque normalmente representam a quantia média da demanda no mês. Caso haja um aumento temporário dessa demanda, o setor de compras precisa verificar a viabilidade dessa promoção.

Para o responsável pela organização do estoque, todos os produtos precisam receber identificação com um código da empresa ou mesmo pelo seu código de barra, para que haja controle específico de cada produto adquirido. Assim como precisam estar em categorias pelas suas características de matéria-prima ou tipo.

É preciso definir uma quantidade mínima, para que quando ele atingir essa capacidade o setor de compras possa fazer o pedido, sem que seja necessário que ele acabe. Da mesma forma que haja uma quantidade máxima definida, que impede que haja compra em excesso.

Fisicamente, utilize métodos como colocar os produtos disponibilizados em ordem alfabética ou numérica, devidamente identificados em sua embalagem e no sistema, para que seja fácil saber onde localizá-lo. É importante também verificar a data de validade do produto, mantendo os que tenham uma data mais próxima fique a frente dos outros. Isso evita que os produtos adquiridos mais recentes sejam vendidos e os mais antigos fiquem para trás, perdendo a sua hora certa de venda.

Faça um inventário anual do estoque, com uma recontagem de todos os produtos e sua conferência no sistema. Ele indica se houve perdas ou roubos de produtos, comparando os números e identificações do sistema com o que está realmente armazenado.

Vantagens de Controle do Estoque

Muitos departamentos financeiros de empresas que não possuem um controle de estoque equilibrado e fazem compras em demasia de produtos, sem saber sua real necessidade ou mesmo deixam de comprar os que saem mais, inclusive perdendo promoções de fornecedores.

O planejamento permite que a empresa não gaste dinheiro com produtos que ficarão guardados no estoque por muito tempo. Gastar com algo que ficará muito tempo parado, é deixar de investir em outras situações mais rentáveis e que tragam outros tipos de retorno a empresa.

Há ainda a possibilidade de armazenar muitos produtos que fiquem obsoletos ou que possam perder a data de vencimento e sejam desperdiçados. Essas questões são péssimas para a saúde financeira da empresa e são evitadas com um controle definido de estoque.
Com o estoque devidamente administrado, a produtividade aumenta, os custos diminuem, as perdas são diminuídas ou erradicadas e o capital de giro pode ser investido em outros recursos dentro da própria empresa ou em aplicações financeiras.

Sistema de Controle de Estoque

O estoque sempre foi contado manualmente, com a inclusão de entradas e saídas em planilhas de Excel. O método é falível e permite equívocos, fraudes e falhas em todos os processos. Mas com a inovação tecnológica para facilitar a vida da empresa, foram criados softwares de gestão onde tudo sobre a área financeira e administrativa é lançado e controlado em detalhes.

O controle de estoque ganhou muito com essa novidade e agora pode ser totalmente gerido, reduzindo os riscos de erros e até de retrabalhos. Os gestores podem analisar os relatórios emitidos e compreender como está o andamento dos processos como um todo e também por setor.

O próprio software pode indicar quando houver necessidade de aquisição de novos produtos, de acordo com a saída deles do estoque e o valor que precisa ser disponibilizado para a sua aquisição.

O software inteligente traz vantagens para toda a empresa, que pode controlar melhor suas vendas, as compras, as finanças e a administração de tudo baseado em relatórios detalhados ou simplificados, diários ou mensais, de acordo com a necessidade.

Uma excelente opção de software de gestão, que realiza um controle completo de estoques, é o eGestor.

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Escrito por eGestor
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