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Em toda e qualquer empresa, a boa comunicação é um dos fatores mais importantes para o sucesso e o bom andamento de suas atividades. E é justamente nesse contexto que uma ordem de serviço é elaborada. Não só o gestor precisa indicar o que deve ser feito, mas os colaboradores precisam entender o que fazer, de modo que a demanda seja cumprida no prazo esperado, da maneira correta e respeitando o bem-estar e a segurança no ambiente de trabalho. E você, já sabe o que é e para que serve uma ordem de serviço? Então confira agora mesmo nosso artigo:

O que é uma ordem de serviço?

É por meio desse documento que o gestor ou gerente formaliza um trabalho a ser feito dentro da empresa, prestando um serviço a um cliente em especial ou expedindo uma comunicação interna a respeito de uma atividade que certo grupo de pessoas precisa cumprir.

Se um cliente vai ao empreendimento em busca de um serviço ou produto, ao fechar negócio com o dono da empresa ou com quem está à frente de sua administração, uma ordem de serviço é elaborada, levando as mais diversas instruções aos funcionários, para que realizem os afazeres apontados.

Esse documento, portanto, além de ser um relevante suporte de informações sobre a lista de afazeres a serem desenvolvidos, ainda serve como uma autorização de início dos serviços demandados.

O que deve ter uma ordem de serviço?

O documento em tela poderá conter várias informações, o que vai depender somente da atividade exercida pela empresa. Os elementos essenciais de uma ordem de serviço, contudo, são os dados do cliente, o número de processamento, a data em que foi emitida e a assinatura da pessoa que a emitiu, com a especificação do seu cargo, logo a seguir.

O número do documento serve exatamente para distinguir uma ordem de serviço das outras, de forma que a empresa seja capaz de sustentar uma organização segura de suas tarefas. Além daqueles dados básicos, a ordem de serviço poderá trazer, ainda, a descrição dos serviços a serem feitos e a recomendação dos procedimentos e equipamentos a serem utilizados, por exemplo, facilitando e agilizando a execução da tarefa.

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Qual a importância de uma ordem de serviço?

Basicamente, esse documento autoriza a realização de um serviço e comunica o fato à equipe de funcionários, que irá preenchê-lo com a demanda do cliente. Mas a ordem de serviço também é extremamente útil para o gestor calcular a quantidade de materiais usados no trabalho a ser cumprido, tanto quanto a especialidade e a competência da mão de obra da qual deverá dispor para executá-lo com eficiência. Assim, a notificação dará suporte ao controle da produtividade, mas ainda servirá de embasamento para seu melhor controle de estoque e financeiro.

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A tecnologia pode ajudar?

A emissão de uma ordem de serviço é um expediente simples, que pode se basear em modelos já prontos e organizados dentro da empresa para o futuro preenchimento das lacunas, conforme cada serviço que vier a surgir. E vale ressaltar que não só é viável, mas recomendável, que se aproveite a tecnologia para isso, simultaneamente conectando essa a outras demais funções da empresa, de modo que o gestor consiga gerenciar melhor as tarefas.

Assim, um bom software de gestão vai incorporar todas essas funções, unificando o controle de estoque, o controle financeiro, o fluxo de caixa, a emissão de ordens de serviço e notas fiscais eletrônicas e muito mais. Dessa forma, além de se ter acesso a vários relatórios, a ordem de serviço poderá ser emitida de forma muito mais prática e ágil, bastando inserir os dados necessários.

Agora comente aqui e nos conte: você já possui em sua empresa algum software de gestão tão completo assim? Compartilhe suas experiências e impressões conosco!

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Escrito por eGestor
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