Durante muito tempo a tradicional Nota Fiscal de papel foi a única forma utilizada por empresas e órgãos fiscalizadores para o controle da movimentação de mercadorias e prestação de serviços dentro do país. Contudo, a necessidade de modernização e informatização dos processos exigiu que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) fosse incorporada ao dia a dia de muitas empresas e, diante da sua obrigatoriedade, muitos empresários acabam enfrentando muitas dúvidas relacionadas à emissão da NF-e.

É importante destacar que nem todas as empresas são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, exceto para determinadas atividades operacionais que envolvem contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). A listagem das empresas que devem, obrigatoriamente, aderir a NF-e está disponível no site da Receita Federal ou no portal da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) de cada Estado. Contudo, a NF-e pode ser utilizada facultativamente pelas empresas — o que é uma importante vantagem competitiva e que oferece maior segurança nas transações comerciais realizadas.

A NF-e representa um grande avanço no país — tanto para as empresas quanto para órgãos de fiscalização e consumidores em geral —, ou seja, maior segurança nos processos, redução de custos de impressão e papel, aumento da confiança, entre tantos outros.

A seguir, continuaremos mostrando tudo o que você precisa saber antes de emitir uma nota fiscal eletrônica. Confira: 

  1. Certificado digital 

A NF-e exige um certificado digital para sua emissão — o que torna garantida sua validade jurídica através da assinatura digital. É através da certificação digital que o contribuinte tem certeza da sua integridade e que realmente foi sua empresa que emitiu a nota.

O certificado digital é adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil. Entre as informações que devem estar contidas na chave digital está o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte. 

Existem dois tipos de certificados: 

A1 – arquivo digital que fica armazenado no computador; 

A3 – dispositivo móvel que pode ser do tipo smart card ou token. 

Com a assinatura digital é possível saber quem realizou a transação de um arquivo eletrônico e se ele não foi modificado. 

  1. Credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda 

O próximo passo é o cadastramento na Secretaria de Estado da Fazenda onde a empresa está sediada para poder emitir a NF-e. Apesar de o processo ser simples, caso você não tenha conhecimento ou tenha dúvidas, procure ajuda profissional, uma vez que cada região tem uma legislação específica e que precisa ser cumprida. No processo de requisição para a emissão de NF-e duas opções serão dadas: 

Em homologação: esta opção é como um período de teste oferecido aos contribuintes, embora as notas não sejam enviadas oficialmente, o empreendedor pode ir se habituando ao processo e treinando; 

Em produção: após o período de teste, o contribuinte pode alterar o status para “em produção”, opção que passa a valer oficialmente para a emissão das NF-e. 

  1. Software para emissão da NF-e 

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica exige do contribuinte um software para emissão. Além disso, é preciso um computador ou qualquer outro dispositivo que tenha acesso à internet para realizar a emissão. Via de regra, o software precisa ser compatível com a opção física escolhida. A Receita Federal disponibiliza, gratuitamente, um software para uso em computadores ou em notebook, contudo, seu uso não é compatível em tablets, celulares ou smartphones.

A escolha de um software gerador de notas fiscais deve vir de encontro com as necessidades da empresa. Apesar de muitos Estados disponibilizarem um software gratuitamente, é preciso saber se a empresa terá vantagem nesta aquisição. Para as empresas que precisam emitir muitas notas fiscais, por exemplo, muitos destes softwares acabam gerando mais trabalho do que o modelo tradicional, uma vez que muitos campos precisam ser informados manualmente, gerando trabalho redobrado. 

O mercado disponibiliza uma série de opções que vão ao encontro das necessidades de cada empresa. Por isso, é preciso uma boa pesquisa de custo versus benefício para evitar problemas futuros quanto ao processo de arrecadação, que pode levar a severas multas caso ocorram erros ou improcedências tributárias. 

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Escrito por eGestor
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