Emitir nota fiscal eletrônica é um procedimento bastante recente. Durante muito tempo, a tradicional nota fiscal de papel foi a única forma utilizada por empresas e órgãos fiscalizadores para o controle da movimentação de mercadorias e prestação de serviços dentro do país.

Contudo, a necessidade de modernização e informatização dos processos exigiu que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) fosse incorporada ao dia a dia de muitas instituições. Diante da obrigatoriedade, empresários acabam enfrentando muitas dúvidas relacionadas à emissão da NF-e.

Por isso, no post de hoje mostraremos tudo o que você precisa saber antes de emitir uma nota fiscal eletrônica. Confira!

O que é nota fiscal eletrônica

Como empreendedor, você provavelmente já emite a nota fiscal em papel, que nada mais é do que um documento gerado em todas as operações de venda de produtos ou prestação de serviços. É por meio dela que os impostos sobre transações comerciais são recolhidos.

Já a nota fiscal eletrônica é a versão digital desse documento, que é emitida e armazenada de forma online. Sua validade legal é garantida com uma assinatura digital, tanto da empresa que emite quanto de quem paga pelo bem ou serviço.

Além da nota fiscal eletrônica, também existe a DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que acompanha a mercadoria em trânsito ou que é vendida pela internet. Trata-se de uma representação mais simples da nota fiscal eletrônica, pois não contém todos os campos que a NF-e possui.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem 4 tipos principais de NF-e. Veja, a seguir, quais são eles:

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica

Também conhecida por sua abreviação (NFC-e), essa NF-e é emitida por impressora de cupons não fiscal. Ela veio para substituir as impressoras fiscais e é transmitida à receita municipal do local onde sua empresa está situada.

Nota Fiscal Eletrônica Estadual

Esta NF-e é voltada para as transações comerciais, tanto feitas com pessoas jurídicas como com consumidores em geral. Ela pode ser gerada por impressoras comuns (folha A4), substitui o modelo de nota fiscal 1-A e é enviada à receita estadual de onde a companhia está localizada.

Nota fiscal de Serviços Eletrônica

A NFS-e surgiu em substituição às notas fiscais impressas que eram emitidas no ato da prestação de serviços. Ela é enviada para a receita municipal de sua empresa.

Uma grande vantagem desse documento é que ele permite que as empresas que prestam serviço a distância emitam uma DANFE referente a ele. Assim, podem enviá-la por meios de comunicação eletrônica, como e-mail e outros.

Cupom Fiscal Eletrônico do estado de São Paulo

Conhecido por sua abreviatura, o CF-e SAT, como o nome já diz, é um modelo particular de NF-e emitido para clientes das empresas do estado de São Paulo. Para gerar esse cupom, a companhia precisa adquirir um Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT).

Apesar de o estado permitir que os comerciantes utilizem o modelo nacional de nota fiscal de consumidor eletrônica, também exige que eles possuam esse equipamento em seus estabelecimentos. Isso aumenta o custo das empresas paulistas com emissão de NFC-e.

Como era antes?

Antes da inovação da NF-e, as organizações apenas emitiam nota fiscal em papel. Para isso, elas precisavam solicitar ao contador um bloco de notas fiscais, ou adquirir uma impressora fiscal.

Assim, quando faziam a venda de um produto ou serviço, emitiam a nota em 3 vias — era quando entrava em ação o bom e velho papel-carbono! Uma cópia pertencia ao cliente, outra ao contador e a terceira ficava armazenada na empresa.

Dessa forma, a companhia precisava levar as segundas vias ao contador todos os meses. Este, por sua vez, elaborava um relatório fiscal e enviava para a receita municipal ou estadual.

Uma observação: apesar de estarmos utilizando termos no passado, esse processo que envolve nota fiscal impressa ainda é a realidade de muitas empresas.

Quais são os benefícios de emitir nota fiscal eletrônica

A NF-e representa um grande avanço no país — tanto para empresas quanto para órgãos de fiscalização e consumidores em geral. Dentre suas vantagens, podemos citar:

  • garante maior segurança aos processos;

  • promove a redução de custo com impressão e papel;

  • gera o aumento da confiança;

  • elimina a necessidade de digitar notas fiscais ao receber mercadorias;

  • facilita a logística e o planejamento para a recepção de mercadorias;

  • acaba com a necessidade de arquivos físicos para notas fiscais impressas;

  • diminui erros de digitação e, consequentemente, as falhas na escrituração;

  • por ser utilizada em ambiente virtual, favorece o uso de tecnologia, comércio e relacionamento eletrônico entre empresa e clientes, dentre outros tantos benefícios.

Quais são os requisitos para a emissão

Sua empresa precisa estar registrada

Toda empresa que deseja emitir notas fiscais de seus produtos e/ou serviços precisa estar devidamente registrada. Ou seja: é necessário ter um CNPJ, tanto para a nota fiscal eletrônica quanto para a de papel.

Poder gerar nota fiscal dá às instituições uma grande vantagem competitiva: permite o fornecimento de produtos e a prestação de serviços para clientes que você não conseguiria atender caso não tivesse um CNPJ. Um exemplo é a possibilidade de concorrer em licitações de caráter público.

Você tem saber qual é o enquadramento de sua empresa

O processo de emissão de nota fiscal em uma companhia depende de seu caso fiscal. Isso se deve ao fato de MEI, empresas do Simples Nacional e outras possuírem diferentes normas de tributação. Se você não sabe ao certo, consulte seu contador, pois ele pode lhe orientar quanto a isso.

Sua empresa necessita de um certificado digital

A NF-e exige um certificado digital para sua emissão — o qual torna garantida sua validade jurídica por meio da assinatura digital. É com a certificação digital que o contribuinte tem certeza de sua integridade e de que foi realmente sua empresa que emitiu a nota.

Esse certificado é adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Entre as informações que devem constar na chave digital, está o CNPJ de qualquer um dos estabelecimentos do contribuinte.

Existem dois tipos de certificados: o A1 (arquivo digital que fica armazenado no computador) e o A3 (dispositivo móvel que pode ser do tipo smart card ou token).

Com a assinatura digital, é possível saber quem realizou a transação de um arquivo eletrônico e se ele foi modificado.

A obrigatoriedade de emitir a nota fiscal eletrônica

É importante destacar que nem todas as empresas são obrigadas a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, exceto para determinadas atividades operacionais que envolvem contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

A listagem das organizações que devem, obrigatoriamente, aderir à NF-e está disponível no site da Receita Federal. Você também pode encontrar essa relação no portal da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) de cada estado.

Porém, a NF-e pode ser utilizada facultativamente pelas companhias — o que é uma importante vantagem competitiva e oferece maior segurança nas transações comerciais realizadas.

Credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda

O próximo passo é o cadastramento na Secretaria de Estado da Fazenda de onde a empresa está sediada, para poder emitir a NF-e. Apesar de o processo ser simples, caso você não tenha conhecimento ou fique com dúvidas, procure ajuda profissional, uma vez que cada região tem uma legislação específica, que precisa ser cumprida.

No processo de requisição para a emissão de NF-e, duas opções serão dadas:

  • em homologação: esta opção é como um período de teste oferecido aos contribuintes. Embora as notas não sejam enviadas oficialmente, o empreendedor pode ir se habituando ao processo e treinando.

  • em produção: após o período de teste, o contribuinte pode alterar o status para “em produção”, alternativa que passa a valer oficialmente para a emissão das NF-e.

Software para emitir NF-e

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica exige do contribuinte um software. Além disso, é preciso um computador ou qualquer outro dispositivo que tenha acesso à internet para finalizar o processo. O programa precisa ser compatível com a opção física escolhida.

A Receita Federal disponibiliza, gratuitamente, um software para computadores ou notebooks, mas seu uso não é compatível com tablets, celulares ou smartphones.

A escolha de um programa gerador de notas fiscais deve coincidir com as necessidades da empresa. Apesar de muitos estados o disponibilizarem sem custos, é preciso saber se a companhia terá vantagem nessa aquisição.

Para organizações que emitem um grande volume de notas fiscais, por exemplo, muitos desses programas acabam gerando mais trabalho do que o modelo tradicional. Isso se deve ao fato de que vários dos campos precisam ser informados manualmente, o que requer mais tempo disponível.

O mercado oferece uma série de opções capazes de atender às necessidades de cada empresa na emissão de notas fiscais eletrônicas. Por isso, é preciso uma boa pesquisa de custo X benefício para evitar problemas futuros quanto ao processo de arrecadação — há severas multas para casos de erros ou improcedências tributárias.

Esperamos que o post tenha tirado suas dúvidas sobre emitir nota fiscal eletrônica. Assine nossa newsletter para continuar recebendo conteúdo de qualidade!

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em http://www.egestor.com.br