planilhas para controle financeiro

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Um bom controle financeiro é imprescindível para a sobrevivência das micro e pequenas empresas. É essencial que os empresários tenham absoluta noção de que o caixa de suas empresas não pode em hipótese alguma ser propriedade individual. Não ter esse cuidado pode comprometer significativamente o orçamento empresarial, trazendo danos irreversíveis para a sobrevivência do negócio.

Por isso, é importante criar uma conta específica para o caixa da empresa. A partir dessa conta, os sócios proprietários do negócio devem estabelecer entre si a porcentagem definida para a utilização de cada um deles e não retirar nenhum valor a mais que a quantia estabelecida. A remuneração dos sócios-proprietários das empresas é o que chamamos de pró-labore.

Para a realização de um bom controle financeiro é necessário um adequado registro de todas as contas que envolvem a sua empresa, incluindo tanto as receitas quanto as despesas. A partir do controle de todas as movimentações financeiras referentes a entradas e saídas de caixa da empresa, é possível planejar novos investimentos e identificar possíveis gastos excessivos que podem ser cortados, de acordo com as necessidades do empreendimento. Para isso, é importante determinar a categorização desses gastos e identificar quais deles são realmente essenciais para o bom funcionamento da empresa e quais são secundários.

Em caso de situações de endividamento, a categorização de gastos também permite identificar quais deles foram os mais comprometedores para esse tipo de situação. O controle das movimentações financeiras permite uma facilidade muito maior para a identificação da origem dos problemas da empresa. A análise da situação financeira do empreendimento também permite avaliar a possibilidade de crescimento do negócio, a partir do cálculo de diversos indicadores, como a margem de lucro e a quantidade de capital de giro, por exemplo.

Este controle deve ser feito de uma forma contínua, e o registro das movimentações de entrada e saída devem ser atualizados frequentemente, para que não se esqueça alguma possível informação relevante. Assim, é possível manter o caixa equilibrado. O controle financeiro é essencial para a mensuração de resultados da sua empresa, a medida em que a partir desse controle você pode comparar os lucros obtidos em diferentes períodos e verificar possíveis aumento de gastos no orçamento. O controle de gastos e receitas geradas pelo empreendimento é fundamental para a redução de riscos e para evitar futuras situações de crise financeira.

As consequências de não ter um controle financeiro

A falta de uma boa gestão das finanças é sem dúvidas uma das principais causas de mortalidade de empresas no Brasil. Segundo pesquisa realizada pelo SEBRAE, empresas que possuem um rigoroso controle de suas finanças, reduzem em 50% as chances de o seu negócio encerrar as atividades. Sem um adequado controle financeiro, as empresas não possuem uma visão clara sobre suas receitas e despesas e podem entrar em situações de endividamento, com dificuldades para identificar os fatores que ocasionaram essas situações.

A falta de atenção nesse processo, pode fazer com que as empresas não consigam realizar uma projeção futura do seu fluxo de caixa, podendo ter problemas de falta de capital de giro, o que impede a realização de futuros pagamentos ou investimentos. Essa falta de capital, pode fazer com que a sua empresa recorra a empréstimos e créditos bancários que possuem juros alarmantes. Esse tipo de situação pode até quitar os pagamentos pendentes em um primeiro momento, mas vão causar um grande impacto no orçamento de sua empresa futuramente. 

Empresas que não possuem um rigoroso controle de seu fluxo de caixa estão muito mais sujeitas a enfrentar situações de inadimplência de clientes, por não controlar as contas a receber. Além disso, empresas desorganizadas financeiramente não possuem base para a tomada de decisões estratégicas para o futuro.

Afinal, como fazer o controle financeiro de sua empresa?

Agora que já falamos sobre a importância de um bom controle financeiro para as empresas e o quanto este processo pode fazer diferença na estabilidade e sobrevivência do seu negócio, você deve estar se perguntando quais as melhores alternativas para realizar esse controle de uma forma eficiente.

As planilhas para controle financeiro Excel podem ser boas alternativas para a sua micro ou pequena empresa otimizar o seu controle financeiro.

As planilha para controle financeiro são ótimas ferramentas para empresas que trabalham com equipes pequenas, não necessitando portanto de um controle financeiro mais avançado e detalhado, ao contrário de uma empresa de grande porte. Com as planilhas para controle financeiro você pode gerenciar todas as movimentações financeiras de sua empresa. Tudo de uma forma extremamente simples e prática.

Este modelo permite com que você controle o seu fluxo de caixa e atualize o seu caixa a cada nova movimentação de entrada ou saída. Fazer este gerenciamento é de suma importância para a sua micro ou pequena empresa, a medida em que é possível ver de uma forma muito mais clara e organizada as origens de suas receitas e despesas. 

Realizar o controle a partir das planilhas para controle financeiro torna este processo muito mais fácil, economizando o seu tempo e o de seus funcionários, para que se possa focar nas questões operacionais do negócio.

Como funcionam as planilhas para controle financeiro?

As opções disponíveis nas planilhas para controle financeiro são: cadastros, plano de contas, lançamentos caixa, caixa R$, caixa gráfico, banco R$, banco gráfico, previsão de recebimentos, NCG R$, NCG Gráfico. A seguir, vamos falar um pouco sobre algumas destas opções e o mostrar suas respectivas telas:

Cadastro

Neste menu é possível cadastrar todas as entradas e saídas envolvendo seus clientes e sua rede de fornecedores, assim como o banco referente a cada um deles. Na última coluna, é possível preencher a situação de cada uma das movimentações, como realizado ou previsto:

Plano de contas

Você pode agrupar todos os seus gastos e recebimentos por diferentes categorias, incluindo gastos com impostos, pagamento de funcionários, fornecedores, dentre outros. O mesmo vale para os recebimentos:

Lançamentos caixa

Este menu é voltado para o registro de todas as contas a serem pagas e recebidas, incluindo a forma de pagamento ou recebimento, cliente ou fornecedor, origem, grupo e também a situação, em que você informará se determinado pagamento ou recebimento já foi realizado ou ainda está previsto:

Caixa R$

Neste item das planilhas para controle financeiro você pode visualizar o valor disponível no caixa interno da sua empresa. Todos os lançamentos realizados na tela de Lançamentos Caixa e dados como “Realizado” são automaticamente exibidos nesta tela que fica como um histórico do que realmente entrou e saiu em sua empresa, sem levar em consideração previsões, e como ficou o saldo após estas movimentações.

Banco R$

Neste item você pode visualizar o valor disponível nas contas bancárias cadastradas em sua planilha para controle financeiro. Todos os lançamentos realizados na tela de Lançamentos Caixa, dados como “Realizado” e associados à origem bancária, e são automaticamente exibidos nesta tela que fica como um histórico do que realmente entrou e saiu em sua empresa, sem levar em consideração previsões, e como ficou o saldo após estas movimentações.

NCG R$

Mostra o fluxo de entrada e saída de dinheiro previstos em sua empresa, mostrando principalmente se existe algum dia em que as saídas serão maiores que as entradas de dinheiro, o que faria com que sua empresa tenha que pagar juros eventualmente. Visualizando estes valores em suas planilhas para controle financeiro, você pode tomar medidas para evitar com que isso seja um problema para sua empresa.

Como o excel pode ser importante para a gestão de sua empresa?

Além de auxiliar no controle financeiro do seu empreendimento, o Microsoft Excel pode auxiliar a sua empresa com outras planilhas, de uma forma bastante simplificada. Também existem modelos de planilhas de controle de estoque no excel, que permitem gerenciar os seus produtos a cada nova entrada ou saída, e saber precisamente quando há falta ou excesso de determinado produto em seu estoque.

Você também pode elaborar uma planilha de controle de seus funcionários para gerenciar as atividades realizadas por sua equipe, como ordens de serviço ou número de vendas realizadas por cada um deles, para analisar se as metas estabelecidas estão ou não sendo atingidas. Além disso, você pode criar colunas voltadas para o salário de cada um deles, incluindo possíveis benefícios e adicionais. Utilizando esta planilha, fica muito mais fácil calcular a sua folha de pagamento de uma forma geral.

Elaborando uma planilha de controle de vendas, você pode ter total controle sobre os seus produtos e analisar quais os que possuem mais saída no mercado e quais não estão sendo vendidos em boa quantidade. Isso pode ajudar você a identificar possíveis oportunidades para realizar promoções, ou então reforçar o estoque em caso de produtos que possuem uma demanda mais alta.

No excel, também é possível elaborar planilhas para controle financeiro mais detalhadas, como uma planilha voltada para o DRE (Demonstrativo Resultado do Exercício), por exemplo. Este demonstrativo lhe mostrará muito além da quantidade de vendas e informações referentes ao fluxo de caixa. Com o DRE, você saberá exatamente se a sua empresa está obtendo lucro ou prejuízo!

Planilha de controle Financeiro gratuita

eGestor

As planilhas para controle financeiro são ótimas opções que não apresentam nenhum tipo de custo para realizar o gerenciamento de processos de sua empresa. Entretanto, elas pode não atender as necessidades de empresas que necessitam de uma gestão mais completa e detalhada de sua parte financeira. Se você está procurando uma gestão mais avançada, uma ótima opção é investir no eGestor, um sistema de gestão empresarial totalmente fácil e online.

Além de controlar o seu fluxo de caixa, baseado nas movimentações de entrada e saída que você pode registrar no sistema, o eGestor permite com que você gere diversos relatórios importantes para a mensuração de resultados financeiros de seu negócio. Com o sistema, você pode gerar relatório de DRE, ABC de vendas por produto e por clientes, projetar fluxo de caixa futuro, gerenciar contas a pagar e a receber, dentre muitas outras funções.

Além de tudo isso, o eGestor ainda realiza o controle de estoque de uma forma totalmente automatizada, atualizando a quantidade de seus produtos a cada novo registro de compra ou venda. Você também pode cadastrar toda a sua rede de clientes e fornecedores, armazenando informações específicas sobre eles, além de emitir notas fiscais eletrônicas e boletos bancários. É um sistema extremamente completo para o gerenciamento do processo administrativo e também operacional de sua empresa, já que com o eGestor também é possível registrar ordens de serviço.

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Escrito por eGestor
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