Regime de Caixa e Regime de Competência – Contabilidade

O objetivo da contabilidade é oferecer aos gestores de uma empresa o controle sobre a situação financeira no curto, no médio e no longo prazo. Proporcionando aos mesmos informações importantes para que tomem decisões no presente e para que planejem o futuro.

Um dos desafios de uma empresa é, exatamente, conciliar o planejamento para o futuro em todas as áreas e as demandas de curto prazo. Demandas estas que interferem nas metas de longo prazo e podem comprometer a integridade do planejamento.

É por isso que ao se fazer um planejamento para qualquer área da empresa é preciso estabelecer objetivos claros, mensuráveis e com prazos definidos. Mas tão importante quanto esse passo é determinar quais são as metas a serem atingidas no decorrer do percurso.

Importância da contabilidade

Poucos gestores se dão conta da importância da contabilidade como ferramenta de apoio a todas as decisões em todas as áreas. É da contabilidade que saem as informações que irão identificar se a empresa possui saúde financeira. Se os projetos são sustentáveis, se há necessidade de corte de despesas, se o fluxo de caixa está gerando a liquidez necessária para oferecer normalidade à rotina, dentre outros aspectos… 

A contabilidade serve, inclusive, à prevenção contra riscos. Ao identificar emboscadas que a empresa pode estar preparando para ela própria num futuro próximo. A empresa pode, em determinado momento, comprometer excessivamente as receitas com as despesas, quando é identificado pelo setor se marketing uma ameaça de queda nas vendas num ponto próximo futuro. O que levaria a empresa ao desequilíbrio e ao endividamento. Dessa forma, seria preciso tomar alguma providência no sentido de reduzir a dependência de determinado produto, ampliar os mercados, investir em vendas, enfim… decisões de marketing influenciadas pelos demonstrativos contábeis.

Essas ameaças acontecem, inclusive, no curto prazo. O que leva à essência da questão que envolve a diferença entre o regime de caixa e o regime de competência.

A essência da diferença

O importante, antes de fechar o foco e aprofundar um pouco mais o assunto, é salientar que o regime de caixa e o regime de competência são disciplinas complementares e não opostas. A empresa deve usar os dois regimes. Deve estabelecer os dois tipos de controle, como objetos complementares da gestão financeira. Ambos os controles têm por finalidade oferecer informações e controle. A matéria-prima do que se está tratando se resume a esse binômio: controle e informação.

Cada um dos regimes propostos controla e oferece informações sobre problemas diferentes. Enquanto o regime de competência oferece uma visão panorâmica das finanças da empresa, que vai abastecer os gestores com informações preciosas para o aperfeiçoamento ou correção de rumos, o regime de caixa vai oferecer uma visão do fluxo de caixa, identificando se há riscos de falta de liquidez em algum momento do exercício.

É por isso que as empresas devem apresentar o orçamento sempre no final do ano anterior ao exercício. O orçamento é a previsão do que a empresa irá gastar, do que irá receber, das depreciações e correções financeiras de ativos e dívidas. Por isso é importante que seja apresentado pelos gestores com tempo suficiente para que, em cima dele, se faça o planejamento anual. Principalmente no que diz respeito ao regime de caixa, que é o que afeta a empresa no curto prazo.

A empresa pode estar muito bem, o negócio pode ser lucrativo e, por não prever corretamente o seu fluxo de caixa, corre o risco de, em determinado mês, haver falta de dinheiro para pagar os compromissos, comprar matéria prima ou pagar fornecedores. Isso vai levar à necessidade de a empresa tomar empréstimos, mesmo que de curto prazo, sendo penalizada com os juros.

O que é exercício?

O exercício é o período que será submetido ao controle da contabilidade. Pode-se emitir balanços mensais, trimestrais ou anuais, mas o exercício corresponde ao período de um ano. Cada exercício tem 365 dias.

A compreensão do que é o exercício é fundamental para que haja o entendimento do que são os regimes contábeis, pois ambos se propõem a analisar fenômenos ocorridos dentro de um determinado período.

Inclusive, acerca do orçamento, que é o planejamento financeiro, feito antes do início do exercício, só pode ocorrer na medida que haja um período que o condicione.

O exercício, como será visto em seguida, é a principal condicionante da diferença entre o regime de competência e o regime de caixa.

Regime de Competência

Regime de competência é aquele através do qual os eventos contábeis são registrados na precisa data em que eles ocorrem. Independente de haver uma movimentação de entrada ou saída de dinheiro.

Se a empresa realiza uma venda hoje, pelo regime de competência o registro contábil será feito imediatamente. Se o pagamento for à vista, será lançado o movimento como receita e como entrada de caixa ou banco.

Se, diferente disso, a venda houver sido feita a prazo, o registro do valor da venda será feito integralmente como receita da mesma forma. A diferença é que as parcelas cujo vencimento está programado para o próprio exercício.

Por que isso acontece? Porque recebendo ou não, a empresa precisa ter uma posição financeira de suas vendas e do que terá a receber nos próximos exercícios. Tanto é preciso saber se a operação está sendo satisfatória, se há geração de lucro, como se há precisão de recebimentos no curso, no médio e no longo prazo, que são itens que fazem parte da análise da saúde financeira da empresa.

Se a empresa faz balanços trimestrais, eles vão mostrar o que a empresa recebeu, através das receitas, e o que ainda tem a receber, através do ativo circulante.

A mesma coisa acontece quando a empresa faz a compra, por exemplo de um equipamento. Se a empresa paga à vista, essa compra é registrada como uma despesa, de um lado, e, de outro, é feito um lançamento de saída do dinheiro do caixa.

Se, porventura, a compra desse equipamento é parcelada em doze meses, o processo é o mesmo. O valor é lançado integralmente como saída da conta caixa. As parcelas cujo vencimento irá acontecer dentro do exercício serão lançadas como contas a pagar no passivo circulante. As parcelas cujo vencimento será somente no próximo exercício serão lançadas no passivo não circulante.

Com isso, a empresa saber o quanto gastou, para saber, ao final do exercício, se houve equilíbrio entre despesas e receitas, quanto ainda irá terá a pagar dentro do exercício e quanto ficará para ser pago no próximo ano.

Os balanços anuais são apresentados no regime de competência, porque é ele que dá a visão da evolução do patrimônio da empresa, da evolução da dívida, do equilíbrio operacional e uma série de outras informações que poderão ser avaliadas pelos analistas e usadas pelos gestores.

Regime de Caixa

Regime de Caixa é aquele em que o registro só é feito no momento em que ocorre uma movimentação de entrada ou saída de dinheiro. É, portanto, uma contabilidade à parte.

A finalidade do regime de caixa é controlar o fluxo de caixa da empresa e sua abrangência se esgota dentro do exercício. Uma vez que não oferece controle do que a empresa tem a receber ou a pagar nos próximos anos.

O objetivo, na verdade é controlar o que entrou e o que saiu em dinheiro.

A título de exemplo, a empresa compra mercadorias de um fornecedor. Pelo regime de competência, essa operação geraria um registro, independente do pagamento. No regime de caixa, só vai haver registro se houver pagamento.

Por exemplo, se a compra de mercadorias é no valor de R$ 100.000,00 e essa importância é parcelada em 30 e 60 dias, quando houver cada um dos pagamentos, será feito o registro de saída de caixa.

Ao final do exercício, o demonstrativo do regime de caixa mostrará se entrou ou saiu mais dinheiro. O acompanhamento mês a mês também irá mostrar quando a empresa teve problemas de caixa, o que lhe permitirá planejar melhor suas operações e seus prazos de pagamento e recebimento para que não gere problemas de liquidez no futuro.

De volta ao orçamento

Ainda no regime de caixa, é importante ressaltar o valor dessa ferramenta no sentido de se criar controles e planejamento de curto prazo.

Ao fazer o orçamento, a empresa também deve recorrer aos dois regimes. Um orçamento bem feito vai mostrar, a partir do regime de competência, se a empresa será superavitária ou deficitária no exercício. Dirá se ela precisará gerar mais receitas ou se poderá pensar em fazer novos investimentos.

Ao fazer o orçamento pelo regime de competência, a empresa pode calcular mês a mês, com base na previsão de entradas e saídas, o fluxo de caixa, o que lhe permitirá fazer os ajustes necessários para que haja liquidez, assim como poderá motivar decisões mais drásticas, uma vez que é o fluxo de caixa positivo que garante o pagamento dos compromissos.

DRE e DFC

Foi falado, mais acima, em demonstrativos. O demonstrativo que apresenta o resultado baseado no regime de competência é o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício). O demonstrativo que representa o resultado baseado no regime de caixa é o DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa).

O DFC apresenta o fluxo de caixa mês a mês, confrontando entradas e saídas (receitas x despesas e custos).

Se o montante de receitas recebidas (efetivamente recebidas, e não geradas ), no mês X foi de R$ 50 mil, será lançado no DFC R$ 50 mil de receitas no mês X. Se nesse mesmo mês X as despesas e custos pagos (saída de caixa) pela empresa somaram R$ 45,00, será lançado no DFC R$ 45 mil em despesas. Isso significa que no final do mês o DFC foi positivo em R$ 5 mil.

Supondo, por exemplo, que no mês X + 1 a previsão no orçamento seja de – R$ 5 mil, o superávit de caixa do mês X, de R$ 5 mil, deve ser usado para cobrir o déficit de caixa de R$ 5 mil.

Mais uma vez fica reforçada a importância do orçamento. Ao prever o fluxo de caixa e identificar os meses com DFC negativo, é possível planejar melhor como será usado o dinheiro.

O DRE é um demonstrativo bem mais complexo, mas nem por isso deixa de ser recomendável a sua apresentação pelo menos trimestral, pois ele vai mostrar a evolução de todas as variáveis contábeis e dar aos gestores a visão dos resultados das políticas adotadas pela empresa.

O DRE demonstra, não importa se a apresentação for trimestral, semestral ou anual, os direitos e compromissos da empresa, no próprio exercício e nos vindouros, as receitas recebidas e as despesas pagas, dando uma visão geral das finanças da empresa.

Essa visão compreende diversos aspectos: A evolução e o tamanho da dívida, a evolução e o tamanho do patrimônio, o resultado do exercício, se foi superavitário ou deficitário, o resultado operacional, que exclui as despesas financeiras e mostra a saúde da empresa, a capacidade de pagamento da dívida e, por fim, o equilíbrio financeiro.

A DRE serve, também, como base para o planejamento do próximo exercício, para tomadas de decisões importantes, como abrir capital, vender ou recomprar ações, cortar gastos, decidir por realizar ou não novos investimentos ou fazer aquisições, além de condicionar as decisões da empresa em praticamente todos os aspectos, seja de RH, Marketing, Produção, Logística ou Vendas.

Resumo

Recapitulando as informações mais importantes:

  • Regime de Competência é o registro dos acontecimentos contábeis no momento em que eles ocorrem.
  • Regime de Caixa é o registro dos acontecimentos contábeis no momento em que movimentação de entrada e saída de caixa, ou seja, quando há pagamento ou recebimento.
  • A matéria de ambos os regimes contábeis é: controle e informação.
  • Exercício é o período que irá condicionar o controle contábil e a apresentação das informações.
  • A empresa deve usar as duas formas de controle, uma vez que cada um tem a sua finalidade.
  • O Regime de Competência dá uma visão geral da situação financeira da empresa.
  • O Regime de Caixa oferece a visão da saúde financeira, ou da capacidade de honrar os compromissos dentro dos prazos.

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Escrito por eGestor
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