Reuniões com Funcionários: como e quando fazer

Em muitas empresas, basta o funcionário ouvir a palavra “reunião” para atribuir a ela momentos de tédio e perda de tempo. Infelizmente, ela acabou ganhando a fama de ser desnecessária e chata, desvirtuando seus reais e positivos objetivos. Mas todos os gestores precisam realizar reuniões com funcionários, por se tratar de uma excelente ferramenta gerencial e possuir inúmeros benefícios para todos os colaboradores e a empresa. O problema é o método de condução que chega a beirar a falta de sentido e o desperdício.

Porque reuniões com funcionários são importantes

Muitos funcionários e até gerentes acreditam que realizar reuniões é desperdiçar tempo e, consequentemente, dinheiro. Em muitos casos é exatamente isso que acontece quando elas se tornam constantes e sem objetividade, fazendo com que os funcionários se dispersem de suas funções para receber informações que poderiam ser distribuídas de outras formas.

Mas as reuniões são necessárias por vários motivos, como definir metas e objetivos entre as equipes, expor relatórios, debater ideias com o incentivo de fazer um brainstorm, troca de informações sobre a função de cada um e das diretrizes da empresa, e socialização entre os colaboradores, entre outros.

Guia de Gestão de Equipes

A ideia não é desperdiçar tempo, mas sim aprimorar a qualidade do trabalho cotidiano, por isso é importante avaliar se elas realmente são necessárias e surtirão os efeitos desejados. Questionamentos sobre sua capacidade de objetividade, se possui motivos definidos, se há capacidade de motivar os colaboradores e se o seu assunto é prioridade, se unem a avaliação comportamental da gerência se ela deseja uma reunião apenas para impor sua autoridade.

Reuniões infrutíferas é um verdadeiro balde de água fria para os colaboradores, que acabam ficando desestimulados com suas próprias funções, o que faz com que a gerência perca sua credibilidade. Mas quando feitas da forma correta, são capazes de causar um alto grau de comprometimento de todos, inclusive preparando propostas para serem apresentadas durante a reunião.

Antes de pensar em criar uma reunião, avalie se o assunto pode ser abordado em outra via de comunicação como e-mail e videoconferência, e se ele faz um real sentido para acontecer.

Motivos para se fazer uma reunião

Como já dissemos, as reuniões podem ser ótimas ferramentas para melhorar o desempenho da equipe e os resultados da empresa. Mas como avaliar se os motivos são realmente relevantes o suficiente para realizá-la?

Se o motivo for informar a equipe sobre mudanças estruturais da empresa, expor novas parcerias e objetivos, implantação de melhorias, a entrada de novos clientes, criação de novos produtos etc. elas são mais do que necessárias. Porém, não há necessidade de serem longas. Basta prestar as informações, tirar dúvidas e deixar todos cientes dos fatos de forma única.

Reuniões também podem ser criadas para detectar a viabilidade de um projeto. Estar com pessoas de outros setores e que responderão diretamente a mudança, é fundamental para que se inicie o novo trabalho. Nesse tipo de reunião o importante é ouvir mais do que falar para entender as necessidades e organização dos outros.

Elas funcionam também para resolver questões da equipe, como dificuldade de desenvolver processos, perda de produtividade, dificuldade de engajamento coletivo e outras situações que impeçam o bom desenvolvimento do trabalho.

Esse tipo de reunião indicará o que não está sendo visto diretamente, ouvindo as opiniões, mas com muito cuidado para que ela não se torne um campo de batalha entre as pessoas e sim seja uma ferramenta para encontrar soluções. Ao final, não basta apenas saber tudo o que está acontecendo, é fundamental encontrar um caminho e se mostrar disposto a resolver as demandas.

As reuniões também podem funcionar como mediadoras entre pessoas com ideias diferentes, setores com dificuldades de entrosamento e mal entendidos. Ela serve como conciliação de pontos de vista opostos e para encontrar um caminho saudável para o entrosamento.

Se as vendas estão baixas, as metas não estão sendo cumpridas ou é necessário tomar medidas urgentes e é preciso fazer com que os funcionários se envolvam com a ideia, é hora de realizar uma reunião persuasiva. É o momento de se mostrar vendedor para a própria equipe e fazer com que as pessoas possam, de forma consciente e sedutora, comprar a ideia. Para isso é preciso ter bons argumentos, controle emocional e usar os meios de comunicação disponíveis para envolvê-los.

Outra forma muito positiva de se reunir é para integração dos funcionários. Apresentar novos membros da equipe, premiações, projetos de incentivo e outras situações positivas, onde é reforçado os valores da empresa, da equipe e de cada indivíduo. É um ótimo momento para permitir que os funcionários se expressem, deixem suas opiniões e sentimentos sobre o trabalho e se sintam à vontade.

Dicas para tornar uma reunião produtiva

O gerente é o condutor da reunião e precisa estar preparado para levá-la da forma mais produtiva e aprazível possível. Para isso, selecionamos algumas dicas úteis como:

  • Escolher um local para realizar a reunião, que possua os equipamentos necessários para sua condução, tais como projetores, TV e som. Verifique a temperatura da sala e se não causará desconforto por estar muito alta ou muito baixa, assim como a incidência de ruídos;
  • Tudo é importante no local escolhido, inclusive o tipo de iluminação, que pode tornar o ambiente cansativo. E a disposição de móveis que deve buscar uma interação entre todos os participantes;
  • Se a reunião está programada para durar muitas horas, é preciso realizar pausas com coffee break. Esses momentos fazem com que as pessoas relaxem um pouco, se descontraiam, se alimentem e ainda troquem ideias entre si antes de retornar;
  • Muitas empresas têm feito reuniões mais rápidas, em pé, para que os profissionais envolvidos revelem o que não falam em palavras. É uma boa forma de quebrar barreiras e interagir melhor;
  • Cumprir os horários de início e término pré-determinados é um ponto positivo, já que mostra planejamento adequado das pautas, que não devem se estender além do necessário.
  • No final, faça uma prévia do que foi resolvido na reunião para que todos se sintam plenamente informados e envolvidos nas decisões.

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