Já se foi o tempo em que um bom empreendedor era identificado na multidão como alguém que tinha uma ideia na cabeça e uma câmera na mão — a câmera seria qualquer forma de concretizar a inovação pensada. A realidade bate à porta e mostra que, mais do que iniciativa, é preciso ter ferramentas de trabalho e, no meio empresarial, a mais importante delas é um sistema de gestão.

Mas, por que um sistema de gestão? Porque ele permitirá organizar a rotina, controlar todas as etapas necessárias para se chegar a um produto final, armazenará e disponibilizará informações sobre o negócio e ainda trará elementos importantes para a tomada de decisão estratégica.

Conceitualmente, sistema empresarial é um conjunto de processos, procedimentos e práticas implementados para aumentar a eficiência de um negócio, melhorando a qualidade, a colaboração entre os funcionários, a eficiência dos processos e reduzindo riscos, custos e falhas.

Na prática, um software empresarial é um programa de computador robusto, que ajuda a cuidar das atividades de um empreendimento. É um software inteligente, que concentra informações de diversas áreas e apresenta funções úteis a todas elas, de acordo com suas necessidades específicas.

Dentre os principais resultados obtidos com a implementação desse tipo de ferramenta estão:

  • Integração de informações e de departamentos;
  • Automação de etapas e otimização de processos;
  • Redução de custos com diversos sistemas apartados ou de prejuízos causados por uma gestão manual, que deixa passar desapercebido várias informações relevantes;
  • Melhoria da produtividade;
  • Maior fluidez na comunicação entre as áreas;
  • Redução de desperdícios;
  • Melhor alocação de recursos;
  • Menos falhas operacionais;
  • Menor tempo de resposta ao cliente;
  • Liberação dos administradores para as análises sobre rentabilidade, oportunidades de ampliação de mercados e perenidade do negócio;
  • Informações íntegras e confiáveis para a tomada de decisão estratégica.

Como se vê, adotando softwares de gestão, o empreendedor ganha mais autonomia para atuar e decidir os rumos do seu negócio. Além disso, ele economiza tempo e dinheiro ao ter acesso a um gerenciamento mais racional de seus recursos e uma visão fiel à realidade da empresa.

1. Sistemas de gestão financeira

A área financeira pode até não ser o coração de um negócio, mas dela depende a saúde dos demais, não é mesmo?

Então, uma boa gestão das contas é fundamental para que toda uma ideia ou toda uma vontade de realizar não sejam colocadas em risco por insuficiência de fundos.

Porém, é muito comum que empreendedores sejam especialistas nos assuntos voltados para o “core” do seu negócio e que tenham dificuldades com aspectos mais gerenciais, especialmente o financeiro.

Quando o contexto é de um pequeno negócio, essa limitação é mais perceptível. Então, o cenário é tomado por planilhas e até por anotações manuais. Os controles ficam dispersos, desatualizados e não conversam entre si.

O resultado desse caos é a incerteza com os números produzidos, a falta de respostas sobre o real andamento do negócio, o risco de dar passos em falso. Tudo isso é perigoso e não é preciso dizer que pode ser um caminho para o fim de um sonho.

Por isso é importante profissionalizar a gestão e contar com suporte tecnológico. No campo financeiro, softwares de gestão contribuem de maneira decisiva. Isso porque eles concentram todas as informações do empreendimento, integram esses dados a diversas áreas e ao ambiente externo, como clientes e fornecedores, e ainda apresentam os resultados de forma simples e intuitiva, em forma de relatórios e estatísticas gerenciais.

Se ainda não estiver claro o quanto é benéfico investir em sistemas de gestão financeira, independentemente do porte e do ramo de atuação da empresa, aqui vão alguns bons argumentos!

Racionalização de operações financeiras

Folha de pagamento, contas a pagar, despesas fixas. Tudo isso precisa ser preciso controlado de perto, e o esforço para tal é alto. É possível automatizar esse acompanhamento e ter uma visão precisa sobre a situação financeira, principalmente sobre a evolução dos gastos fixos.

Essas informações contribuem para a elaboração de planejamentos financeiros mais aderentes à necessidade do empreendimento, de forma que a área financeira consiga se firmar como um pilar que sustenta, de fato, o negócio.

Redução da margem de erro

Quando o controle de entradas e saídas deixa de ser manual ou semiautomatizado, as chances de falhas reduzem consideravelmente. Perdas de prazo de pagamento de contas, por exemplo, é minimizada com alertas parametrizados. Como decorrência, multas e desobrigações legais são afastadas.

Além disso, o risco de perda de dados importantes para o planejamento financeiro é eliminado, já que as soluções tecnológicas contam com backup de dados e com o controle de acesso aos módulos de gestão de acordo com o perfil de cada usuário.

Acessibilidade a informações estratégicas

Um software de gestão se caracteriza pela modularização. Isso significa que ele possui funcionalidades específicas para a necessidade de cada área dentro de uma empresa.

Exemplificando, existe um módulo específico para vendas, outro para gestão de pessoas, outro para o jurídico, outro para a contabilidade e o financeiro e por aí vai. No final das contas, todos se conectam.

O mais interessante é que a segregação é em torno dos recursos que são disponibilizados para o usuário de cada departamento — sempre aderente à sua necessidade. Mas os dados que são inseridos e alterados ficam todos em uma única base e isso materializa a tão aclamada integração.

O melhor da integração é que ela traz muita segurança a todos que precisam interagir com o sistema. Se o vendedor oferece um produto porque consta na tela que há unidades disponíveis, ele pode confiar porque o controle de estoque é automatizado e entende as entradas e saídas de itens, demonstrando sempre a realidade dos armazéns e depósitos. Mesmo que outro vendedor esteja realizando vendas simultâneas, essa informação será atualizada em tempo real.

2. Como gerenciar vendas?

Empreendimentos que têm venda direta de produtos precisam se modernizar e oferecer retorno rápido ao cliente. Isso está relacionado à redução de filas de espera, a respostas imediatas sobre detalhes de produtos, a localização rápida de itens no estoque, a cálculos simplificados sobre possibilidades de negociação e desconto.

Um software de gestão ajuda muito nessa área. Com o módulo comercial, pode-se melhorar desde o planejamento de vendas até o atendimento ao consumidor final.

Vamos comentar, agora, alguns dos ganhos que um sistema empresarial pode trazer ao gerenciamento de vendas!

Sem desperdícios

Na intenção de não deixar faltar produtos para oferta aos clientes, é comum exagerar na constituição dos estoques. Quando se tem um sistema para acompanhar o ritmo da baixa de itens, essa preocupação deixa de existir.

Com isso, evita-se desperdício e prejuízos com a perda de produtos que podem sofrer avarias por terem ficado apertados em um espaço insuficiente para tanto estoque. Ou terem se perdido em função da data de validade.

Por outro lado, reduz-se o risco de deixar de vender algo ao cliente por ausência do produto, por algum esquecimento ou descuido em sua reposição.

Gestão de desempenho de equipes

Negócios que dependem de equipes de vendas precisam acompanhar o desempenho de cada vendedor.

Com o controle de negociações concretizadas, é possível gerar estatísticas sobre a atuação de cada funcionário. Esses dados são importantes para direcionar reforço na capacitação, redirecionamento de estratégias de vendas e melhor distribuição de colaboradores entre os pontos de venda, por exemplo.

Análise de sucesso de produtos

Quando se tem informações gerenciais precisas sobre vendas, fica fácil saber o nível de aceitabilidade de um produto e comparar o índice de sucesso entre os itens disponibilizados ao consumidor.

Isso ajuda, inclusive, na elaboração do perfil do cliente, permitindo estabelecer uma relação entre cada comprador e os tipos de produtos favoritos. Essas informações permitem direcionar ações de marketing mais certeiras e com maiores chances de atingimento do público-alvo.

Otimização de logística

Sistemas de gestão funcionam como plataformas que automatizam fluxos de trabalho, de ponta a ponta. Então, se ali é registrada uma venda, logo as outras fases serão impactadas: ocorrerá baixa no estoque, contabilização, emissão de nota fiscal, embalagem e transporte até o destino final.

Esse ganho de escala em termos logísticos agrega bastante valor às etapas que dão suporte ao negócio, trazendo mais segurança e fluidez aos processos e maior satisfação do ciente.

Atualização e conformidade fiscal

O sistema tributário e fiscal brasileiro é complexo e isso produz um temor nos empreendedores. Não raro, também é o foco de deslizes de empresários, principalmente os que não têm muito apoio de profissionais ou departamentos especializados.

Contar com o suporte de uma ferramenta que agrega regras atualizadas e automatiza passos que evitam erros de cálculos ou decisões equivocadas é um diferencial.

Outro ponto positivo é a facilidade na emissão de notas fiscais, em padrão eletrônico, com redução importante de possíveis falhas de preenchimento e de informações errôneas ao Fisco.

3. Controles de estoque mais eficientes

Já falamos de gestão financeira e de gerenciamento de vendas. Agora vamos falar de um mediador desses dois processos: o estoque.

Quando mal administrado, o estoque pode se tornar uma fonte de desperdício de dinheiro. Isso porque produtos que não vendem podem ser repostos sem necessidade ou serem perdidos itens por falta de controle na data de vencimento, por exemplo.

Mais uma vez é bastante útil um software de gestão: ele otimiza o processo de estocagem, registrando baixas automaticamente e alerta sobre necessidade de requisição ou reposição de peças.

E, ainda, com a integração com outros módulos, é possível disparar rotinas contábeis e de emissão de nota fiscal. Tudo de forma eletrônica, simples, rápida e segura.

Aumentar a performance da administração de estoques faz diferença, porque esse é um processo que vai além do controle de itens em um armazém. Ele também permite:

  • Controlar o investimento da empresa com estoque de produtos, redirecionando os focos de alocação de recursos, sempre que identificada necessidade.
  • Criar estimativa de vendas, fornecendo subsídios para planejamento de vendas mais próximos da realidade.
  • Estimar quantidades para pedidos futuros a fornecedores, seja de matéria-prima, de embalagens ou de peças que agregam à oferta final ao consumidor — na montagem de kits, por exemplo.
  • Calcular os custos dos processos de produção, permitindo visualizar gargalos de desembolso para que sejam pensadas alternativas mais viáveis financeiramente.
  • Ranquear matérias-primas mais utilizadas para elaboração de estratégias de compras em grandes quantidades e com descontos.
  • Listar e ordenar produtos mais e menos vendidos, para revisão de estratégias de colocação no mercado e também de marketing.

Vamos a mais alguns valores agregados pelos sistemas de gestão ao controle de estoques:

Fácil operacionalização

O cadastramento de produtos é simplificado, com todos os detalhes de identificação e características na mesma ou em poucas telas. Em geral, também é possível importar inventários organizados em planilhas, para que não haja retrabalho.

Já a visualização do que há em estoque apresenta informações, como quantidade de itens disponíveis e valores de venda. Tudo a poucos cliques e utilizando poucos filtros.

Visão completa do processo

Ao serem realizadas vendas, a baixa dos itens envolvidos é automática no estoque. Isso evita a necessidade de contato com outros departamentos, para checagem de disponibilidade, por exemplo.

Dessa forma, é minimizado o risco de venda do que não se tem e também é agilizado o processo de requisição para reposição da quantidade baixada, conforme parametrizado pelo gestor da área.

Produção a todo vapor

Quando o estoque não é de produto final, mas sim de matéria-prima para produção, mais uma vez o assunto assume uma certa criticidade. Na falta de insumos, a produção pode parar. A hora do funcionário pode ser desperdiçada, bem como todos os recursos mobilizados para a esteira produtiva.

O controle automatizado de estoques pode ser configurado para gerar alertas, sempre que limites mínimos aceitáveis forem alcançados, já interagindo com o processo de aquisição para suprimento dos artefatos necessários.

4. As vantagens da nota fiscal eletrônica

Alguns “ossos do ofício” são indispensáveis e, por mais que um empreendedor queira focar na entrega do produto ou do serviço que ele cuidadosamente desenvolveu ou viabilizou, não há como fugir de algumas obrigações legais.

Uma delas é a emissão de nota fiscal, que onera a gestão porque exige cuidados no preenchimento, no armazenamento dos dados e no envio ao órgão fiscalizador.

Nesse ponto, as tecnologias precisam ser aproveitadas e uma boa opção é aderir à nota fiscal eletrônica. Esse modelo possui validade jurídica, bastando agregar uma assinatura digital na emissão e também na recepção eletrônica pela Fazenda.

Veja outras vantagens da nota fiscal eletrônica:

Menos impacto ambiental

O modelo eletrônico elimina a necessidade de impressão, gerando economia em aquisição e manutenção de impressoras e também no suprimento de papel.

O benefício vai além dessa redução de despesa com material de expediente, chegando ao meio ambiente, que agradece com o menor consumo de papel e de outros recursos como energia elétrica.

Fim das prateleiras

Antes as empresas precisavam ter um escritório e um espaço para arquivamento de notas fiscais. Dependendo do volume de negociações, era preciso manter um espaço alugado para armazenagem desses documentos.

Sendo em meio eletrônico, todos os dados gerados são armazenados, com segurança, sem risco de perda, extravio ou desgaste com o tempo. Além disso, a inteligência de indexação facilita uma busca eficiente e um resgate rápido do documento, sempre que necessário.

Sem falhas humanas

Quando não há necessidade de digitação de dados ou de preenchimento manual de formulários, reduz-se o risco operacional.

Com isso, informações também chegam de forma precisa na Receita, já que a integração entre sistemas permite a absorção dos dados por aquele órgão tal qual “saíram” do estabelecimento comercial.

Transmissão barata

A nota fiscal é enviada por e-mail. Isso põe fim a despesas com Correios, motoboy ou transportadora.

Em outro tipo de solução, até a fase da transmissão por e-mail é dispensada, já que o documento pode ser acessado em plataformas na nuvem, bastando uma conexão com a internet.

Autenticação em todas as vias

Se um cliente perde uma nota fiscal de um produto com ciclo de vida longo ou de um alto valor de mercadoria, ele provavelmente precisará de outra via do documento para uma eventualidade que exija assistência técnica, por exemplo.

A solução mais usual é solicitar uma cópia autenticada em cartório, gerando custos desse registro. Com a nota fiscal eletrônica, basta solicitar à empresa vendedora o reenvio, tantas vezes quantas forem necessárias. O documento recebido será sempre o original.

Imagem de inovação

O cliente que recebe a nota fiscal de sua compra por e-mail tem uma percepção positiva do negócio.

Ele considera a racionalização de recursos naturais com o fim do papel e também percebe que a empresa se preocupa em modernizar seus processos e oferecer soluções mais adequadas ao universo em que o cliente vive — de acesso rápido a informações e de conectividade em todos os campos da vida.

Benefício ao consumidor

Alguns estados incentivam a emissão de nota fiscal e a fiscalização pelo próprio cidadão. Para isso, oferecem descontos em impostos mediante registro de compras faturadas com o CPF do contribuinte.

Os estabelecimentos conveniados com essa prática atraem compradores e se responsabilizam por transmitir os dados da negociação ao Estado. Com o envio eletrônico, essa integração torna-se possível e traz benefícios ao cliente e à sociedade, como um todo.

Com o incremento trazido pela tecnologia, práticas de sonegação fiscal vêm sendo combatidas, a arrecadação de tributos vem sendo otimizada e se tornado muito mais transparente.

Os resultados são tão positivos que a tendência é que a emissão eletrônica de notas fiscais esteja presente em todos os empreendimentos, trazendo ganhos para a escrituração contábil e a conformidade perante as exigências legais.

Conclusão: o importante é liberar o empreendedor para gerir

Empreendedores precisam se dedicar ao que mais interessa, que é a estratégia e a continuidade do seu negócio. Tudo o que puder ser resolvido de forma simples, rápida e confiável contribui para a liberação de tempo e dinheiro para o que mais interessa.

Para o gerenciamento de diversos aspectos do empreendimento, o ideal é adotar um software de gestão integrada, que controla desde vendas, estoque, financeiro e contábil, até emissão de notas fiscais, RH, logística e outras necessidades dos processos empresariais.

Como boa parte dos pequenos e médios negócios não são departamentalizados e não contam com especialização em todas as áreas de conhecimento gerencial, o custo para internalizar e manter uma equipe para desenvolvimento de soluções tecnológicas é alto. Mais caro ainda é investir em equipamentos de alta performance para suportar as necessidades dos sistemas de gestão.

Uma boa opção é contar com o apoio oferecido por empresas que disponibilizam inteligências e infraestrutura na nuvem. Nesse modelo, softwares de gestão empresarial são oferecidos em plataformas com alta capacidade de armazenamento e processamento de dados. A empresa que contrata o serviço usufrui não só dos módulos, recursos e funcionalidades da ferramenta, mas também consome recursos tecnológicos, como servidores e redes de dados, e pagam apenas pelo que usam.

Esse método é uma tendência porque não obriga o gestor de um negócio a desviar a atenção do seu ramo, deixando na mão de parceiros toda a preocupação decorrente da manutenção de instrumentos de gestão automatizada.

Então, vendas, estoques, financeiro e todo o escopo que já mencionamos aqui são contemplados por essas soluções, que são completas. O acesso se dá em ambientes online, acessados com segurança e controle de acesso do usuário. Outras questões, como backup dos dados do negócio e instalação de recursos de segurança desses dados, são de inteira responsabilidade da empresa contratada.

Tudo isso tira um peso do empreendedor. E, de outro lado, não pesa no bolso quando comparada à despesa que representa ter times e equipamentos dentro do próprio negócio. Também não se compara com o risco de ter prejuízos por um acompanhamento ineficiente da situação e evolução do empreendimento.

Uma gestão otimizada com um sistema de gestão traz resultados expressivos em termos de produtividade, eficiência e melhores condições de competir no mercado. Vale a pena investir nessa solução. Vale a pena executar a missão de empreendedor da maneira mais inteligente possível.

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Escrito por eGestor
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