Quem está abrindo seu negócio tem muitas dúvidas: será que vai dar certo? Como serão as vendas? Haverá dinheiro suficiente para pagar as contas? Muitas dessas questões podem ser respondidas ou amenizadas por meio de uma ferramenta bastante simples: o planejamento financeiro.

Necessário na vida pessoal e profissional, o equilíbrio das finanças é fundamental nesse começo de empreendimento. É por meio dele que você conseguirá alcançar melhores resultados e enfrentar os primeiros anos de vida do negócio, que são os mais difíceis.

Porém, os novos empreendedores nem sempre compreendem a importância do planejamento e suas rotinas, muitas vezes, prejudicam qualquer tentativa de organização dos processos financeiros.

Então, o que fazer? É o que vamos apresentar neste post. Para abordar o assunto a partir de uma visão geral, trataremos dos seguintes tópicos:

  • planejamento das finanças pessoais;

  • planejamento das finanças da empresa;

  • como elaborar esse planejamento;

  • planilhas que podem ser utilizadas;

  • dicas de controle financeiro.

Quer saber mais? Aproveite e acompanhe!

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Planejamento financeiro pessoal

Um desafio para os novos empreendedores é equilibrar as finanças pessoais e empresariais. Tudo começa pelo primeiro elemento, porque é a partir daí que você poderá planejar o orçamento do seu negócio próprio.

Esse aspecto é fundamental para que você tenha capital suficiente para os primeiros meses do empreendimento e possa pagar suas contas pessoais. Afinal de contas, nesse período ainda não são registrados lucros e você precisa conseguir se sustentar até atingir o ponto de equilíbrio.

Esse é o momento em que receitas e despesas da empresa estão iguais. Ou seja, o que for vendido acima do ponto de equilíbrio representa lucro para o negócio e é quando você começa a pensar em um pró-labore, que é a remuneração do empreendedor.

Até chegarmos a essa etapa, precisamos primeiro pensar no orçamento pessoal. Fazer um acompanhamento e um controle preciso das finanças é a melhor maneira de ter segurança nesse início de vida empreendedora.

Confira algumas dicas sobre o que deve fazer nesse momento para planejar suas finanças:

Acompanhe o que ganha e gasta diariamente

O equilíbrio financeiro pessoal só será conseguido com o acompanhamento de receitas e despesas. Essa medida pode ser adotada mensalmente, mas é recomendado adotá-la diariamente para que esse controle seja mais preciso.

Anote seus gastos diários em uma planilha ou aplicativo de finanças pessoais e organize seu orçamento. Essa visão ampla permitirá compreender onde você está gastando mais e o que pode ser reduzido ou até eliminado.

Lembre-se de colocar todos os valores recebidos ou despendidos, porque qualquer cafezinho após o almoço pode fazer a diferença no resultado. Não acredita? Se você gastar R$ 2 diariamente de segunda a sexta, terá desembolsado R$ 46 no final do mês (considerando 23 dias úteis) e até R$ 552 em 1 ano.

Separe suas despesas em fixas e variáveis

Seus gastos devem ser categorizados em fixos e variáveis. Os primeiros são aqueles que precisam ser pagos mensalmente, como água, telefone, aluguel, internet, alimentação, transporte… Já os segundos são esporádicos, por exemplo, cuidados pessoais, lazer, veículo, vestuário, entre outros.

Fazer essa classificação ajuda a analisar quais despesas são supérfluas e podem ser reduzidas, situação que traz mais folga ao orçamento pessoal.

Avalie sua real situação patrimonial

O planejamento das finanças requer o conhecimento amplo sobre sua situação patrimonial. Analise extratos de conta-corrente e de investimentos e verifique quanto você tem de dinheiro disponível, sem contar aplicações e bens (como imóveis e carros).

Se tiver dívidas, verifique se pode amortizá-las, quitá-las ou substituí-las por um débito com taxas de juros mais baratas. Em caso de inadimplência, também vale a pena pensar na renegociação.

Por outro lado, se houver investimentos, observe a rentabilidade de cada ativo e se os riscos estão condizentes com o seu perfil. Analise se a carteira é diversificada ou se pode ser melhorada para elevar o retorno financeiro.

Defina metas e objetivos

Sua empresa é seu maior objetivo nesse momento, mas é possível que você tenha outras metas em mente. Por exemplo: abrir mais unidades no futuro, fazer uma viagem especial, pagar a faculdade dos filhos, comprar um imóvel e por aí vai.

Faça uma lista de desejos de curto, médio e longo prazos e estabeleça o que deseja alcançar em cada um desses períodos. Lembre-se ainda de que o início do empreendedorismo requer muitos esforços e dedicação — e pode ser que tenha que abrir mão de algo para alcançar seu objetivo maior.

Faça compras inteligentes

A abertura de uma empresa não é momento para sair gastando sem motivos. Evite as compras por impulso e adquira somente o que for necessário. Sempre que possível, pague à vista, porque pode conseguir um desconto interessante.

Se precisar usar o cartão de crédito, tente fazer isso exclusivamente quando for benéfico. Por exemplo: se a compra for de um valor alto e não apresentar desconto no pagamento à vista, o parcelamento pode ser uma boa pedida, desde que não haja a incidência de juros.

Tenha uma reserva de emergência

Os imprevistos podem acontecer a qualquer momento na nossa vida. Por isso, é importante ter sempre uma reserva de emergência. Ela deve ser separada do dinheiro que será usado para o negócio e estar em um local com boa liquidez, ou seja, com possibilidade de ser rapidamente transformada em dinheiro.

Mantenha suas finanças pessoais separadas das contas da pessoa jurídica

Essa é a última dica, porém, é uma das mais importantes. Suas finanças pessoais obrigatoriamente devem estar separadas do planejamento feito para sua empresa. Por mais que nesse começo haja uma mistura entre os orçamentos, é imprescindível compreender que há duas personas: uma física e outra jurídica.

Manter essa distância será importante para que nenhuma das partes entre em falência ou tenha que recorrer a empréstimos e financiamentos, que ocasionam a cobrança de juros.

Planejamento financeiro empresarial

O planejamento das finanças pessoais já está pronto e agora é a hora de começar a focar a empresa. O conceito, aqui, é o mesmo de antes: projetar receitas e despesas e ter uma visão global sobre como anda o negócio.

A diferença é que o objetivo é verificar a situação econômica geral do seu negócio e poder direcionar o uso do dinheiro para que ele seja gasto com inteligência. O planejamento das finanças é tão importante que, sem ele, é quase impossível fazer projeções, realizar investimentos na hora certa, supor custos e identificar boas oportunidades.

O cuidado que se deve ter é manter os pés no chão. Prever um cenário muito positivo nesse começo pode ser irreal e prejudicar a sua visão como empreendedor. Por sua vez, ser muito negativo tende a fazer com que boas oportunidades sejam perdidas pelo medo de arriscar.

As vantagens conquistadas com esse processo são:

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Controle financeiro

O planejamento estruturado das finanças empresariais permite compreender como funciona a movimentação de recursos, analisando todas as entradas e saídas, lucros/prejuízos e faturamento.

Projeção de investimentos

Nesse início você está começando a ter acesso aos dados. Porém, com o tempo, o planejamento das finanças possibilitará fazer uma boa projeção de investimentos, identificando oportunidades que podem ser aproveitadas para melhorar o posicionamento do negócio no mercado. Por exemplo: a chance de abrir uma nova unidade.

Redução de gastos

As finanças empresariais, assim como as pessoais, podem ter muitas despesas supérfluas, que precisam ser reduzidas ou eliminadas. Ao mesmo tempo, você tem uma visão mais ampla do negócio e consegue verificar a demanda, períodos de sazonalidade, entre outros fatores que interferem nas vendas.

A partir disso, pode fazer as compras conforme esse histórico, o que evita o acúmulo de muitos itens em estoque, já que essa situação representa custos para o empreendimento.

Como fazer um planejamento financeiro

A maioria das empresas começa a fazer o seu planejamento utilizando dados históricos. Porém, como você ainda é um novo empreendedor, essa possibilidade inexiste. É por isso que agora você deve traçar cenários e ir revisando-os conforme o tempo passar.

Nesse momento é necessário considerar um contexto ajustado à realidade. Você ainda deve contar com a ajuda de uma planilha financeira personalizada para os serviços da empresa. Essa ferramenta trará vários benefícios, como veremos mais para frente.

Nosso foco agora é apresentar algumas sugestões que facilitarão sua chegada ao sucesso. Essas dicas se traduzem no passo a passo para efetivar o planejamento das finanças empresariais. Confira:

Identifique a real situação do seu negócio

Sua empresa ainda está começando e esse fator deve impactar sua análise. Avalie os seguintes fatores:

  • tempo de mercado que já possui;

  • pontos positivos e aqueles que precisam ser melhorados;

  • público-alvo;

  • tipo de produto ou serviço oferecido;

  • tipo de comunicação estabelecida com os clientes;

  • outras características que compõem seu perfil.

A partir dessa análise é possível verificar qual é o melhor planejamento para o seu negócio. Assim, você já começa com o pé direito!

Esboce diferentes cenários

O futuro não pode ser previsto, mas suas chances de acerto serão maiores se você traçar diferentes cenários. O ideal é contar com 3 possibilidades: um bem positivo, outro negativo e um terceiro mais próximo da realidade.

Por exemplo: no primeiro caso pode acreditar que vai atingir o ponto de equilíbrio em 1 ano. No segundo, achar que terá que pedir falência. No terceiro, traçar que não obterá o retorno do capital total investido, mas conseguirá pagar as contas e não acumular dívidas.

Considere a estatística do Sebrae sobre a taxa de sobrevivência das empresas no Brasil para ter uma ideia. O levantamento aponta que 73% dos empreendimentos continuam funcionando após 2 anos de abertura.

Nesse momento, lembre-se de fixar uma média mensal e avaliar as despesas fixas e variáveis. As primeiras são aquelas que não dependem da produção ou das vendas do seu negócio, como folha de pagamento e aluguel. Já as segundas são as que variam de acordo com os fatores citados, por exemplo: comissão dos vendedores.

Elabore um plano de ação

Essa é a parte do planejamento em que as ideias começam a ser colocadas em prática. Algumas ações devem ser tomadas nesse momento, como:

  • defina seus objetivos;

  • mapeie as ações necessárias para chegar lá;

  • crie um cronograma realista;

  • divida as tarefas de acordo com as competências e responsabilidades de cada membro da equipe;

  • mensure os resultados;

  • registre as ações para que futuramente seja feita uma nova avaliação e revisão.

Para ficar mais claro, imagine que seu objetivo nesse início de empreendimento seja vender mais. Algumas ações que podem ajudar a alcançar essa meta são: divulgar seu estabelecimento, criar uma fanpage nas redes sociais, elaborar anúncios patrocinados etc.

Para cuidar de todas essas etapas, você pode definir uma pessoa como gerente, que cuide das vendas, outra para avaliar a necessidade de comprar mais mercadorias e por aí vai, conforme a realidade do seu negócio.

Depois disso, chega o momento de medir os resultados para ver se as ações estão surtindo efeito. Nesse caso, é preciso comparar as vendas com os meses anteriores para identificar uma potencial melhoria. Lembre-se ainda de deixar cada uma das medidas registradas para continuar aplicando as que deram certo.

Planilha de planejamento financeiro

O bom controle financeiro só pode ser executado com a ajuda de alguma ferramenta, como uma planilha. Adotar esse recurso é fundamental para compreender como estão suas finanças e ter uma visualização mais ampla do contexto empresarial.

A adoção da planilha também ajuda a manter as contas em ordem, reduzir despesas e acompanhar os gastos para garantir que eles se mantenham dentro da meta. Conheça outras vantagens:

Possibilidade de classificar os gastos

Uma das funções da planilha de controle financeiro é classificar as despesas em fixas e variáveis. Essa categorização aprimora a organização e garante mais tempo na elaboração de processos.

Realização de cálculos automáticos

A planilha pode ser configurada para calcular automaticamente as entradas e atualizar outros campos. Por exemplo: a venda de um item ocasiona a retirada de uma unidade do estoque. Isso traz mais precisão às contagens e evita retrabalho ocasionado por um erro manual.

Registro do controle financeiro

As operações realizadas na planilha podem ficar registradas em abas, células e linhas, o que garante a possibilidade de analisar essas transações no futuro. Assim, consegue-se ter uma espécie de histórico e de base de dados para subsidiar a tomada de decisão.

Há diferentes tipos de planilhas, que vão de simples às complexas. As modalidades existentes são:

  • diária: é uma planilha que ajuda o orçamento a se manter no controle devido ao registro das despesas e identificação rápida de movimentações financeiras. Por outro lado, não permite fazer projeções;

  • simples: são voltadas para quem não tem conhecimento em formatação de células. Os dados inseridos são valores não variáveis, o que pode trazer restrições à gestão;

  • avançada: oferecem maior detalhamento das despesas e permitem fazer projeções. O problema é que exige um tempo maior de dedicação devido às fórmulas complexas que são utilizadas. Por outro lado, pode-se executar diferentes cálculos, como comparações entre compras com cartão de crédito, gastos e aplicações financeiras;

  • mensal: é a que fornece uma visão mais ampla das finanças e permite analisar os impactos da economia no seu negócio durante o ano.

Existem diversos planilhas financeiras que podem ser utilizadas no seu negócio. Conheça duas opções interessantes:

Sebrae

O Sebrae Paraná disponibiliza planilhas financeiras que podem ser baixadas gratuitamente do site. Elas permitem fazer uma análise completa, identificar o retorno sobre o investimento (ROI), controlar o nível de estoque e as contas a pagar e a receber. O funcionamento é simples e o formato está em Excel.

Canal da Educação

Essa planilha também está em formato Excel e esse vídeo explica exatamente como montar a sua desde o começo. É apresentado um passo a passo, desde a montagem de linhas e colunas, a fim de que o seu controle financeiro seja mais eficiente.

Uma alternativa às planilhas são os softwares de gestão ERPs, que integram os dados do seu negócio e fornecem uma visão muito mais ampla para você. Os processos são totalmente automatizados e você garante mais precisão a eles.

Além disso, existem opções específicas para micro e pequenos negócios, que se adaptam à realidade desses empreendimentos. O controle pode ser feito online e os recursos são bastante fáceis de usar.

Dicas de controle financeiro

O planejamento das finanças é importante para o crescimento sustentável do seu negócio. Essa ferramenta possibilita ter mais condições de analisar investimentos, cumprir com as obrigações financeiras, executar pagamentos antecipadamente para obter descontos etc.

Você já viu o que é necessário para fazer o planejamento das finanças da sua empresa. No entanto, é preciso ir além. Veja algumas dicas que vão aprimorar o processo:

Controle o fluxo de caixa

Esse é o instrumento no qual são registradas todas as movimentações financeiras. Por isso, é essencial, já que a falta de controle pode causar prejuízos à sua empresa em curto, médio ou longo prazo.

Sem o fluxo de caixa, você pode atrasar o pagamento a fornecedores, ignorar a necessidade de capital de giro (montante reservado para as operações diárias do negócio), não identificar a disponibilidade de dinheiro para investimentos etc.

Esse recurso deve ser adotado diariamente e conferido com essa mesma frequência para evitar erros posteriores. Caso não seja possível fazer um controle diário, tente executá-lo semanalmente. Nesse caso, não esqueça de colocar nenhum detalhe!

Compreenda o ciclo operacional do empreendimento

O período decorrido entre a fabricação de um produto ou concepção do serviço até o recebimento do valor de venda é conhecido como ciclo operacional. Quanto menor ele for, melhor para o fluxo de caixa da empresa.

O problema é que muitos empreendedores não conhecem esse quesito. Não caia nesse erro. O conhecimento do ciclo operacional permite estabelecer períodos fixos para fazer o planejamento de modo adequado. Assim, você assegura que terá o capital de giro necessário para pagar as contas e manter as operações até receber dos clientes.

Tenha atenção ao seu orçamento

O controle financeiro passa pelo cuidado com o orçamento. Ultrapassá-lo significa que você está gastando demais e que seu negócio pode sofrer consequências negativas futuramente.

O ideal é se manter dentro do orçamento traçado e evitar gastos além. Lembre-se apenas de que o valor determinado para uso deve garantir a manutenção de uma operação de qualidade.

Outro cuidado importante é planejar uma reserva mensal para que possa ser utilizada em caso de emergência.

Trabalhe com o conceito de estoque mínimo

Os produtos armazenados em estoque representam custos operacionais para a sua empresa. Por isso, é fundamental trabalhar com a ideia de lean manufacturing.

Esse conceito indica que deve ser mantido o mínimo necessário em estoque para que a produção ou as vendas se mantenham constantes. Desse modo, o capital de giro não fica comprometido em excesso.

Para aplicar esse sistema, negocie com seus fornecedores para ter entregas mais frequentes e, com o tempo, avalie o histórico de vendas para identificar períodos de maior venda, sazonalidade, entre ouros fatores que podem interferir nessa questão.

Controle as contas a pagar e a receber

Os recebimentos e pagamentos devem ser monitorados constantemente pela sua empresa, porque eles garantem a regularidade do fluxo de caixa e da operação do negócio.

Na realidade, tudo faz parte de um ciclo. A venda a prazo para os clientes pode ocasionar atrasos no recebimento desses valores. Como consequência, você tenderá a não ter o montante em caixa para pagar os fornecedores, o que trará problemas no relacionamento com esses parceiros e gerará a aplicação de multas.

Controle os seus pagamentos e tente pagá-los antecipadamente, especialmente se forem ofertados descontos. Evite o pagamento de juros e multas por atraso para não gastar dinheiro sem necessidade.

Por sua vez, invista em uma política de cobranças e em um sistema que traga eficiência a esse processo. O ideal é resgatar os clientes inadimplentes e obter o valor que eles devem.

Como você pôde perceber, o planejamento das finanças para um novo empreendedor depende de vários fatores, tanto pessoais quanto empresariais. É preciso manter o equilíbrio para ter certeza de que o seu negócio não sofrerá impactos negativos.

Seguindo as dicas de planejamento financeiro que apresentamos ao longo deste artigo, você terá mais eficiência e aumentará suas chances de sucesso. Gostou de saber mais? Então, aproveite e baixe o guia da gestão empresarial para aprimorar ainda mais o seu empreendimento.

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