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O fluxo de caixa é uma das mais importantes ferramentas financeiras de um empreendimento. Com ele, é possível controlar tudo o que entra e tudo o que sai do negócio, além de preparar a empresa para os diferentes momentos envolvidos.

Sendo um importante apoiador da tomada de decisão, o ideal é que ele seja feito de maneira relevante, pois assim aumentam as chances de uma atuação de sucesso para o produto ou serviço.

Não quer perder a oportunidade de melhorar o seu negócio? Então, veja a seguir seis dicas para fazer um fluxo de caixa eficiente.

1. Faça o registro diário

Algumas empresas decidem fazer o controle de fluxo de caixa de maneira semanal, mas a verdade é que quanto maior o intervalo entre os registros, maiores são as chances de perda de informações no meio do caminho.

Sendo assim, é preferível que você faça o registro diário. Não é necessário fazê-lo em tempo real se não for possível, mas ao final do expediente o ideal é que o fluxo de caixa esteja sempre atualizado com as movimentações do dia.

Esse tipo de atitude evita que você perca dados importantes ou menores, que se perdem conforme a informação se acumula. Um controle diário também é relevante para aumentar o tempo de reação: quanto maior o acompanhamento, mais fácil perceber uma situação antes mesmo que ela cause seus efeitos, como a falta de recursos em caixa.

2. Detalhe e categorize as movimentações

Fazer o registro das movimentações é importante, mas, para que ele seja relevante e eficiente, é necessário detalhá-lo corretamente. O ideal é que você detalhe e categorize as movimentações de maneira clara.

Se a sua empresa teve uma saída de R$ 5.000,00 para pagar um fornecedor de um dado produto, simplesmente incluir “R$ 5.000,00” não será muito eficiente. Primeiramente, você não sabe para qual fornecedor foi o dinheiro e, em segundo lugar, muitas vezes nem mesmo tem certeza qual foi o destino do dinheiro. Foi uma compra? Um pagamento adiantado? Uma compra extra?

Assim, comece categorizando as movimentações entre despesas ou recebimentos e também se são da parte operacional ou não. Além disso, preocupe-se em detalhar para que, em uma conferência futura, você não tenha dúvidas sobre o registro.

3. Considere usar o fluxo de caixa projetado

Embora o fluxo de caixa seja muito útil para registrar as movimentações que efetivamente aconteceram, ele também pode ajudar o seu negócio em sua versão projetada. No fluxo de caixa projetado, são registrados dados referentes ao futuro das finanças, tais quais as contas a pagar e as contas a receber.

Esse recurso é especialmente útil porque ele garante que o seu negócio se planeje para as próximas semanas ou meses. Para usá-lo, comece a incluir quais são a contas a receber e a pagar que estão no horizonte do negócio.

Porém, tenha cuidado e evite ser muito otimista na área de contas a receber. Mesmo com parcelamentos já concretizados, a inadimplência é sempre uma possibilidade, por isso o ideal é utilizar a sua média de vendas para o período.

Quanto às contas a pagar, esse tipo de registro ajuda não apenas a cumprir os prazos devidos, como também garante que o seu negócio disponha dos recursos necessários para fazer todos os pagamentos.

4. Fique atento aos prazos

Por falar em fluxo de caixa projetado, é muito importante que você mantenha a máxima atenção aos prazos. O que isso significa? Que no fluxo de caixa comum você deve fazer o registro apenas das movimentações que efetivamente aconteceram.

A menos que se trate do fluxo de caixa projetado, se você realizou uma venda, mas ainda não recebeu por ela, então ela não deve constar no seu fluxo de caixa. Da mesma forma, se o negócio comprou algo e ainda não pagou por ele, então o valor também não deve entrar como movimentação.

Ser pragmático nesse sentido é muito importante para evitar que a sua empresa passe a oferecer uma análise míope do negócio sem que corresponda à realidade, efetivamente.

5. Faça a conciliação bancária

Caso você queira um fluxo de caixa verdadeiramente eficiente e altamente confiável, então você pode associá-lo a uma conciliação bancária. Essa prática consiste em cruzar o valor do seu fluxo de caixa com o valor do extrato bancário naquele determinado dia.

A razão para fazer isso é bem simples: por contar com uma estrutura mais automatizada, é menos provável que o banco erre no cálculo do saldo, do que você no cálculo do fluxo de caixa. Por meio dessa conciliação, é possível que você encontre uma diferença de valores por causa de taxas, tributos ou mesmo de entradas/saídas que não passam pelo registro tradicional do fluxo de caixa.

Isso permite ter um conhecimento mais profundo sobre as finanças do negócio e garante que o fluxo de caixa seja ainda mais relevante.

6. Conte com a ajuda da tecnologia

Por falar em confiabilidade, utilizar o fluxo de caixa do seu negócio para tomar decisões vai ser mais seguro se você contar com a ajuda da tecnologia. Isso porque com o uso de recursos automatizados, as chances de errar um cálculo ou de se esquecer de fazer um registro são menores.

Em vez de fazer o fluxo de caixa nos tradicionais e antigos cadernos, prefira utilizar planilhas e integrações com sistemas de gestão, por exemplo. Se possível, automatize a aquisição de dados tanto quanto possível, como ao fazer integração com a conta da empresa e com outros sistemas financeiros.

Dessa forma, você terá mais segurança na hora de avaliar os dados, sabendo que são menores as chances de ter algum dado faltando ou que esteja incorreto.

Um fluxo de caixa eficiente é feito com o registro diário de movimentações, assim como com o detalhamento e categorização de movimentações. Também é importante considerar o uso de fluxo de caixa projetado, mas mantenha-se atento aos prazos. A conciliação bancária e o uso da tecnologia completam o panorama, tornando essa ferramenta ainda mais vantajosa para o seu negócio.

Vídeo do SEBRAE sobre Fluxo de Caixa e Orçamento

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Escrito por eGestor
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