Todo empreendedor que leva seu negócio a sério e quer seguir um caminho de sucesso tem a constante preocupação de conseguir melhorar sempre a sua gestão.

Aplicar técnicas e ferramentas mais avançadas de gerenciamento e organização, além de trazer mais rentabilidade para a empresa, ajuda a ganhar tempo para uma atuação mais estratégica e menos operacional.

Ferramentas que favorecem esse processo são os sistemas de gestão, mas desde que funcionem de maneira integrada e inteligente, conseguindo, dentre outras coisas, vincular a parte de vendas e a de estoque.

É sobre essa integração que trataremos hoje.

Fazendo as contas

Dentro da sua empresa, quem cuida do gerenciamento de estoques? Quem faz o controle de vendas? Você tem um relatório atualizado sobre tudo o que dispõe para oferecer aos seus clientes? Sabe também o que foi vendido desde o começo do mês até agora? Qual o valor imobilizado em produtos?

Se a sua empresa não utiliza um bom sistema de gestão, essas perguntas provavelmente farão você parar para pensar um pouco, e é justamente isso que faz a sua empresa perder dinheiro: ter que parar para resolver questões que poderiam ter sido automatizadas.

Ajustando os controles

O foco de um bom software de gestão é conseguir operacionalizar as atividades rotineiras com base nas políticas da sua empresa para que sobre tempo para as pessoas atuarem de maneira mais intelectual e estratégica.

As empresas que não utilizam esse tipo de ferramenta precisam trabalhar com controles manuais, o que é lento demais e pode facilitar em muito a ocorrência de erros.

Ter uma planilha para cuidar do que foi vendido, quanto e quando, dá muito trabalho para se ter informações atualizadas. Se você não cuidar desses números durante o expediente, o que o tira do negócio por um tempo, acabará tendo que fazer esse tipo de atividade depois do horário de trabalho, o que rouba o seu descanso.

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Contabilizando retrabalho e erros

Contabilize o número de horas necessárias para atualizar seus controles de vendas e estoque, e multiplique pelo seu custo para o negócio. Vai descobrir quanto você tem investido para tratar desses assuntos.

Depois disso, acrescente uma margem para erros e perdas, mesmo que ela seja pequena, por operar tudo manualmente. Somando todos esses valores, vai perceber quanto custa o seu sistema manual de gestão.

Somando tudo, compare quanto custaria um sistema de gestão que consegue resolver todos esses problemas e que ofereça a comodidade de ter essas informações em tempo real, podendo ser acessadas em qualquer lugar, por tablet, computador ou smartphone.

Entendendo os benefícios do sistema de gestão

Considere ainda que, além da operação em si, esse sistema consegue também fornecer relatórios estatísticos de como anda a sua gestão e a possibilidade de definir suas próprias políticas de trabalho.

Além da agilidade com a qual talvez você não esteja acostumado em seu negócio e da inteligência de relatórios que proporcionará mais segurança e melhores análises para a sua tomada de decisão, de maneira mais assertiva e consciente, existem outros benefícios da integração das vendas com o seu estoque por um bom sistema de gestão.

Melhoria de processos

Para começar, você pode considerar uma maior padronização de rotinas e procedimentos.

Talvez já tenha ouvido falar de ramp up, mas não sabe do que se trata, embora seja bem simples de entender.

Quando alguém executa o mesmo processo repetidas vezes e vai ajustando a rotina a cada repetição, a tendência é que consiga atingir um nível em que esse processo é feito com a maior eficiência, economizando tempo, esforço e evitando falhas.

É como preencher uma nota fiscal. Quanto mais vezes você faz, mais rápido fica. A diferença é que, usando um software de gestão, tudo já sai preenchido para você.

Com um sistema de gestão integrado, as rotinas mais manuais são diminuídas e o processo fica mais automático e rápido, exigindo menos tempo. Isso ajuda a criar uma padronização de maneira mais produtiva.

Assim, suas vendas ou o envio de orçamentos, por exemplo, podem ser finalizados de maneira mais objetiva e sem falhas.

Diminuição de perdas e capital imobilizado

Outras vantagens da utilização de um sistema de gestão são a diminuição da perda de vendas por baixos níveis de estoque e a diminuição da sua necessidade de capital imobilizado em produtos.

O mundo ideal para todo varejista é conseguir ter o menor volume de mercadorias, de maneira que seja suficiente para atender sua demanda e comprar também o mínimo necessário sem correr o risco de ficar sem produtos.

O que acontece é que, quando você não tem um bom controle das suas mercadorias, corre mais risco de cair nesses dois problemas, mas se tiver uma boa base histórica da rotatividade de cada item e limites mínimos de abastecimento já calibrados, verá que é possível ter um controle mais seguro e menos oneroso do que há em suas prateleiras.

Essa otimização do seu inventário automaticamente liberará mais dinheiro do seu capital de giro, o que permite que você consiga fazer outros investimentos em seu negócio. Pode ser que só essa diferença já seja suficiente para pagar o seu sistema de gestão empresarial.

O importante é que, com menos necessidade de recursos financeiros, a sua margem de lucro tenderá a aumentar, pois sua receita estará proporcionalmente maior do que seus gastos, e este é o segredo de todo negócio de sucesso: girar a sua operação com lucratividade e o mínimo de investimentos.

Mais inteligência na gestão

Ao conseguir melhorar a sua rotina de processos com um sistema empresarial, o próximo passo é acompanhar seus novos controles e ir fazendo análises de como pode ser melhorada a gestão da sua empresa.

Identifique com mais clareza seus pontos fracos e também as suas oportunidades de crescimento. Faça pequenos testes e ajustes, e abra caminho para melhores resultados sem a necessidade de assumir riscos grandes demais.

Utilize a inteligência de negócio disponível em favor do seu negócio.

Para conseguir entender e sentir na prática como tudo isso funciona e qual é o impacto que os sistemas de gestão exercem sobre o seu negócio, faça um teste gratuito e veja você mesmo os resultados. Tire suas próprias conclusões sem gastar nada.

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Escrito por eGestor
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