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Gráfica: Tudo que você precisa saber sobre montar uma

Gráfica: Tudo que você precisa saber sobre montar uma

Aprender como montar uma gráfica é um desafio instigante. Trata-se de um negócio que apresenta uma característica híbrida de atividade industrial e prestação de serviços direto ao consumidor. Ela demanda um cuidado especial, ao mesmo tempo, com a qualidade da matéria-prima, processos, tecnologia, atendimento e relacionamento, o que, também, oferece margem à construção de diferenciais competitivos.

Basicamente, a gráfica é uma prestadora de serviços que, por meio de um processo industrial, imprime tinta no papel ou em outros materiais, por meio de processos tecnológicos, produzindo livros, jornais, cadernos, folders, material de papelaria, cartões e outros produtos gráficos.

Além disso, uma gráfica pode oferecer serviços agregados à atividade principal, como serviços de pós-impressão (encadernação, acabamento, dobraduras, colagem e efeitos) e de arte (arte final, fotolito e gravação de chapa).

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Nesse segmento, há alguns fatores que devem ser levados em conta para a construção de diferenciais competitivos e até mesmo para a própria sobrevivência do negócio:

Localização

A localização de sua gráfica deve estar ligada diretamente a definição do público alvo o qual se deseja atingir. Se você quer atender a empresas, por exemplo, procure uma área industrial de sua cidade. 

Muitos empresários deste ramo, também costumam montar as suas gráficas perto de escolas e universidades, já que a demanda de serviços para estudantes e professores é garantida.

Em ambas as situações, é absolutamente necessário estudar as gráficas que já atuam na localidade escolhida, e identificar os pontos fortes e fracos dos concorrentes, de forma a encontrar um  diferencial para o seu empreendimento.

Além de estar situada próxima de seu público alvo, é essencial que a sua gráfica esteja em um local de fácil acesso para clientes e fornecedores, e que possua um alto fluxo de pessoas e veículos. 

Que tipo de serviço será prestado por sua gráfica?

Uma gráfica pode oferecer os mais variados tipos de serviços, como impressões, apostilas, banners e muitos outros. O problema é que muitos empresários ingressam nesse ramo sem ter total conhecimento de todo o ramo de possibilidades que pode ser oferecido por uma gráfico, e acabam prestando um serviço extremamente limitado.

Por isso, antes de tirar o seu empreendimento do papel, é importante fazer um estudo aprofundado do mercado, conversar com pessoas que já possuem experiência no ramo e qualificar-se a respeito dos diferentes serviços de uma gráfica.

Se não possuir esse conhecimento, comece com os serviços básicos de cópias, impressões e encadernamentos, dentre outros, e pense na ampliação de sua atividade a um médio ou longo prazo.

Capital de giro e crédito – O financeiro de como montar uma gráfica

Estima-se que o capital de giro empregado deva ser superior a 50% do valor inicial do investimento. Em outras palavras, para montar uma pequena gráfica, o custo, incluindo, além do capital de giro, o estoque inicial de matéria-prima, está na casa dos R$ 200 mil.

A informação mais importante, todavia, é que um dos ativos mais importantes nesse negócio é a capacidade de atender com rapidez às encomendas, uma vez que o mercado gráfico é muito competitivo e cada detalhe pode fazer a diferença.

Tão ou mais importante é a empresa ter acesso a capital para investimento. A razão é a demanda tecnológica e a necessidade de reciclar equipamentos para não ficar para trás perante a concorrência.

Como abrir uma gráfica
Como abrir uma gráfica

Qualidade da matéria prima, tecnologia e capital intelectual de uma gráfica

Parecem elementos muito distantes, mas estão todos ligados ao processo industrial.

É fundamental que o empreendedor conheça bem o ramo de impressão, porque há uma série de variáveis envolvidas na qualidade do resultado apresentado ao cliente.

Do ponto de vista tecnológico, é preciso ficar atento à evolução dos equipamentos, sobretudo no que diz respeito à qualidade do resultado da impressão e à capacidade de reduzir os custos do processo.

O capital intelectual também é vital. O empreendedor deve ter conhecimentos sobre a matéria-prima. Há variações de tipo de papel e efeitos possíveis na impressão, a partir da combinação com o tipo de tinta, tratamento químico e outros fatores. Além disso, é preciso conhecer o funcionamento dos equipamentos em sua plenitude.

É fundamental, ainda, que a matéria-prima seja de qualidade, o que demanda a construção de um mix satisfatório de fornecedores, onde se possa conciliar os fatores preço e qualidade.

Fecha essa equação a necessidade de automação dos processos de controle de vendas e estoque, base do controle do giro de estoque e ferramenta de tomada de decisões, sobretudo em um segmento que trabalha com uma diversidade enorme de matérias-primas e precisa estimar o melhor fluxo de reposição das mesmas.

Uma solução simples oferecida pelo mercado é o eGestor, uma ferramenta totalmente online, que permite, além do controle de vendas e estoque, também do fluxo de caixa, das finanças e emissão de notas fiscais.

Muita atenção à comunicação

O primeiro ponto a ser levado em conta quando falamos em como abrir uma gráfica é a qualidade dos materiais de divulgação. Vale lembrar que estamos falando de uma gráfica e a qualidade desses materiais fará toda a diferença na impressão que o cliente terá da empresa.

Outro ponto importante é a preparação da estratégia e da equipe de venda. Dentro desse ramos de negócios, as vendas pessoais, ou por telefone, ainda são o caminho mais eficaz.

É preciso buscar as oportunidades corretas e agarrá-las quando se apresentam. Tudo que está sendo abordado é comum à maioria das empresas do segmento, independente de tamanho, tipos de serviços prestados ou público a que se destinam.

No entanto, é preciso que o esforço de venda seja direcionado corretamente ao público a que os serviços oferecidos se destinam. É preciso para isso, que a empresa tenha muito claro quem é o seu público, no sentido de treinar a equipe de vendas.

O treinamento deve ter, ainda, outro enfoque fundamental. Se o resultado é sempre o mesmo, ou seja, produtos impressos, o processo é complexo e envolve conhecimento.

O vendedor deve ter esse conhecimento para orientar corretamente o cliente e evitar perda de tempo com promessas que não serão cumpridas.

Relacionamento com os clientes

É importante que a palavra seja cumprida. Os prazos e a qualidade prometidos devem ser cumpridos. Uma empresa como uma gráfica vive de reputação.

É melhor não aceitar a encomenda do que perder o cliente e ainda criar uma imagem negativa no mercado.

Quando é difícil perceber a diferença entre essa e aquela empresa, tem preferência quem errar menos. Construir relacionamento de longo prazo depende disso.

Responsabilidade ambiental

Poderia ser dispensável lembrar desse pormenor. O fato do negócio gráfico envolver processos industriais já diz tudo, mas há um diferencial real que pode ser usado, que é deixar claro para os clientes a origem das matérias-primas empregadas no processo de produção. Por exemplo, causará boa impressão se elas vierem de áreas de reflorestamento.

Outros aspectos do negócio

Dados recentes dão conta de que a indústria gráfica brasileira emprega mais de 200 mil pessoas. São aproximadamente 19 mil gráficas no país.

Apesar disso, o volume de importações totaliza US$ 369 milhões, superior ao volume de exportações, na casa dos US$ 255 milhões, o que indica que há um espaço para novas empresas e para crescimento.

Estrutura e normas técnicas

Ao montar uma gráfica, é preciso atentar para a necessidade de apoio técnico profissional. Questões como ruído emitido pela empresa, tipo de equipamentos empregados na produção e público-alvo serão fundamentais para definir se a empresa deve se instalar numa área industrial ou comercial.

Aspectos como acessibilidade, estacionamento e infraestrutura para o trânsito de matérias-primas devem ser levados em consideração.

Para montar uma gráfica pequena, segundo o Sebrae, o espaço necessário é de 500 m². A estrutura a ser distribuída nesse espaço contém balcão de atendimento, almoxarifado, sala de produção, administração, recebimento e expedição.

A quantidade de equipamentos é bastante abrangente, envolvendo maquinário de montagem gráfica, impressora tipográfica, impressoras offset, guilhotina, grampeador elétrico, serrilhadeira, picotadeira, numerador tipográfico, gravadora de chapas, produtos químicos, pó revelador, limpador de chapa, restaurador de banquetas, solução de fontes, fotolitos, desktop e programas especializados de design, além de equipamentos para serviços agregados.

Para operar toda essa maravilhosa engrenagem são necessários doze colaboradores, distribuídos pela produção, administração e vendas.

Evidentemente há outros aspectos específicos e gerais a serem levados em conta, mas as variáveis abordadas acima dão uma boa visão das possibilidades e desafios envolvidos nesse segmento de negócios.

Gráfica pode ser MEI?

Não, uma gráfica com CNAE 7410-2/99 – Atividades de design não especificadas anteriormente, não pode ser MEI.

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PIS, PASEP e INSS: Entenda o que são esses tributos

PIS, PASEP e INSS: Entenda o que são esses tributos

Você sabe a diferença entre PIS, PASEP e INSS? A gestão fiscal de uma empresa é uma tarefa realmente desafiadora. São muitos tributos a serem pagos, cada um com uma alíquota diferente. O processo demanda uma boa avaliação e a organização do orçamento, para permitir que os processos corram bem.

Qualquer falha nessa área pode resultar em multas e problemas jurídicos para as corporações. É muito comum que gestores se confundam para gerenciar esses impostos, mas não se preocupe. Preparamos este conteúdo especial para você saber diferenciar o que é PIS, PASEP e INSS. Ficou interessado? Confira o post e entenda!

O que é o PIS?

O PIS (Programa de Integração Social) é um benefício criado pelo governo federal para que os profissionais possam ser integrados ao desenvolvimento das empresas em que trabalham. Ele é exclusivo para profissionais de instituições privadas.

Esse programa foi criado em 1970 pela Lei Complementar 07/70. Ele era pago anualmente, na forma de quotas proporcionais ao salário e ao tempo de serviço. Mas com a Constituição de 88, o governo federal criou o Abono Salarial, que está em vigor até hoje.

O Abono Salarial é uma bonificação paga ao trabalhador que esteve em exercício com carteira assinada por pelo menos 1 mês no ano de referência. A bonificação é proporcional ao tempo de atividade no período.

Para que os colaboradores recebam o benefício, é importante que a corporação repasse os dados corretamente para o Ministério do Trabalho, por meio da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais). Só assim a Caixa pode verificar se o profissional se encaixa nos critérios para receber o Abono Salarial.

Como consultar o PIS com o CPF?

Uma dica interessante em relação ao PIS é saber como consultá-lo. Portanto, se um colaborador tiver essa dúvida, a sua empresa deve ser capaz de ajudar.

Qualquer trabalhador que tenha uma demanda de direitos trabalhistas, como FGTS, abono salarial e seguro desemprego, precisa deste número para aproveitar estes benefícios. Porém, não é incomum encontrar profissionais que não conhecem este número. Por isso, é importante saber como consultar o PIS caso seja necessário.

Para isso, é preciso se cadastrar no site do Meu INSS, preenchendo algumas informações obrigatórias sobre, como o nome e o CPF, para visualizar o PIS. É bem simples.

O que é PASEP?

O PASEP é o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público. Ele é estruturado aos moldes do PIS, porém, é destinado aos funcionários de instituições públicas.

Enquanto o PIS é gerenciado pela Caixa Econômica Federal, o PASEP é gerido pelo Banco do Brasil. Esse programa também foi instituído para promover a participação dos colaboradores na receita das entidades públicas em que eles trabalham.

PIS e PASEP são programas similares, com os mesmos propósitos e funcionamento. A diferença está no tipo de instituição. O PIS é um imposto de empresas privadas e o PASEP, de organizações públicas.

Como funciona o recolhimento do PIS/PASEP?

O dinheiro para o pagamento do PIS/PASEP é proveniente do Fundo de Amparo ao Trabalhador (FAT). Todas as empresas privadas são obrigadas a recolher mensalmente o PIS. Ele pode ser recolhido de diferentes formas.

As organizações optantes pelo SIMPLES Nacional não precisam recolher o imposto separadamente porque ele está incluso na guia unificada desse sistema. Entenda as formas de recolhimento abaixo:

  • regime cumulativo: o empreendimento não possui direito a crédito. A alíquota é de 0,65% do faturamento, ou seja, da receita bruta da empresa. Em geral, quem opta por esse regime são as companhias do Lucro Presumido, mas há exceções previstas no artigo 10 da lei 10.833/2003;

  • regime não cumulativo: a corporação possui direito a crédito, item a item. A alíquota é de 1,65% da receita bruta. As organizações que escolhem essa alternativa são as do Lucro Real. Da mesma forma, há exceções.

Há também o recolhimento do PIS/PASEP sobre a folha de importação e sobre a folha de pagamento. Esse último caso só se aplica a entidades sem fins lucrativos e corresponde a uma alíquota de 1% do total da remuneração.

Já no caso da incidência sobre a folha de importação, a alíquota para a entrada de bem estrangeiro no país é de 2,1%. Para o pagamento, crédito e entrega de valores para pessoas no exterior como a resposta a serviços prestados é de 1,65%.

Como funciona o saque do PIS/PASEP?

O saque do PIS/PASEP é feito aos poucos, de acordo com o calendário que é divulgado pela Caixa a cada ano. Em 2019, o saque começou a ser liberado em agosto. Os critérios para determinar a ordem dos saques é para quem tem conta no banco em questão, de acordo com a idade. Por exemplo, em 2019, o saque seguiu a seguinte ordem:

  • 19 de agosto: Para quem tem conta na caixa;
  • 26 de agosto: Para quem não tem conta, mas tem 60 anos ou mais;
  • 2 de setembro: Para quem não tem conta na Caixa e tem menos de 60 anos.

Quanto ao direito ao saque, tem esse benefício, quem recebeu, em média, até dois salários mínimos com atividade remunerada por, pelo menos, 30 dias em 2017. Além disso, é necessário estar inscrito no PIS por cinco anos e ter os dados atualizados no RAIS, no ano-base de 2017.

Outro ponto importante é em relação ao valor a ser sacado. Este é relacionado diretamente ao número de meses trabalhados no exercício anterior. Isso significa que quem trabalhou um mês em 2017 irá receber 1/12 do salário mínimo. Ou seja, recebe o valor integral apenas aqueles que trabalharam no ano completo.

Também é importante saber o que acontece se o dinheiro não for sacado. Segundo a Caixa, quando PIS não é sacado, o valor é incorporado ao saldo das cotas. Ou seja, no próximo calendário ele pode ser sacado de acordo com o valor acumulado no PIS do trabalhador.

As mudanças da reforma da Previdência

É importante também ficar atento às mudanças que a reforma da Previdência vai trazer para o PIS.

Enquanto a reforma não traz mudanças em relação ao valor do abono salarial do PIS, existem mudanças em relação à faixa de renda de quem direito a este benefício.

Como dito acima, o limite anterior era para pessoas que recebiam até dois salários mínimos, mas no texto provisório da reforma que foi aprovado em julho, indica que o limite máximo é para pessoas que ganham até R$ 1.364,43, o que equivale a mais ou menos 1,3 do salário mínimo. Até a definição final da reforma, é preciso ficar atento a possíveis mudanças.

NIT, NIS e COFINS

Existem três outras inscrições que são importantes considerar, que tem certa relação com o PIS/PASEP e que geram certas dúvidas para as empresas: o NIT, o COFINS e o NIS.

O que é NIS e qual é a sua relação com o PIS?

O NIS é o Número de Identificação Social, e é gerado pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais, feito pela Caixa. Seu objetivo é ser uma inscrição para todas as pessoas que têm direito a um determinado benefício social do Governo, como o Bolsa Família e diversos outros.

Na verdade, ambos são o mesmo número e tem o mesmo objetivo, identificar as pessoas que têm direito a tais benefícios, mesmo que não haja um vínculo de emprego. A diferença para o PIS é essa, já que a inscrição é feita através da carteira de trabalho assinada por instituições privadas. Ela é gerada no primeiro emprego e usada para quaisquer benefícios administrados pela caixa.

Portanto, se o cidadão tinha uma inscrição NIS ela é cadastrada no PIS, fazendo com que ambas sejam equivalentes. O NIS, passa a ser mais completas, com as informações sobre o empregador no momento.

O NIT

O NIT é outra inscrição importante. O Número de Registro do Trabalhador, é destinado aqueles que não mantêm um vínculo empregatício de carteira assinada, ou seja, é voltado para os profissionais autônomos.

Este número é obtido na Previdência Social, visto que o único benefício que ele garante ao trabalhador é o INSS, através da contribuição feita como Contribuinte Individual, Empregado Doméstico e diversos outros.

Se o profissional que tem um NIT passar a ser funcionário de uma empresa privada ocorre o mesmo que acontece com o NIS, o cadastro passa a ser feito no PIS para trazer as informações sobre o empregador. Porém, caso ele vá trabalhar na iniciativa pública, o registro é feito no PASEP.

Ou seja, isso significa que todos estes números têm certa semelhança complementando o significado um do outro.

O COFINS

O COFINS é um tributo que também costuma andar junto com o PIS, apesar de ser diferente. Sua sigla significa Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social e, na prática, seu objetivo é arrecadar fundos para os aspectos mais básicos da seguridade social. Isso inclui assistência social, previdência e, principalmente, saúde pública.

Portanto, é natural ter certa confusão entre estes dois tributos, visto que ambos são contribuições sociais, porém com um escopo um pouco diferente.

É importante ficar bem atento a relação entre PIS e COFINS, pois o Governo tem um plano para descomplicar um pouco a malha tributária brasileira que é a unificação do PIS e do COFINS em um único tributo, com alíquota no valor de por volta de 11%. Esta proposta ainda está sendo estudada e pode ser o primeiro passo da reforma tributária.

O que é INSS?

O Regime Geral de Previdência Social (RGPS) é planejado pela Secretaria de Previdência do Ministério da Fazenda e executado pelo INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social).

A Previdência é uma espécie de seguro para os casos de doença, acidente, velhice, gravidez, morte e reclusão. Ela é uma remuneração para garantir que o contribuinte e a sua família tenham um rendimento para se manter nas situações de risco social.

Todo trabalhador e toda empresa deve contribuir com a seguridade social. O INSS patronal é a taxa paga pelas organizações à Previdência.

Como funciona o recolhimento do INSS patronal?

INSS patronal pode ser recolhido de duas formas distintas:

INSS Patronal sobre a folha de pagamento

Nesse caso, a contribuição corresponde a 20% do total das remunerações pagas pela empresa, incluindo tanto os trabalhadores fixos quanto os prestadores de serviços. Lembrando que são apenas os pagamentos destinados a retribuir o trabalho, não envolvendo as indenizações ou prestações previdenciárias como o salário-família.

INSS Patronal sobre a receita bruta

É facultativo para empresas de alguns ramos específicos o pagamento do INSS Patronal sobre a receita bruta. Isso significa que elas podem optar pelo pagamento sobre a folha de pagamento ou pelo recolhimento via incidência na receita bruta. A alíquota varia de acordo com o ramo, conforme está indicado a seguir:

  • transportes rodoviário coletivo, ferroviário e metroferroviário de passageiro: a alíquota é de 2% sobre a receita bruta;

  • construção civil e de construção de obras de infraestrutura: a alíquota corresponde a 4,5% da receita bruta;

  • empresas jornalísticas ou de radiodifusão sonora de som e imagem: alíquota de 1,5% da receita bruta.

Como o funcionário pode conferir que a empresa deposita o INSS

Além disso, a empresa faz o o recolhimento do INSS do colaborador, o que é fundamental para o mesmo. Assim, é natural que existam algumas dúvidas se de fato a empresa está o recolhendo.

Por isso, a empresa pode ensiná-lo a fazer a conferência do pagamento. Para isso, basta entrar no site Meu INSS, como dito acima, e conferir o “Extrato Previdenciário”. Lá, constam todas as informações de recolhimento, para mostrar ao funcionário que a empresa está recolhendo da maneira correta.

Entre as obrigações fiscais da empresa, estão as contribuições para a seguridade social e os recolhimentos do programa PIS/PASEP. Neste post, você pôde entender que PIS e PASEP são programas da mesma ordem, porém cada um destinado a uma modalidade de negócio. Foi possível também acompanhar quais são as alíquotas desses impostos e entender como eles são fundamentados.

Além disso, mostramos como se organiza a seguridade social e quais são as alternativas presentes na legislação brasileira para o recolhimento do INSS patronal. Esses  contribuem para o atendimento dos direitos dos colaboradores e para a manutenção da regularidade fiscal e da saúde financeira do empreendimento.

E então? Gostou de saber mais sobre o PIS, o PASEP e o INSS? Aproveite e compartilhe este conteúdo com seus colegas nas redes sociais!