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Caixa dois: o que é e como garantir que você não está fazendo

Caixa dois: o que é e como garantir que você não está fazendo

Caixa dois é um assunto muito comum quando vemos notícias relacionadas ao meio político, lavagem de dinheiro e coisas do tipo. Mas, o que muita gente não sabe é que existe também o caixa dois nas empresas.

Mas afinal, o que é o caixa dois? Será que a sua empresa está livre de cometer esse deslize? E o que fazer para evitar a prática e não cair no pente fino dos órgãos fiscalizadores?

O que é Caixa dois

Caixa dois é o nome de uma estratégia utilizada por alguns gestores de diversas áreas de atuação, pública e privada, e consiste em omitir algumas movimentações financeiras que acontecem dentro do fluxo de caixa da empresa.

Também é chamado de contabilidade paralela porque funciona separado do controle fiscal e contábil original da empresa.

Quem adota esta prática, normalmente, tem o objetivo de burlar a cobrança devida de impostos por parte dos órgãos fiscalizadores. Essa cobrança acontece sempre que é realizada alguma venda e existe a emissão da nota fiscal.

Também pode ser uma tentativa de garantir alguma vantagem financeira em particular, usando para fins pessoais um dinheiro que é, obrigatoriamente, da empresa.

Quem pensa que esse fato é comum apenas em empresas de grande porte, ficaria surpreso ao saber que muitos dos pequenos negócios realizam essa ilegalidade.

Portanto, todas as vezes que um colaborador ou o próprio gestor resolve não lançar alguma venda no sistema, consequentemente, não gerando a nota fiscal, ele está praticando o caixa dois.

É crime?

Sim, o caixa dois é crime porque é a definição simples da sonegação fiscal. Ora, se existe uma lei que exige a emissão de notas fiscais e o pagamento de tributos referentes às vendas realizadas, e alguém não cumpre a lei objetivando um benefício particular, ele está cometendo um ato ilegal.

Quais as consequências do caixa dois

Considerado um crime, o esquema do caixa 2 pode gerar consequências diversas ao empresário, desde uma simples multa até mesmo a prisão. E ainda é prejudicial para as finanças da empresa.

É um fato muito naturalizado em alguns negócios porque existe uma concepção equivocada de que os órgãos fiscalizadores, estaduais ou municipais, não teriam como saber que determinada venda foi realizada.

Entretanto, não é tão simples como parece. Os órgãos fiscais possuem sistemas e outras metodologias de descoberta de fraudes e tentativas de burlar o pagamento de tributos. O cruzamento de dados de cartões de crédito, boletos e informações dos produtos é um exemplo.

Além disso, não são raras as vezes em que esses órgãos recebem denúncias de esquemas de caixa dois. Diante disso, é feita uma fiscalização rigorosa em que pode ser verificada a prática considerada ilegal, gerando um transtorno realmente desconfortável para o gestor.

Uma empresa faz caixa dois?

Sim, o caixa dois nas empresas é real e muito comum, não se restringindo às grandes organizações. Pequenas empresas, quando estão começando, muitas vezes repetem o hábito de realizar vendas sem emitir nota.

Pode ser uma tentativa de pagar menos imposto, fazer uma reserva financeira “por fora”, ou, também pode ser até desconhecimento de que esteja cometendo um ato ilegal. Pode parecer ingênuo, mas é uma realidade.

Então, é muito fácil saber se a sua empresa está fazendo caixa dois. Basta observar se todas as notas fiscais estão sendo emitidas devidamente e se todo o seu fluxo de caixa está sendo alimentado com essas transações.

Como o caixa dois prejudica um negócio

Omitir alguma venda e deixar de gerar a nota fiscal é muito prejudicial para um negócio. Em primeiro lugar, é um crime sujeito a penalidades graves, como já foi dito, podendo resultar, inclusive, na prisão do dono da empresa.

Relação cliente e empresa abalada

Além disso, é uma situação que compromete a idoneidade e o profissionalismo do negócio. O que um consumidor espera da empresa da qual consome um produto é confiança. A relação entre empresa e cliente pode ficar abalada diante de uma situação ilícita.

Desequilíbrio nas finanças

O caixa 2 nas empresas também compromete a saúde financeira do negócio, especialmente se aquele valor for destinado para outro uso que não seja o investimento na empresa, gerando um grande desequilíbrio nas finanças e mascarando a real situação do orçamento.

Risco de fechar as portas

Misturar finanças pessoais e profissionais não é uma boa ideia, como todos sabem. Aliás, o hábito de usar o dinheiro da empresa em benefício particular é um dos motivos pelos quais muitos negócios fecham as portas poucos anos depois de entrar no mercado.

Importância da emissão de NF

A emissão de notas fiscais não é apenas uma obrigação por parte das empresas. Também é uma maneira de dominar as finanças do negócio, manter organizadas as entradas e saídas do fluxo de caixa e de fazer projeções mais realistas dos próximos passos.

Com as notas fiscais completas em mãos, todos os setores envolvidos conseguem saber a situação real da empresa, quais valores logo estarão disponíveis, como anda o fluxo de vendas, quais metas estão sendo alcançadas, o que precisa ser melhorado e outras informações pertinentes.

Como evitar

A emissão de nota fiscal é a melhor maneira de evitar o caixa 2 nas empresas. Não existe uma alternativa diferente a não ser atender àquilo que é exigido pela legislação dos estados e municípios. Cabe ao gestor cumprir as suas obrigações e fazer com que todos os outros responsáveis também sigam as orientações recomendadas por ele.

Também vale analisar as razões que estão por trás da prática do caixa dois e identificar o motivo pelo qual as notas não estão sendo emitidas como deveriam.

Pode ser falta de domínio técnico do responsável, dificuldade em saber qual o tipo de nota que deve ser emitido ou falha na hora de preencher e liberar o documento.

Ao identificar as razões para essa prática fica mais fácil buscar uma maneira de corrigir o problema. Adotar um sistema de emissão de notas fiscais, por exemplo, é uma alternativa viável e eficiente para minimizar os erros e evitar incômodos burocráticos e desnecessários.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é o caixa dois é hora de verificar se a sua empresa está adotando esta prática, ainda que por desconhecimento. Em caso positivo, lembre-se de que se trata de um crime grave de sonegação fiscal e você, enquanto gestor, tem muito a perder com esse hábito que, além de não ser saudável para a empresa, também é uma prática ilegal.

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