6 dicas para gerenciar as suas notas fiscais

Muitas vezes, sobretudo nos negócios de pequeno ou médio porte, o empreendedor assume a função de gerir as finanças da empresa, não apenas porque conta com poucos colaboradores e infraestrutura reduzida, mas também porque deseja, ele próprio, ter uma visão mais completa e controlada da situação econômica do seu empreendimento. Nesse cenário rigoroso, elaborar um gerenciamento ótimo das notas fiscais da empresa, não só as emitidas, como também as recebidas, é uma medida crucial para o fortalecimento e a segurança dos negócios. Gostaria de algumas dicas para gerenciar as suas notas fiscais? Confira!

Observe como clientes e fornecedores agem

Existem alguns clientes que costumam ser inadimplentes, e outros que sempre cumprem bem as suas obrigações na data acordada. Verificar essas informações e categorizar os clientes são ações importantes para que o empreendedor consiga se planejar melhor, controlar o fluxo de caixa de forma adequada e emitir as notas fiscais com os dados corretos, como valores e datas de recebimento. O seu controle financeiro também ficará organizado com as indicações corretas das épocas para pagamento dos fornecedores.

Desenvolva e implemente rotinas de compra e venda

Como as equipes são menores nas pequenas e médias empresas, frequentemente os poucos funcionários que se tem à disposição fazem várias tarefas de compra e venda de produtos. Isso não só pode gerar mais erros de procedimentos e anotações, mas também dificulta o controle do empreendedor sobre os dados referentes a essas questões. Se houver uma harmonização de processos e técnicas aplicadas a cada caso de venda e aquisição de materiais, por exemplo, os custos e o retrabalho diminuirão, e o monitoramento ficará bem mais facilitado.

Adquira um software para emissão e gestão de notas fiscais

Além de compor processos e rotinas modelares, o gerenciamento de notas fiscais e o controle das finanças ficarão bem mais simplificados com a implantação de um programa gestor. Isso vai modernizar todas as ações relacionadas à administração financeira, desde a coleta de dados de fornecedores e clientes até a emissão e armazenamento de documentos fiscais. Além de um controle mais abrangente e confiável, os seus funcionários poderão ter mais tempo livre para se dedicar a outras atividades de maneira mais produtiva.

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Sempre notifique ao contador de sua confiança

Mesmo gerenciando muito bem as suas notas fiscais, as informações devem ser repassadas para o contador, seja ele um funcionário contratado ou um profissional terceirizado. Afinal, todas as movimentações financeiras servem de conteúdo para a boa contabilidade da empresa, o que um software adequado vai fazer com bastante praticidade, já que será viável disponibilizar os dados automaticamente para que o controle de fluxo de caixa e a demonstração de resultados (DRE) sejam rapidamente aprontados.

Armazene as notas fiscais de forma segura

O bom armazenamento das notas fiscais é de extrema importância para inúmeras ocasiões que a empresa venha a precisar delas, como quando vai fechar o caixa ou fará balanços do seu patrimônio. Isso vai facilitar a montagem de um histórico dos documentos, acessar os diversos dados fiscais e confrontá-los com as reclamações eventuais de clientes e fornecedores.

Mantenha um bom relacionamento com os setores certos dos parceiros comerciais

Desenvolver um bom relacionamento com os setores de contas a pagar e receber dos clientes e fornecedores é uma estratégia excelente para o controle das notas fiscais. Nem sempre tudo acontece sem erros, porque nenhuma empresa está imune a falhas, sobretudo se forem humanas. Dessa forma, sempre que forem necessárias alterações nos documentos fiscais, a boa relação poderá facilitar que o expediente sobrevenha sem trâmites burocráticos ou custos adicionais a serem cobrados pelos parceiros comerciais.

Você já implementou algum desses expedientes na sua empresa? Como anda o gerenciamento das suas notas fiscais? Caso nada disso seja ainda uma realidade para o seu empreendimento, quem sabe o quanto uma solução da eGestor poderá ajudá-lo? Entre em contato conosco!

Escrito por eGestor
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