7 dicas para melhorar a organização dos documentos empresariais

É impressionante o volume de documentos que surge durante um dia normal de operação de qualquer negócio. A impressão que dá é que eles vão se multiplicando. E quando percebemos, já existe uma nova pilha destes documentos empresariais ocupando mais espaço sobre a mesa, não é mesmo?

A esse tipo de problema não é dada muita atenção. Até que chega àquela hora de ter que encontrar um comprovante de pagamento que ninguém sabe onde está. Fica todo mundo revirando tudo quanto é tipo de pasta, gaveta e montinhos de papéis até encontrar o bendito comprovante.

Se esta situação é frequente no seu negócio ou se você quer conhecer algumas dicas de como conseguir organizar melhor seus documentos empresariais, veja estas sugestões que temos para você:

1. Defina locais específicos para guardar documentos empresariais

Antes de começar a juntar (ou espalhar) tudo quanto é papel por aí, defina bem o espaço que você vai reservar na sua empresa para armazenar seus documentos empresariais.

É importante que esta área não seja de fácil acesso a quem não deve chegar perto destas informações. Como clientes ou funcionários que não precisam destes documentos.

Além disso, é bom que este espaço reservado tenha condições de segurança e armazenamento. Cuidado com mofo e poeira!

No caso de documentos digitais, a mesma lógica se aplica. Nada de deixar acesso liberado para qualquer um e também trate de utilizar dispositivos confiáveis na hora do armazenamento.

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2. Cuide da integridade dos documentos

Não basta conseguir encontrar os papéis que precisa. É essencial que eles estejam em boas condições. Afinal, documentos empresariais amassados, rasgados e sujos passam uma péssima impressão, além de poderem ser inutilizados.

Por isso, evite ficar dobrando demais o que não precisa ser dobrado. E tente arquivar tudo em boas condições de conservação.

Não deixe papéis expostos. Prefira utilizar pastas, envelopes e sacos plásticos próprios para arquivos. Assim eles vão durar por mais tempo.

Se utilizar algum tipo de elástico, tome o cuidado para que ele não entre em contato direto com o documento. Pois com o tempo essa borracha pode ir derretendo e manchará tudo, sem contar que pode grudar umas folhas às outras.

3. Separe tudo por tipos e pastas

Na hora de organizar os assuntos, a primeira coisa a fazer é conseguir agrupar os tipos de documentos. Coloque tudo dividido por temas, como documentos fiscais, departamento pessoal, contábil, etc.

Depois disso, para cada divisão dessas, faça um outro nível de organização como, por exemplo, comprovantes de pagamentos, notas fiscais, declarações, contas a pagar e receber, certidões e por aí vai. Quando já estiver na última parte destes agrupamentos, mantenha os documentos acomodados por ordem de data.

Essa forma de armazenar tudo em grupos e subgrupos vai ajudar muito na hora em que você precisar encontrar alguma coisa específica.

Para documentos digitais, adote a mesma lógica separando por áreas ou departamento, assuntos e pastas com datas.

4. Indique a data de expiração

Para cada tipo de comprovante ou certidão há um prazo específico de armazenamento. Por isso, é muito importante que você se programe para guardar o que é necessário e desfazer do que só irá te ocupar mais espaço.

A melhor forma de conseguir fazer essa gestão de prazos é anotar em cada documento ou pasta qual a data de expiração. Assim, quando chegar a hora, vai ser bem fácil descartar documentos empresariais que não precisam mais ficar guardados.

Tenha a certeza de fazer esta indicação de maneira segura para não correr o risco de jogar fora o que ainda precisa guardar. Se tiver alguma dúvida sobre isso, consulte a sua contabilidade ou procure mais informações na internet.

5. Digitalize seus documentos e armazene em nuvem

Por mais que seja necessário arquivar alguns documentos empresariais físicos originais, é sempre bom ter cópias digitais.

Elas são mais fáceis de serem enviadas e também oferecem uma segurança a mais quando o assunto é backup (cópia de segurança).

Caso queira, ainda pode fazer o armazenamento dos documentos digitalizados em nuvem. Isso significa manter estes arquivos disponíveis em um drive virtual que pode ser pago ou não.

A grande vantagem de deixar as coisas na nuvem é a possibilidade de acessar o que for necessário de várias formas e lugares ao mesmo tempo: tanto do seu computador no escritório como até mesmo pelo celular.

Além disso, é possível compartilhar o material, permitindo o acesso do que você julgar necessário para outras pessoas.

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6. Crie um índice para seus documentos empresariais

Uma boa maneira de encontrar com mais facilidade as coisas que precisa é utilizar um índice ou criar códigos abreviados para cada categoria ou assunto. Pode ser algo simples, para você ou seu pessoal não ficarem perdidos no processo.

Veja um exemplo: FIN/NF-e/16. Intuitivamente você já deve ter imaginado que estamos tratando das notas fiscais eletrônicas emitidas no ano de 2016 e que estão arquivadas dentro da pasta do Departamento Financeiro.

Avalie qual a maneira mais fácil de entendimento, crie o código para armazenar os documentos e compartilhe com quem for necessário fazê-lo.

Aproveite o tamanho reduzido destes índices para deixá-los anotados em abas e capas das pastas, o que irá facilitar muito na hora de procurar documentos. Se quiser, ainda pode atribuir cores para identificar ainda mais rápido os grupos de assuntos.

7. Use self storage quando necessário

Você deve lembrar de ter visto em um filme estrangeiro alguns galpões parecidos com garagens, com portas coloridas e vários espaços para armazenar qualquer tipo de coisas.

Estas áreas são trancadas com cadeados e só tem acesso quem possui a respectiva chave. Esse sistema é conhecido como self storage. É um guarda-volumes pessoal que pode ser contratado por pessoas físicas e também por empresas.

Sem a necessidade de investir alto numa nova estrutura, é possível alugar pelo tempo que for necessário e utilizar para armazenar o que você quiser. Inclusive aqueles documentos que você não precisa acessar com muita frequência.

O que muita gente não sabe é que existem várias soluções dessas disponíveis também no Brasil!

Se por acaso você está em processo de mudança ou se não tem espaço para guardar um bom volume de papéis, avalie a contratação de um self storage. Talvez seja uma boa opção para resolver o seu problema, mesmo que seja momentaneamente.

Se você gostou destas ideias, deixe um comentário e compartilhe como funciona o processo de organização dos documentos empresariais no dia-a-dia de seu negócio. Quem sabe não podemos lhe ajudar com outras dicas?

Escrito por eGestor
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