Um sistema de gestão online, como o eGestor, é uma grande ajuda na administração do seu negócio, já que ele concentra todas as informações referentes à empresa e aos clientes. Isso evita a entrada de dados duplicados e assegura maior estabilidade ao sistema.

No entanto, a tecnologia tem evoluído muito rapidamente, e a web, que era novidade há um tempo, já é comum na vida dos indivíduos. Hoje em dia, praticamente todas as pessoas possuem um smartphone e podem acessar o ambiente web 24 horas e em qualquer lugar.

Para que sua empresa não perca espaço no mercado, ela precisa acompanhar as tecnologias que surgem. Por isso, investir em um sistema de gestão online é fundamental para agilizar processos e se manter atualizado sobre o que acontece com seu negócio, mesmo que você não esteja presente.

Conheça a seguir nove vantagens que um sistema de gestão online pode trazer para a sua empresa e veja como seu empreendimento pode garantir maior competitividade com esse recurso!

1. Mantém o controle financeiro constante

Em meio a tantas atribuições que um gestor precisa fazer, fica difícil lembrar de todos os compromissos. É preciso acompanhar o fluxo de caixa, lembrar das contas a pagar e a receber etc.

São tantas tarefas, que algumas acabam passando despercebidas e sendo esquecidas. Quem mexe com empresa sabe que isso pode virar um problema.

Ao contar com a ajuda de um sistema de gestão online, é possível emitir relatórios de fluxo financeiro em qualquer hora e lugar, receber avisos sobre recebimentos ou pagamentos, acompanhar o fluxo futuro de entradas e saídas e até contar com um DRE.

Além disso, ao utilizar a totalidade de um sistema de gestão, você pode controlar a comissão dos vendedores, acompanhar onde está o dinheiro a todo momento e saber quem são os clientes inadimplentes, o que já facilita a tomada de decisão com relação à cobrança.

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

2. Vigia o estoque e otimiza os custos

Os ERPs, além de cuidar do registro e acompanhamento de processos, fornecem integração entre setores. No caso do estoque, por exemplo, podemos citar o fato de esse sistema de gestão acompanhar a reserva atual e demanda futura, equilibrando esses dados para que o mercado receba seus produtos e, ao mesmo tempo, não seja preciso gastar com depósitos demasiadamente grandes.

Isso só funciona porque existe a integração entre os setores de estoque, compras, vendas e financeiro. Assim, fazer uma gestão de armazenamento que mantenha a matéria-prima a um nível saudável, evitando grandes gastos e garantindo a entrega para o consumidor, é completamente viável.

Nesse modelo, é possível ainda fazer uso da gestão Just In Time, que nada mais é do que a produção de um produto no momento em que ele é requisitado. Nesse caminho, em vez de ter 100 itens prontos para serem vendidos ao longo de um mês, é mais interessante manter uma produção constante de quatro produtos por dia e poupar o excesso de força de produção e estoque desnecessário.

3. Acompanha as vendas e facilita a criação de métricas

As integrações que falamos acima funcionam de maneira prática em sistemas de gestão online. Veja o exemplo das vendas: no momento em que um cliente realiza a compra, o vendedor colocará o que foi vendido e qual a forma de pagamento.

Apenas esses dois dados já são suficientes para programar futuros recebimentos, analisar a suficiência do estoque na empresa e gerar uma nota fiscal para o cliente.

Outra parte interessante do módulo de vendas é que o ERP pode trabalhar com a curva ABC, o que permite escalar produtos, serviços, clientes e taxa de consumo baseado na lucratividade. Essas informações podem ser passadas ao time de marketing, ou vendas, para promover ações futuras, por exemplo.

Graças a esse acompanhamento contínuo, o gestor tem várias métricas para indicar o desempenho dos colaboradores. Dessa maneira, ele segue a rotina e produção de toda a empresa por meio de gráficos, o que permite a criação de metas futuras muito mais precisas e realistas.

4. Gera nota fiscal eletrônica

Como a praticidade é a alma do negócio, um sistema de gestão online ganha pontos à medida que oferece integrações e módulos úteis à rotina empresarial.

Assim, acrescentar um gerador de nota fiscal integrado ao processo de venda é como matar dois coelhos com uma cajadada só: ao mesmo tempo em que o vendedor preenche o formulário para alimentar o sistema, ele está emitindo a nota fiscal para o cliente.

Para completar, como a nota fiscal fica em formato eletrônico, existe a conveniência de o cliente optar por levá-la impressa no momento da compra ou receber por e-mail. Assim, até uma simples ferramenta como o emissor de nota fiscal eletrônica pode virar um pretexto para aprofundar no relacionamento com o consumidor e suprir suas necessidades.

Quando o cliente escolhe receber a nota por e-mail, uma nova oportunidade surge para o negócio: é possível fidelizar essa pessoa por meio do pós-venda. Como já temos o seu e-mail, basta que seja feito um trabalho eficiente, que busque maximizar o conforto e utilidade do produto adquirido, e pronto; estamos a um passo de fidelizar um novo consumidor.

5. Aumenta a praticidade na geração de boletos

Enquanto alguns clientes preferem dividir no cartão de crédito, outros escolhem pagar boletos bancários. Nessa situação, temos de tomar cuidado para lembrar quantos boletos serão, qual valor de cada um, qual seu vencimento etc.

Não é preciso pensar muito para supor que automatizar esse processo é mais do que essencial. Afinal, cuidar da geração de boletos de alguns poucos clientes é possível, mas manter o controle quando a demanda é grande é algo insustentável.

Seguindo essa linha e o caminho das integrações que já falamos antes, além da nota fiscal, alguns sistemas como o eGestor permitem a emissão e programação de boletos. Isso significa que o cliente pode comprar, detalhar sua forma de pagamento, e o sistema faz o resto do serviço assim que a compra é registrada.

6. Agiliza os processos

Um sistema de gestão reúne todos os processos da sua empresa, como controle de estoque, financeiro, fluxo de caixa, gestão de tarefas e emissão de relatórios. O acesso online permite que você gerencie tudo isso, aonde quer que esteja.

Desse modo, mesmo que viaje e não esteja pessoalmente na organização, você se mantém informado sobre tudo o que acontece e pode intervir a qualquer momento, seja autorizando tarefas, dando novas ideias aos colaboradores ou resolvendo problemas. Assim, os processos se tornam mais ágeis e você economiza o precioso tempo de sua empresa.

Sua equipe não precisa mais ficar parada quando houver algum problema na produção ou algo a ser resolvido. Utilizando um sistema de gestão online, você fica sabendo de tudo que acontece na empresa e, mesmo a distância, pode dar orientações às equipes.

Imagine uma situação em que o gestor precise se ausentar por um dia e, logo de manhã, aconteça um imprevisto na produção, sendo que os funcionários dependem de sua autorização para tomar uma atitude. Se você não possui um sistema de gestão que o mantém atualizado por seu smartphone ou tablet, a produção empresarial pararia por quase um dia inteiro, trazendo prejuízo.

Guia de Otimização de Processos

7. Proporciona maior rapidez na solução de problemas

Problemas que não são resolvidos em tempo hábil atrasam a produção, causando atritos internos entre colaboradores e ainda prejudicando a sua imagem no mercado. Por isso, todos no ramo empresarial sabem que adversidades precisam ser solucionadas o quanto antes.

Se você utiliza o sistema de gestão online, isso se torna mais fácil. Com ele, é possível ter o controle das atividades de todos os setores em tempo real, podendo tomar medidas imediatas ao perceber algum risco aos processos.

8. Entrega informações de qualidade para tomada de decisão

Para tomar uma decisão acertada na empresa, o gestor depende de informações reais sobre a organização e os clientes. Se o administrador não está presente, o que normalmente acontece é que ele é contatado por telefone, fica sabendo dos acontecimentos por meio de um colaborador e precisa tomar alguma decisão com base nisso.

Mas essa prática é muito arriscada, já que o executivo não tem uma visão do todo e pode tomar uma decisão equivocada.

No entanto, utilizando um sistema de gestão online, o gestor pode verificar todas as informações detalhadas e atualizadas sobre a empresa e o cliente, mesmo que ele esteja se locomovendo de um lugar para outro. Com informações certas, ele tem a segurança de tomar decisões adequadas ao contexto empresarial.

9. O sistema de gestão online facilita o planejamento estratégico

Com um sistema de gestão online eficiente, o planejamento estratégico deixou de ser o resultado do elaborado processo de coleta de dados que os gestores fazem. Agora, ele é algo mais preciso, ou seja, é o resultado da análise que os administradores fazem da coleta de dados automatizada que acontece em toda a empresa.

Munido de informações úteis, como as demandas e recebimentos futuros, o gestor poderá apontar o melhor caminho a ser seguido: ações de marketing, investimento no treinamento das equipes de vendas, migração para novo nicho de mercado etc.

Qualquer decisão, mesmo que arriscada e ousada, é um caminho seguro para a empresa, desde que esteja pautada no planejamento estratégico oriundo da leitura e interpretação correta das análises de um sistema de gestão online.

A consequência de todos os benefícios descritos é mais lucro para a sua organização. Afinal, essa ferramenta permite que você a gerencie de onde estiver, agilize processos, aumente a produção, resolva problemas rapidamente e tome melhores decisões. Por isso, o sistema de gestão online é essencial no dia a dia da sua empresa, tornando-a mais competente frente ao mercado e mais competitiva frente à concorrência.

EGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

Escrito por eGestor

O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas.
Teste gratuitamente em http://www.egestor.com.br