Automação de processos: saiba tudo sobre o assunto

1. Introdução

Todo bom empreendedor sabe que, para tornar seu negócio mais rentável, confiável e respeitado pelos clientes e fornecedores, existe um valor que nunca pode ficar de fora das pautas de reuniões e discussões com a equipe: a inovação.

Tirar a empresa do lugar-comum e elevar sua marca (e presença) diante de um mercado tão intransigente e competitivo é medida de ordem para que um empreendimento cresça e atinja bons resultados.

A automação de processos, por exemplo, tem uma parcela de contribuição significativa nessa jornada, pois grande parte das otimizações empresariais é fruto de uma política de gestão preocupada em inovar e melhorar a rotina de operações da organização.

Nesse contexto, a automação de processos é um fator otimizador da estrutura da empresa. Ela atua em diferentes frentes, como na utilização do maquinário, na análise de dados, na manipulação e no armazenamento de informações, nos sistemas e em outros recursos tecnológicos.

Porém, as vantagens da automação vão além, incluindo uma política de aperfeiçoamento que atinge a forma como a companhia lida com seus processos, funcionários, clientes e fornecedores.

Afinal de contas, reduzir os custos operacionais, melhorar a eficiência dos trabalhos e diminuir o desgaste dos colaboradores são, sem dúvida, ações que impactam positivamente um negócio.

Esse conceito surge como uma alternativa inovadora para aqueles que buscam melhorar a execução de suas atividades, alinhando a tecnologia aos demais recursos corporativos existentes, como veremos ao longo deste artigo.

Você conhece a automação de processos? Sabe como ela está ligada à inovação e pode ser um diferencial competitivo valioso para o seu negócio? Não? Então está na hora de mudar isso! Continue lendo e confira, a seguir, tudo o que precisa saber sobre esse assunto!

Guia de Otimização de Processos

2. O que é automação de processos, afinal

Antes de aprofundarmos na temática, primeiramente é fundamental que saibamos o que, de fato, se entende por automação de processos.

Desse modo, o conceito pode ser compreendido como um fator que permite a integração da tecnologia à rotina das organizações, em diversos âmbitos — das tarefas mais simples às mais complexas —, auxiliando gestores, líderes e demais colaboradores na realização mais eficiente de suas atividades.

A automação de processos atua principalmente em procedimentos burocráticos e repetitivos, reduzindo o tempo de execução, o número de erros e, principalmente, o desgaste dos colaboradores com tarefas repetitivas e exaustivas.

Além disso, serve como uma forma de estruturar os dados e as informações do negócio, por meio de sistemas informatizados, de forma a tornar essas informações mais úteis, acessíveis e valiosas para a estratégia corporativa.

Em resumo, a automação de processos é um conceito que tem como finalidade principal simplificar e acelerar a execução de tarefas, principalmente as mais burocráticas, possibilitando uma tomada de decisão mais acertada e economizando tempo (e recursos) da empresa.

3. A importância da automação de processos nas empresas

Como já foi possível perceber, a automação de processos possui características altamente positivas para as companhias. No entanto, é preciso aprofundar ainda mais e conhecer a importância dessa medida para a rotina de uma organização.

Automatizar etapas é, sobretudo, uma maneira de alinhar o dia a dia de trabalho da empresa com as novas demandas do mercado — que, hoje, são pautadas por decisões rápidas, alta produtividade e eficiência.

Dessa forma, torna-se cada vez mais arriscado o cometimento de erros por parte das corporações, já que o mercado está mais acirrado. Nesse ponto, a automação mostra a sua importância, fortalecendo e criando valores elementares para a organização, entre os quais podemos citar:

3.1 Eficiência

Aqui, o principal ponto a ser mencionado é a diminuição da ocorrência de falhas e inconsistências nos processos. Afinal, métodos manuais e burocráticos tendem a ser mais suscetíveis a esse tipo de problema, principalmente em razão do desgaste e da desmotivação gerados pela realização de certas tarefas repetitivas.

Assim, por meio de sistemas de gestão, é possível reduzir o número de processos lentos e manuais no ambiente empresarial, como é o caso do preenchimento de formulários e planilhas, deixando tal tarefa a cargo de um software mais rápido e eficiente, específico para essa finalidade.

3.2 Inovação

A inovação desponta como um dos principais valores possíveis de serem atingidos a partir da automação de processos. Atualmente, as empresas buscam se destacar, sair da zona de conforto, explorar novos ramos e testar estratégias de negócios. E tudo isso só é possível a partir de uma renovação.

Nesse contexto, a automação entra como um fator que potencializa a inovação, pois emprega conceitos que estão mais alinhados à dinâmica do mercado atual, a exemplo da tecnologia da informação, da internet, da computação em nuvem e de tantos outros.

A modernização aparece sempre que a companhia busca melhorar suas atividades a partir de uma atualização, seja empregando novos recursos ou reformulando a utilização dos antigos, com a finalidade de se obter um melhor aproveitamento deles.

De modo geral, os consumidores tendem a avaliar melhor as marcas que se preocupam em inovar e aperfeiçoar a forma de prestar serviços e se relacionar com o cliente.

Assim, ações simples, como centrais de atendimento automatizadas, que encurtam o tempo de resposta, ou mesmo a automação dos processos de compra em e-commerces, por exemplo, tornam o procedimento mais ágil para o cliente.

3.3 Qualidade das operações

Automatizar processos está diretamente ligado à qualidade deles. Afinal, sistemas, máquinas e equipamentos têm capacidades de trabalho, a depender da tarefa, muito superior à do ser humano.

Desse modo, em linhas de produção, a montagem de peças e componentes apresenta qualidade superior se comparada àquela executada por mão de obra humana. Da mesma maneira, processos burocráticos, como elaboração de planilhas e estatísticas, tendem a ser mais eficientes quando automatizados.

Toda essa melhora na qualidade dos procedimentos reflete também em uma maior confiabilidade dos consumidores, que saberão que a marca usa sistemas modernos e menos suscetíveis à ocorrência de problemas passíveis de reduzir a qualidade do produto final.

3.4 Gestão de custos

A redução nos custos operacionais, sem dúvida alguma, está entre os desdobramentos da automação. Isso porque, primeiramente, automatizar significa melhorar o processo produtivo, reduzindo o tempo e o consumo de recursos — daí já é possível perceber tal vantagem.

Mas, além disso, verifica-se uma melhor gestão da mão de obra, que, por sua vez, pode ser reduzida, dada a eficiência dos sistemas usados, ou realocada para outros setores da empresa nos quais haja mais necessidade.

Assim, mesmo que a automação, em um primeiro momento, pareça muito onerosa para a organização, é preciso analisar sua utilidade e o retorno a médio e longo prazo, pois a redução de gastos, com o tempo, pode superar os investimentos. Então, fique atento!

3.5 Sustentabilidade

Trata-se de um tema sensível e bastante discutido no universo empresarial, dada a sua grande importância. Hoje, o aproveitamento de recursos com responsabilidade é indispensável e tem impulsionado a busca por alternativas capazes de alinhar as atividades corporativas a essa nova realidade.

Nesse contexto, a automação de processos também dá a sua contribuição para a sustentabilidade dentro das empresas.

A partir de um modelo voltado à eficiência — que pode ser entendida como produzir mais gastando menos —, os ganhos com o melhor aproveitamento de recursos e a redução do desperdício, em razão da diminuição de erros nas etapas de produção, impactam positivamente o caráter sustentável de uma organização.

Além disso, é preciso mencionar que a automação de processos pode ser utilizada como uma forma de controlar as emissões de poluentes em grandes indústrias, por exemplo, reduzindo os impactos sobre o meio ambiente e evitando problemas com a legislação ambiental.

3.6 Posicionamento da marca

Esse é um dos pontos principais para a automação de processos. Ao falarmos em posicionamento da empresa, nos referimos à imagem que ela passa aos seus concorrentes e, também, para os clientes.

A automação transforma a rotina corporativa, deixando-a mais moderna e tecnológica — e, como se sabe, esses são fatores de grande relevância dentro do cenário empresarial atual.

Desse modo, as vantagens de adotar o método vão muito além das questões de ordem técnica, atingindo também a reputação e a imagem da organização.

Isso ocorre porque, hoje, os consumidores estão mais exigentes e preferem consumir produtos de marcas que possuem uma boa imagem e estrutura, independentemente do tipo de serviço ou mercadoria necessitada.

Portanto, investir em automação é, também, uma forma de direcionar esforços ao reforço dos valores externos da empresa, passando uma maior credibilidade e confiança ao mercado, além de servir com um grande diferencial competitivo.

4. As principais vantagens dessa estratégia

A automação, como vimos, vem se tornando uma realidade mais comum nas empresas, devido à sua grande importância no que diz respeito à otimização de processos.

Para confirmar toda essa relevância, vejamos alguns exemplos de benefícios que as organizações podem experimentar ao automatizar seus processos:

4.1 Maior produtividade

Esse é um reflexo lógico da automação, pois muitos dos processos realizados dentro das empresas ainda carregam um pouco de metodologias manuais antigas e ultrapassadas — principalmente quando se trata de micro e pequenos empreendimentos.

Contudo, essa realidade pode ser convertida a partir da automação e da utilização de soluções modernas, como sistemas de gestão, softwares ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa) e CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), entre outras tecnologias capazes de transformar tarefas complexas em rotinas simplificadas.

A estratégia certamente influi na produtividade corporativa, já que o negócio terá à disposição uma maior integração de setores por meio da tecnologia, o que otimiza diretamente o rendimento, com uma maior agilidade na comunicação e na tomada de decisão.

4.2 Mais integração entre os processos

Automatizar processos torna-os muito mais organizados e escalonáveis, de forma que todas as informações úteis à organização podem ser colhidas e armazenadas por sistemas automatizados.

Dessa forma, a empresa acaba tendo mais controle sobre toda a sua atividade, dada a grande integração que tais recursos podem proporcionar. Em uma indústria, por exemplo, é possível interligar as linhas de produção aos setores de compras, estoque e logística.

Assim, o ciclo produtivo não se interrompe, pois o setor de compras terá as informações precisas sobre a necessidade de algum insumo; a seção de estocagem terá ciência da quantidade de produtos que será produzida; e o núcleo de logística também acompanhará o processo, a fim de se preparar para suprir a demanda.

4.3 Garantia de padronização dos serviços

Com o foco na eficiência, a automação de processos estabelece padrões para o desempenho das atividades, com o objetivo de remover os gargalos de cada etapa.

Assim, a partir da integração promovida pelo conceito, todos os setores trabalham com o mesmo patamar de desempenho, evitando desajustes e a consequente diminuição no fluxo produtivo.

Em empresas que lidam com muitos processos, os quais funcionam como um sistema — ou seja: a execução de uma atividade depende da anterior —, padronizar é uma medida que representa inúmeros ganhos em questão de produtividade e fluidez no andamento das etapas.

4.4 Facilidade no acompanhamento e na rastreabilidade

Indiretamente, a automação é uma forma de organizar e conhecer todos os processos. Afinal, com o uso de sistemas informatizados, grande parte dos dados relacionados aos processos é fornecida aos sistemas de gestão que, por sua vez, atua facilitando o acesso a eles.

Desse modo, acompanhar cada etapa e detalhe da operação se torna mais simples, já que estão documentadas e acessíveis nos sistemas.

Isso economiza tempo na leitura das informações e auxilia uma tomada de decisão mais ágil e estratégica, baseada em estatísticas e dados concretos da organização como um todo ou de processos isolados, estejam eles concluídos ou em andamento.

4.5 Otimização da identificação de falhas

Como um desdobramento do tópico anterior, a automação de processos também otimiza significativamente a identificação de falhas e inconsistências nas atividades da empresa, facilitando, assim, uma rápida correção.

Processos organizados, acessíveis e mapeados são a base para que os gestores, líderes ou responsáveis pelos setores consigam trabalhar sempre de forma precisa e eficiente.

Assim, por exemplo, caso surja alguma situação em que os membros da companhia suspeitem se tratar de algum problema, a identificação se torna mais simples, pois operações automatizadas têm como característica a alta rastreabilidade de falhas e o fácil acompanhamento.

Desse modo, evita-se que a equipe perca tempo testando hipóteses fundadas em dados abstratos para solucionar o impasse, fazendo com que ela comece a se valer de sistemas autônomos para obter respostas rápidas e concretas sobre a questão.

4.6 Redução do tempo entre as atividades

Essa é, talvez, a principal vantagem da automação de processos. Como já indicamos, o fato de a empresa ter sistemas e equipamentos que substituem (ou, pelo menos, reduzem a utilização de mão de obra humana) à disposição já ajuda a encurtar o tempo de execução das tarefas.

É importante mencionar que a automação reflete positivamente na comunicação interna da companhia. Assim, diferentes setores podem se comunicar de forma mais dinâmica e ágil, favorecendo a fluidez nos processos e a agilidade com que ações são executadas.

4.7 Custos operacionais mais baixos

É impossível falar de inovação sem que esse quesito seja mencionado. A redução nos custos operacionais é uma consequência lógica da automação de processos, pois, à medida que o conceito auxilia na identificação de falhas, potencializa os recursos utilizados pela empresa e alinha seus diferentes setores.

De modo geral, no que diz respeito à eficiência, a organização terá todas as suas atividades impactadas positivamente. Assim, o que haverá é um ganho de produtividade, aliado a uma melhor utilização de recursos e insumos — ou seja: gasta-se menos para produzir mais.

5. A automação de processos administrativos

Comum a todas as empresas, os processos administrativos têm um papel essencial para o bom desempenho das atividades corporativas. Todo o suporte às operações, à organização das atividades e a toda a parte técnica passa pelas seções administrativas do negócio.

Muitas vezes, porém, esses setores se veem com dificuldades de lidar com a quantidade de informações que por eles circulam, o que acaba prejudicando a tomada de decisão e o bom aproveitamento de recursos, como o tempo.

Nesse contexto, a automação de operações administrativas surge como uma solução eficiente para acabar com os problemas relacionados à manipulação de dados e às rotinas burocráticas e lentas.

Atualmente, se fala em softwares e sistemas integrados capazes de modernizar o gerenciamento de processos, dispensando os métodos manuais pouco sustentáveis, e de substituí-los por mecanismos digitais, que reduzem a utilização de papel, cartuchos de impressão, envelopes etc.

Além disso, a automação de processos administrativos representa um ganho muito grande quando o assunto é a segurança das informações, pois, como os arquivos importantes (documentos, planilhas etc.) são armazenados digitalmente, os riscos de perda ou desorganização dos dados são reduzidos drasticamente.

6. Como implementar

Dito tudo isso a respeito da automação de processos, agora é preciso mostrar um pouco as questões práticas, principalmente no que se refere ao modo de implementação do conceito.

Para obter o máximo de aproveitamento da automação de operações, é essencial estar atento a certos detalhes e seguir os passos que apresentaremos a seguir:

6.1 Planeje a automação dos processos

Como em qualquer tipo de decisão importante, é vital organizar e planejar bem as suas ações anteriormente, para que imprevistos não ocorram.

No contexto da automação, é recomendado pensar, listar e analisar todos os processos que compõem a empresa — bem como os considerados mais importantes — para, então, decidir sobre a necessidade de implantação do conceito.

Por mais que automatizar seja vantajoso, é indispensável uma análise minuciosa, levando-se em consideração a realidade da organização, assim como seu porte, sua disponibilidade financeira e o prazo de retorno do investimento.

6.2 Faça um mapeamento das operações

Depois do planejamento inicial, é preciso mapear, de forma detalhada e abrangente, todos os processos que tenham um bom potencial de aprimoramento ou que necessitem passar por mudanças urgentemente.

Nessa hora, o recomendado é decidir com base na experiência de todos os envolvidos nas atividades da empresa, de forma que seja possível identificar com precisão os pontos em que pode haver uma melhora na produtividade ou a redução de erros, por exemplo, a partir da automação.

Então, não hesite em sair a campo e consultar seus colaboradores sobre a realidade fática dos processos.

6.3 Comece pelas etapas mais simples

O ideal é sempre começar por aquilo que é mais simples e demandará menos ações para se concretizar. Aquelas tarefas burocráticas e repetitivas, cujo desempenho por humanos pouco agrega valor, pode ser um excelente ponto de partida para a automação.

6.4 Monitore constantemente

Apenas mover esforços para a implementação das ferramentas e dos processos mais sofisticados não é suficiente para que os resultados apareçam. É necessário avaliar como a automação de processos está se desenvolvendo na companhia, buscando sempre entender e conhecer quais são as dificuldades e os impactos gerados.

Desse modo, é preciso definir indicadores precisos de desempenho, que possam mensurar bem as iniciativas, comparando os resultados do contexto atual com os do cenário anterior à automatização das operações.

O recomendado é escolher as métricas mais relevantes para o negócio (ou seja: aquelas que melhor demonstrarão o desempenho da organização). Isso permitirá testes mais confiáveis e um maior controle dos processos.

6.5 Registre tudo o que está sendo feito

Por último, é importante documentar todos os caminhos utilizados, o quanto foi investido, quais foram as dificuldades enfrentadas e os principais resultados obtidos a partir da automação. Dessa forma, será possível medir com mais exatidão o resultado proporcionado para o seu empreendimento.

7. Conclusão

Por fim, como foi possível perceber ao longo deste artigo, a automação de processos aparece como uma solução moderna e necessária para a maior parte das empresas.

Os benefícios que esse conceito proporciona são variados, de modo que, em um mercado empresarial altamente competitivo como o atual, valer-se dele como uma forma de garantir a melhor prestação de serviços e o bom desempenho pode ser visto como uma ação estratégica e inteligente.

Agora é com você: estude bem o assunto e não hesite em investir nessa valiosa prática!

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