Como administrar uma empresa

“Como administrar uma empresa?” Bem, administrar uma empresa não é tarefa fácil. Para isso é preciso dominar técnicas de administração ou ao menos ter um bom conhecimento e se cercar de profissionais extremamente capacitados dentro de suas respectivas funções. Não basta montar uma empresa e deixar que ela flua sozinha, sem ser administrada.

É o administrador o responsável direto pelo sucesso do negócio. Afinal, parte dele envolve o planejamento da empresa, aprovação das estratégias de marketing e da contratação de pessoal, análise de desenvolvimento mensal e decisões firmes que podem mudar o rumo de situações negativas. Por isso, quanto mais ele souber sobre sua função, mais chance terá de sobressair no mercado.

Uma empresa, para conquistar seu lugar no mercado, precisa fazer avaliações periódicas para identificar possíveis falhas no processo. Isso só é possível quando há relatórios e um acompanhamento muito próximo do andamento de tudo.

O administrador determina os valores, missão e visão da empresa. Planeja suas ações, organiza as atividades, direciona os processos. Conhece bem as equipes e sabe delegar aos seus subordinados, para que as tarefas sejam cumpridas.

Guia de Gestão Estratégia

Como Desenvolver um Administrador

Para algumas pessoas, administrar um grupo pequeno com cerca de dez pessoas é fazer o máximo de tarefas sozinho e distribuir funções aos seus funcionários, observando bem de perto seus afazeres para criticar. E não é nada disso. O administrador ideal organiza sua empresa de tal forma, que pode delegar funções aos seus profissionais, para que ela funcione mesmo sem sua presença.

Uma boa fonte de avaliação de uma administração de sucesso é uma franquia. Mesmo quando pequena, faz parte do pacote uma gestão de negócios com todos os detalhes e que devem ser seguidos corretamente para que funcione como as outras empresas.

Logo, para funcionar plenamente, uma empresa precisa ter um plano de gestão e uma administração organizada, para que possa conquistar seu espaço no mercado, com o sucesso almejado. Alguns métodos podem ajudar a desenvolver conceitos que transformam um cidadão comum num futuro administrador:

  1. É preciso despertar o lado gerenciador que há naquele que pretende administrar uma empresa, para que ele possa exercitar seu olhar diferenciado sobre cada detalhe;
  2. Antes de adquirir uma empresa, é preciso perguntar os motivos para a escolha desse tipo de negócio. A missão da empresa tem muito a ver com o objetivo de vida do empreendedor;
  3. Logo no começo, a empresa precisa saber para que ela se destina, que tipo de público deseja conquistar, seus propósitos estratégicos que permitem analisar as oportunidades e recursos futuros. Sem planejamento e propósito, ela não tem meta e nem foco para alçar novos voos a médio prazo;
  4. Felizmente, os novos empreendedores de hoje já começam sua empresa adotando um sistema de gestão. Isso é ótimo até mesmo para suprir uma falta de experiência administrativa, já que nesses softwares há todos os procedimentos necessários para organizar uma empresa, desde estoque, comercial ao financeiro;
  5. Comece já cuidando de sua comunicação interna, para evitar falhas de comunicação. Muitos problemas ocorridos numa empresa são gerados por dificuldade ou ausência de comunicação. Por isso, começar já com um plano para evitar esse tipo de situação é uma ótima iniciativa, que vai acostumar todos os funcionários desde o início, aos rituais de comunicação;
  6. O plano de marketing também é essencial para o pontapé inicial da empresa. O administrador precisa definir ao menos o esboço de uma estratégia, para que um profissional de marketing possa desenvolvê-lo. Essa definição básica permite elaborar ações iniciais para a captação de clientes, para que sejam ampliadas com outras ações em conjunto;
  7. A primeira venda da empresa é para seus futuros funcionários. Quando eles são contratados, precisam conhecer a definição do local que estão começando, seus compromissos e objetivos, para se adequarem a essa realidade.

Formas de Aprendizado

A carreira de Administração de Empresas é uma cadeira da faculdade, da área de humanas e com duração de quatro anos. Há outros cursos com status de terceiro grau, que oferecem ensinamentos mais específicos da administração e possuem duração mais compacta, de cerca de dois anos. Controle de finanças, Recursos Humanos e Logística são algumas dessas carreiras.

Alguns livros são excelentes opções para quem deseja se aprofundar nas tarefas de um administrador. Além de estar sempre a par das notícias do Brasil e do mundo, inclusive os índices econômicos e sobre o ramo de sua empresa, há livros que fornecem bons conhecimentos que podem ser postos em práticas.

Princípios de Administração Financeira – de Lawrence J.Gitman
O livro é uma obra prima das finanças empresariais, apresentando informações sobre planejamento financeiro rico em conteúdo e de fácil assimilação.

O Segredo de LuísaFernando Dolabela
O livro é a narração da história da jovem Luísa, uma jovem do interior e que aos poucos descobre o que é um empreendedor. Assim, o autor apresenta as dificuldades e angustias de um empreendedor, de forma irreverente e leve.

– Pai Rico Pai Pobre – Robert T. Kiyosaki
É o livro mais vendido na área de negócios e já é um clássico, por apresentar numa linguagem de fácil assimilação, a diferença prática entre pessoas ricas, médios e pobres. Seu fundamento é aumentar a visão de oportunidade de negócios.

– Gestão de Custos e Formação de Preços – Adriano Leal
No livro há conceitos de estratégia, contabilidade e finanças, perfeitos para organizar as contas. Há uma ajuda extra para usar uma calculadora financeira e mais de 150 exercícios práticos.

– Os Axiomas de Zurique – Max Gunthen
É um livro mais técnico, cujo enredo explica como os banqueiros suíços conseguiram ganhar dinheiro. Seu foco principal é o investimento geral.

Mas de todos os livros indicados, antes de mais nada é crucial conhecer as obras de Peter Drucker, considerado o pai da teoria da administração. Deixou 39 livros que trouxeram uma verdadeira revolução em como gerir uma empresa. É a partir do pensamento de Drucker que surgiu a forma como são organizadas as empresas.

Dentre seus ensinamentos está o de fazer o gestor compreender a importância de se estar no mesmo lado da mesa em que os clientes estão. Também afirma que para uma empresa crescer, há de se trabalhar com os melhores do mercado, todos com o mesmo foco.

Como Administrar uma Empresa em Crescimento

O crescimento de uma empresa não é obra do acaso e sim baseado em trabalho e estratégia. A eficiência de uma administração se mostra em cada detalhe diariamente. O processo de crescimento é também de mudança, não só do negócio, mas também do empreendedor, que acaba servindo de exemplo para seus funcionários pela sua dedicação e empenho para que tudo dê certo.

Até que a empresa comece a dar lucro e tudo esteja funcionando plenamente, é necessário fazer sacrifícios e se dedicar integralmente até que isso aconteça.

Logo no início a empresa já se define como aquela que deseja se manter no mercado ou a que quer crescer e expandir. Para ter a segunda opção é preciso ajustar os processos administrativos, as equipes, o fluxo de caixa e os preços de venda, de acordo com a realidade do mercado, dos clientes e da empresa. O foco e ter um bom faturamento, cada vez mais clientes e ir abocanhando cada vez uma fatia maior entre a concorrência.

Administrando a Empresa na Prática

É de responsabilidade da administração, o controle das seguintes funções:

– Controle de Estoque: O estoque é muito importante para uma empresa, principalmente quando há comércio de mercadorias. Ele deve ser controlado com rigor, desde seu pedido ao fornecedor, sua entrada e cadastro na empresa até sua saída, com a emissão da nota fiscal. Com uma organização detalhada, a empresa evita perdas e roubos e pode ter exata noção do que tem, do que precisa e quando há material obsoleto.

– Gestão Financeira: Controla o caixa, entradas e saídas, investimentos, custos, despesas, contas a pagar e receber, impostos e tudo que possa movimentar o dinheiro da empresa, direta ou indiretamente. Em geral, é realizado com software de gestão, que permite um controle máximo de tudo.

– Recursos Humanos: Mesmo que a gestão de recursos humanos esteja direcionada para outros funcionários, o administrador precisa estar ciente de todo o processo, para que possa montar sua equipe de acordo com o projeto da empresa. Desde a criação da vaga, a definição do perfil desejado e seu processo seletivo, a contratação de um funcionário é crucial para o bom andamento da empresa. A escolha de profissionais qualificados e eficientes, que possuam controle emocional para ter uma boa relação interpessoal e comprem a ideia da empresa, faz a diferença entre o sucesso e o fracasso.

– Marketing: O administrador precisa ajustar com seu departamento de marketing, o tipo de público que deseja atrair para sua empresa e, principalmente, a imagem que julga ideal para a marca. O marketing certo traz sucesso e lucro, já o errado pode destruir a boa reputação de um negócio.

– Vendas: Não basta quantidade e sim qualidade nas vendas. Isso significa que vender para ter uma boa margem no final do mês, mas da maneira errada e causar uma rejeição, pode causar prejuízo à frente. O administrador traça com o gestor da área, uma abordagem mais segura e envolvente, que facilita o pós venda.

Um Controle de Finanças Pleno

Não deixe que a empresa vire uma bagunça financeira. Para isso, o primeiro passo é não misturar as finanças, contas bancárias e despesas jurídicas com as pessoais. A chance de causar problemas é imensa e o mais adequado é que não haja não haja vínculo e os recebimentos para o empreendedor seja feito com pró-labore ou divisão de lucros. Mas caso aconteça este deslize, é de extrema importância que o administrador anote em alguma planilha o valor que movimentou seja do orçamento jurídico, seja do pessoal.

É importante ficar atendo aos indicadores, as variáveis de cada mês e o quanto as despesas estão realmente ajustadas ou dispendiosas. Enxugar os custos é cortar exatamente o que é desnecessário ou ultra dimensionado. Além de gerar uma economia e melhorar o lucro da empresa, uma quantidade reduzida de informações facilita a melhor compreensão de todas as despesas. Um bom exemplo é pesquisar a concorrência entre empresas de telefonia e internet que pode apresentar uma boa diferença de preços e promoções.

Sem disciplina, a área financeira não rende. Ações impulsivas, distrações e falta de controle levam as finanças ao caos. Todas as empresas precisam de análises mensais, mas para as pequenas e micro, o ideal é conferir diariamente. Para realizar esta documentação é muito mais recomendável a utilização de softwares de gestão, como o eGestor, que oferece diversos recursos para o administrador, como controle de estoques, fluxos de caixa, emissão de notas fiscais e relatórios eletrônicos.

Um dos fatores mais importantes para se ter uma boa reputação entre clientes e fornecedores é cumprir prazos. Desde as datas previstas de entrega do produto até pagamentos de faturas, controlar as datas de pagamento e programar mantém a pontualidade dos compromissos. No caso de um recebimento parcelado é importante contar com o dinheiro só depois que efetuada a parcela, pois podem haver casos de inadimplência. Da mesma forma em relação as despesas, só contar com a saída de determinado valor após efetuado o pagamento, assim se tem uma noção exata do orçamento em caixa e a data na qual ele sofrerá alterações.

Planilha de controle de estoque gratuita para download

O Estoque Perfeito

Todos os produtos que entram na empresa precisam ser registrados no sistema através de uma identificação criada para ele ou seu próprio código de barra. Dessa forma, o administrador pode saber quantos itens possui no estoque, quanto tempo ele está lá e seu valor de entrada e saída.

O estoquista tem um perfil específico de uma pessoa disciplinada, atenta e observadora, além de ser de confiança. Ele ficará atento as datas de vencimento e poderá organizar o espaço físico de acordo com algumas regras criadas por ele, como separação de cor, tamanho, maior saída e ordem cronológica. E mesmo entre eles, o produto com data de vencimento mais próxima precisa estar na frente. Dessa forma, todos os produtos novos ficam atrás dos mais antigos para que não haja o erro de comprar algo que está prestes a vencer.

É função do estoquista a realização um inventário anualmente ou quando houver uma necessidade específica. Um inventário serve para contar quantos produtos há no estoque, comparar o código de barra dele com o registrado na entrada e saída, conferir a data de validade. No final, com o resultado pode-se verificar a quebra do estoque, com produtos excedentes e que podem ter um novo direcionamento no setor de vendas.

Para estoques que possuem um fluxo maior, pode-se fazer o inventário rotativo, realizado apenas em alguns grupos do estoque. Ele evidencia possíveis falhas da operação ou furtos.

O comprador deve se basear no histórico de compras do estoque para fazer as compras. Quanto um determinado produto sai em média por mês e por esse motivo, quanto deve ser comprado para que não sobre, mas também não falte. Estoque parado é perda de dinheiro, assim como o estoque defasado pode acabar afugentando o cliente que quer comprar materiais para pronta entrega. Apesar da função ser do comprador, o administrador deve acompanhar todo o processo.

Quando um produto tem pouca saída, além do dinheiro sem movimento ele também ocupa um espaço que poderia ser preenchido com outro produto, mais rentável. Faça uma queima de estoque, liquide esses produtos e não perca nem dinheiro e nem espaço mais.

A negociação com os fornecedores é a parte crucial da compra e muitas vezes é o próprio administrador quem toma a frente do negócio. Conquistar bons preços em materiais de qualidade, prazos maiores de pagamentos e pacotes promocionais são as armas da negociação.

Um software como o eGestor, é capaz de cuidar de praticamente todas essas funções citadas, sem erro ou atrasos. Além de poupar tempo com preenchimento de planilhas e envio de relatórios, ele é capaz de fazer tudo isso automaticamente.

O Marketing Eficaz

É fato: sem marketing a empresa não sai do lugar. Ela precisa que saibam de sua existência, sua qualidade e o produto que oferece. E não basta só saber, o cliente precisa se encantar. Indo mais além, o cliente ideal é o que está plenamente satisfeito e indicando a empresa como referência a todos ao seu redor.

Não há mágica, há sim uma boa estratégia para que isso aconteça. Afinal, se o bom trabalho de marketing atrais clientes e os chamados leads (possível futuro cliente), o mal afasta e causa desconfiança. Claro que uma gerencia de marketing não faz uma campanha para causar prejuízos a empresa, tudo que ele quer sempre é ganhar. Mas por vezes, devido a falta de experiência ou até de talento, ele pode cometer erros graves e inesquecíveis para a rede já tão viralizada, por isso é de fundamental importância a presença de um profissional qualificado na produção de marketing de conteúdo e na definição de suas estratégias e objetivos.

É um grande erro quando o empresário de uma pequena ou micro empresa acredita que marketing sirva apenas para organizações de maior porte. O pequeno empreendedor precisa sobressair dos demais e ser reconhecido, mas só com o marketing isso pode ser viável.

Isso explica porque há tanto interesse a uma marca, enquanto ignoram uma similar. Fazer acontecer, conquistar uma boa reputação e fidelizar os clientes é tudo que uma estratégia almeja receber em troca.

O profissional de marketing precisa ter amplo conhecimento do mercado atual e suas tendências, fazer uma análise constante de seu cliente e seu poder aquisitivo, estudar a concorrência e investigar a demanda, além de ter perspectivas de futuro da empresa.

Para melhor compreender e direcionar a equipe, é função do marketing a gerência do produto, a definição de preços junto com o comercial, onde ele deve ser distribuído, a publicidade e apoio às vendas.

Parecem muitas atribuições para um só setor, mas como lançar um produto sem saber se há demanda? E qual é o momento certo para colocá-lo no mercado? A gerência de produto identifica as necessidades do mercado e repassa a administração para que seja desenvolvido um produto que a supra. Seu lançamento também é cuidado com rigor, para que cause o impacto desejado com o público alvo. Sem um planejamento adequado, especialistas no assunto e estratégia, nada disso seria possível.

E um método bastante utilizado para descobrir quem seria o potencial cliente é a definição de personas que são personagens fictícios criados para representar os diferentes tipos de usuário dentro de um alvo demográfico. É uma ferramenta usada para segmentar o mercado. Com a definição de personas se sabe mais precisamente o perfil do cliente que a empresa vai buscar e quem pode se tornar um possível comprador de seu produto ou serviço, é uma visão muito mais abrangente em relação a definição do público alvo, por exemplo, e é um dos pilares no planejamento de marketing de uma empresa.

O marketing ajuda a definir o valor do produtos, já que ele avalia os custos de produção, impostos, margem de lucro e valor médio da concorrência, para que não seja nem muito abaixo e nem muito acima do esperado. Assim como a distribuição adequada, com um mapa onde o público alvo está localizado, para que ele seja encontrado.

O apoio que o marketing dá as vendas é fundamental para que ela atinja seus objetivos, auxiliando com números, relatórios, material físico de divulgação e suporte nas estratégias. O pós-marketing também é responsável pela manutenção do cliente e sua fidelização. Executado, é de vital importância a mensuração dos resultados obtidos pelo: o que pode melhorar e o que funcionou nas ações.

Funcionários: Os Primeiros Clientes

Uma pergunta paira na mente de um empreendedor preocupado: como encontrar os funcionários certos para minha empresa? Mesmo com uma predefinição do perfil para a função, é muito complicado conseguir selecionar o melhor candidato no meio de tanto marketing pessoal.

Entre impulsionar a empresa com uma boa escolha ou adquirir mais um motivo para dor de cabeça, tudo é a escolha certa. O primeiro ponto é compreender que há profissionais qualificados e que fazem a diferença e os que apenas querem cumprir sua carga horária e receber o salário.

Aqueles focados em crescer na carreira são os mais dispostos a trabalhar e fazer o melhor para a empresa. Seu comportamento é mais objetivo, entusiasmado e que já vai preparado para a entrevista mostrando seu conhecimento sobre a marca e a vaga proposta. O que deseja apenas bater ponto tem um comportamento mais acomodado, disperso e com frases de efeito.

Para atrair bons candidatos, cuida da imagem da empresa. Faça um anúncio bem escrito, sobre o perfil da função e também do que tem a oferecer ao profissional indo além dos benefícios financeiros como oportunidade de carreira, feedbacks e companhia de outros profissionais talentosos.

Com as mídias digitais atualizadas, o candidato realmente interessado irá acompanhá-la e conhecer um pouco mais sobre a filosofia do local, além dos produtos e o perfil. Aproveite o espaço também para valorizar sua equipe interna, apresentando para os clientes quem faz a diferença. Essa é uma excelente forma de motivar o profissional que já está na empresa, estimular o que deseja entrar e aproximar o cliente para a figura humana dos profissionais que atuam no negócio.

E assim como uma divulgação do produto deve ter uma estratégia definida de local onde deve ser exposto, oferecer uma vaga de emprego também deve estar no local mais adequado e que encontre as pessoas desejadas. As redes sociais profissionais são as mais indicadas, pela sua crescente procura.

Cuidado com as ciladas sobre os adjetivos a serem requisitados. Ter habilidades é ótimo, mas ter vontade de aprender é muito melhor. Isso inclui qualidades como ambição em ter uma carreira de sucesso, inteligência emocional para saber lidar com as dificuldades, conflitos, relações interpessoais, organização e responsabilidade. Com uma boa entrevista, é possível captar se o candidato possui esses requisitos.

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