Como funciona a tecnologia de segurança para emissão de nota fiscal?

Não há dúvida: a nota fiscal eletrônica (NF-e) já faz parte da rotina de grande parte das empresas. E não é à toa: o sistema de emissão de documentos na modalidade eletrônica foi desenvolvido com o objetivo de otimizar e qualificar as práticas internas nas empresas, além de facilitar o trabalho do Fisco.

Para te ajudar a entender isso, preparamos este artigo especial com dicas e informações sobre o funcionamento dessa tecnologia de segurança para emissão da NF-e.

Aqui, você vai conhecer como funcionam os processos de emissão da nota fiscal eletrônica, o que é o formulário de segurança e todos os fatores que estão relacionados à segurança das informações do emitente e do destinatário da mercadoria. Interessado? Então, acompanhe!

O Formulário de Segurança e a tecnologia da nota fiscal eletrônica

O Formulário de Segurança é um papel especial, criado pelo Convênio ICMS 58/95 com o objetivo de atender às situações em que o emitente da nota fiscal é, simultaneamente, o impressor e emissor da nota fiscal.

Assim, desde o surgimento da nota fiscal eletrônica — momento em que grande parte das empresas passou a emitir e imprimir, ao mesmo tempo, as suas notas fiscais — as regras relacionadas ao Formulário de Segurança também mudaram.

Hoje, só podem adquirir e utilizar os Formulários de Segurança os contribuintes detentores de Regime Especial e aqueles emitentes de documentos eletrônicos para impressão de DANFE, relativa à nota fiscal eletrônica emitida em situação de contingência.

A DANFE, por sua vez, é um documento fiscal emitido em situações nas quais o software de emissão não consegue estabelecer uma conexão com os servidores da Secretaria da Fazenda do Estado.

Nesse caso, para que o contribuinte não fique impossibilitado de emitir o documento em razão de qualquer problema técnico, torna-se possível a emissão da nota fiscal eletrônica em modo de contingência.

Além disso, com as mudanças trazidas pela nota fiscal eletrônica, foi desenvolvido um novo formulário de segurança, então chamado de Formulário de Segurança para Documentos Auxiliares. O objetivo era o de diferenciar os tipos de papel que eram utilizados para emissão da nota fiscal modelo 1 dos Documentos Auxiliares.

Com isso, surgiram dois formulários distintos:

  • FS-IA: formulário de segurança original, seguindo as regras e parâmetros anteriores ao do surgimento da nota fiscal eletrônica;
  • FS-DA: novo formulário de segurança, criado para uso exclusivo de DANFE e DACTE.

As regras relacionadas aos formulários de segurança FS-IA e FS-DA são definidas pelo Convênio ICMS 96/2009 do Conselho Nacional de Política Fazendária. Além dele, o Ato da Comissão Técnica Permanente (Cotepe) do ICMS nº 6/2010 traz as regras com as especificações técnicas de fabricação dos formulários.

De forma geral, essas regras estabelecem que o formulário só pode ser obtido pelo contribuinte por meio de um fabricante credenciado pela Comissão Técnica Permanente do ICMS ou de uma gráfica devidamente cadastrada junto ao Fisco estadual, para realizar a distribuição do formulário de segurança.

Além disso, a fim de evitar qualquer tipo de problema de falsificação, o papel fabricado para o formulário deve atender a todas as regras de segurança previstas na legislação. O empresário pode ter acesso à relação de estabelecimentos credenciados para fabricação de Formulários de Segurança acessando diretamente o site do Confaz.

O preenchimento e a emissão de DANFE via Formulário de Segurança

É importante ressaltar que o formulário de segurança adquirido para emissão de Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica não pode ser utilizado com nenhuma outra finalidade. Além disso, confira algumas dicas de emissão da DANFE em contingência utilizando o Formulário de Segurança:

  • a emissão da DANFE em contingência no Formulário de Segurança deverá ser feita em duas vias: uma delas deverá acompanhar a mercadoria em trânsito, enquanto a outra deverá ser arquivada na empresa para apresentação ao Fisco;
  • assim que for sanada a contingência, o contribuinte é obrigado a transmitir para a Secretaria da Fazenda do seu estado o arquivo digital gerado durante o período de contingência;
  • um formulário de segurança que contenha a expressão “nota fiscal” não pode ser utilizado para impressão de DANFE.

E vale destacar que o método para aquisição do Formulário de Segurança não varia de um estado para o outro, sendo as regras válidas para todo o território nacional. Nesse sentido, vale a pena ficar atento à legislação, e em caso de dúvidas, buscar a orientação de um contador.

Etapas de credenciamento e definição do sistema emissor de NF-e

Além do formulário de segurança — uma ferramenta importante na tecnologia de segurança para emissão de notas fiscais eletrônicas — outras questões relacionadas à segurança da empresa devem ser citadas. Entre elas, destacamos o correto credenciamento na Secretaria da Fazenda e o uso de um software de emissão de qualidade.

Credenciamento na Secretaria da Fazenda

A empresa que vai emitir notas fiscais eletrônicas deve estar cadastrada na Secretaria da Fazendo do estado onde a mesma está instalada. E o procedimento desse credenciamento pode variar de uma região para outra, logo, é importante que a empresa busque a orientação de um contador a fim de seguir as regras determinadas pela legislação do seu estado.

Software de emissão de nota fiscal eletrônica

Parte da segurança envolvendo a emissão de notas fiscais está na escolha do software que vai emitir esses documentos. Quanto a isso, a dica é que a empresa contrate um fornecedor sério, que tenha experiência no mercado e ofereça um produto que possa ser adaptado às necessidades do cliente.

Um bom sistema permite que a sua empresa tenha controle dos processos e dos documentos fiscais emitidos, podendo elaborar relatórios com facilidade e simplificando o preenchimento de informações das notas fiscais.

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A importância do Certificado Digital na segurança da nota fiscal eletrônica

Outro fator importante relacionado à segurança das informações e à tecnologia da nota fiscal eletrônica é o Certificado Digital.

Para manter a segurança das empresas e das informações por ela emitidas, é imprescindível estar a par da tecnologia de certificação. Assim, conhecer essa ferramenta e saber utilizá-la nos processos internos permite a automação de processos com mais segurança.

Além disso, a emissão de notas fiscais eletrônicas exige uma certificação digital, que deve ser emitida sob o amparo da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP Brasil.

Esse certificado digital foi criado justamente com o objetivo de emitir notas fiscais eletrônicas com segurança e liberdade, garantindo uma comunicação segura e eficiente com a Secretaria da Fazenda do Estado. E vale mencionar que, a cada comunicação mantida entre a empresa e a SEFAZ, é feita automaticamente uma verificação de validade do conteúdo do Certificado Digital.

Por fim, vejamos algumas dicas para a hora de escolher o seu certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas:

  • invista em um bom sistema de emissão de notas fiscais — ele faz toda diferença na segurança das suas informações;
  • antes de adquirir um certificado digital, consulte a empresa responsável pelo seu sistema de emissão e verifique a compatibilidade do software com os certificados A1 ou A3.

Como vimos, é imprescindível que o empresário conheça e esteja atento à tecnologia de segurança e às regras do formulário de segurança para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Isso qualifica os processos e facilita a organização das rotinas.

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Escrito por eGestor
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