Como gerenciar as minhas notas fiscais?

Controlar as finanças de uma organização é um trabalho minucioso, pois por meio delas consegue-se observar com clareza se as ações que estão sendo tomados têm surtido os efeitos esperados. E é extremamente importante que o profissional responsável por esse setor tenha conhecimentos claros sobre as informações geradas para que decisões precisas possam ser tomadas nos momentos oportunos, afim de que o negócio cresça cada vez mais.

O problema é que nem sempre há uma estrutura de pessoal adequada para suprir todas as demandas da organização, e os próprios empresários assumem esse importante papel, principalmente nas pequenas e médias empresas (PMEs). E para dinamizar esse trabalho, falaremos neste post sobre como gerenciar as notas fiscais que entram e saem de sua empresa, de forma a tornar a sua atividade muito mais eficiente. Descubra mais sobre esse assunto seguindo a leitura:

Utilize um sistema de controle sobre as entradas e saídas das notas fiscais

Como dito anteriormente, nem sempre existe nas PMEs um departamento específico de compras e recebimentos. Por isso, fica fácil perder o controle das informações financeiras advindas das notas fiscais recebidas e emitidas. E para que isso não ocorra, o ideal é automatizar o processo com softwares de gestão para que haja um procedimento efetivo e rotineiro sobre essa questão.

A emissão de notas fiscais por meio de um sistema eletrônico, torna muito mais dinâmico o dia a dia do profissional que cuida das questões financeiras da organização. Por meio dele, você não precisa ficar digitando as mesmas informações dos fornecedores e clientes inúmeras vezes. É possível criar um banco de dados para utilizá-lo sempre que necessário. Por meio dele, você também tem um controle mais efetivo das entradas, saídas e devoluções que ocorreram.

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Crie uma rotina

Sempre que uma compra for feita, o responsável pelo financeiro da empresa deve ser informado. Quando o produto chegar ou o serviço for prestado, a nota fiscal deve ser analisada, afim de se verificar se os valores são condizentes com os orçamentos e contratos. Estando tudo certo, o documento pode ir para o setor responsável pelos pagamentos.

Mas antes de quitar a nota, verifique a autenticidade dela. Confira no site da prefeitura emissora a veracidade do documento e se a correção dos impostos está certa. Ao tomar esses cuidados, você evita problemas tributários e financeiros no futuro.

Esteja alinhado com o seu contador

Não se esqueça de que todas as notas ficais geradas ou recebidas devem ser repassadas à contabilidade da empresa, seja ela interna ou terceirizada. Mais uma vez, os sistemas de gestão financeira auxiliam muito nesse repasse, pois, por meio deles, podem ser gerados relatórios para demonstração de resultados e fluxos de caixa.

Ter o controle, não somente das notas fiscais, mas de todas as operações financeiras e tributárias da sua empresa, otimizará as rotinas administrativas e fará com que os processos fluam de maneira mais eficiente e correta. Outro ponto importante a ser trabalhado é o relacionamento com os setores de contas a pagar e a receber das instituições fornecedoras e dos clientes. Isso ajudará em casos de ser necessário fazer algum tipo de correção ou de aumentar prazos.

E agora que você aprendeu como gerenciar melhor as suas notas ficas, “mãos à obra”! Ficou com alguma dúvida? Escreva para a gente!

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Escrito por eGestor
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