Como otimizar o tempo de emissão de notas fiscais

Escrito em: 02/12/14
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Por registrarem a transferência de propriedade sobre mercadorias, a execução de uma atividade comercial ou uma cessão de valor monetário, as notas fiscais são documentos de extrema importância. Por isso, essas notas constituem instrumentos essenciais para a conferência do governo a respeito da adequada arrecadação de tributos, diminuindo, assim, a sonegação fiscal dos contribuintes.

Porém, ainda que a emissão de notas fiscais auxilie na gestão das finanças empresariais, as operações que envolvem essa emissão acabam, muitas vezes, atrapalhando as vendas naqueles horários de maior circulação de clientes. E é exatamente por isso que vale a pena conferir nossas dicas para otimizar a geração de notas fiscais, de forma que se possa respeitar a lei e continuar com os bons serviços de seu negócio. Ficou curioso? Então acompanhe agora mesmo nosso artigo e aprenda a dinamizar esse processo:

Faça um cadastro dos clientes

Esse é um expediente bastante válido para se desenvolver com aquelas pessoas físicas ou jurídicas que costumam, rotineiramente, contratar com você. Possuir os dados gerais desses consumidores habituais em seus arquivos — como nome, endereço e números dos documentos — já agiliza bastante o preenchimento das notas fiscais, economizando, assim, um precioso tempo.

Implemente rotinas de compra e venda

Se a sua empresa for de pequeno ou médio porte, vale a pena elaborar certas regras e formas de processos para as tarefas internas. Isso porque, em empreendimentos com equipes menores, é muito comum que os funcionários acumulem funções variadas dentro da empresa, o que pode gerar diversos tipos de erros. Assim, quando o gestor pensa em determinar a rotina de afazeres em certa maneira e cadência, além de facilitar o controle dos procedimentos, vai agilizá-los e diminuir o retrabalho. E essa padronização de práticas serve também para a emissão de notas fiscais.

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Automatize o gerenciamento das notas

Em vez de preencher manualmente as entradas dos formulários de suas notas fiscais — o que aumenta as chances de erro no processo, além de custar muito tempo para sua equipe —, implemente um software para gerenciar suas notas fiscais. Os benefícios são inúmeros! Esse recurso ainda pode integrar outras funcionalidades, como a gestão de estoques, o cadastro dos clientes, a realização de lançamentos no fluxo de caixa da empresa, a preparação de relatórios e etiquetas e a expedição de ordens de serviço, por exemplo.

Além de gerenciar com muito mais exatidão as notas fiscais, o controle das finanças e de suas mercadorias será mais otimizado e simples a partir da aquisição de um programa gestor. As vantagens são estendidas a seu time de funcionários, que terá mais tempo para se empenhar na execução de outras tarefas dentro da organização.

Arquive as notas em um disco virtual

Criando um recurso informatizado para suas notas fiscais, você ainda poderá ter a chance de, a depender da solução tecnológica implementada na sua empresa, resguardar os arquivos das notas fiscais em um disco virtual. Isso vai permitir que tanto o gestor como os funcionários possam acessá-los de onde quiserem, de modo a acompanhar o andamento da gestão nos desktops da empresa ou por meio de dispositivos móveis, como seus tablets e smartphones. Isso possibilita mais agilidade nos casos de necessidade de ajustes ou reimpressão de notas, por exemplo.

Agora nos conte: como acontece a emissão de notas fiscais em seu empreendimento comercial? Você já adotou algum desses recursos em seu negócio? Comente aqui e compartilhe suas experiências conosco!

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<a href="https://blog.egestor.com.br/author/pedro-henrique-escobar/" target="_self">Pedro Henrique Escobar</a>

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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