Em um mercado saturado de concorrentes e com clientes cada vez mais seletivos, como o de hoje, é indispensável ter uma boa estratégia para otimizar o tempo.

Desse modo, é possível aumentar a produtividade do time de trabalho e, consequentemente, garantir melhores resultados.

Um estudo conduzido e divulgado pela Microsoft, que contou com a participação de 28 mil pessoas em 200 países (incluindo o Brasil), revelou que, por semana, um funcionário é improdutivo por 17 horas — mais de dois dias comuns de trabalho.

De acordo com a mesma pesquisa, dentre os principais motivos, estão os objetivos pouco claros, falta de comunicação interna, procrastinação e o excesso de reuniões ineficientes. Coisas simples que devem ser repensadas com urgência.

Além disso, grande parte das pequenas e médias empresas (PMEs), hoje, ainda não sabem como fazer gestão de tempo, gastando muitas horas com o excesso de burocracia e processos mal estruturados. Tudo isso, claro, prejudica o desempenho do empreendimento.

Pensando nisso desenvolvemos um post especialmente para você. Continue lendo e veja como otimizar o tempo e garantir a produtividade de PMEs. Boa leitura!

1. Crie um sentido de urgência nas atividades

O senso de urgência diz o quão depressa uma atividade deve ser concluída pela equipe interna, influenciando diretamente na produtividade de cada colaborador. Prazos longos, objetivos mal definidos, falta de acompanhamento e feedback são os principais vilões nesse caso.

A noção de urgência deve ser compartilhado como parte da cultura organizacional, e não apenas atribuído as atividades mais importantes. Ele afirma que nenhuma atividade demora mais que um dia, ou uma semana, ou um mês — se for realmente complexa — para ser concluída.

Para isso, é importante atribuir prazos curtos a todas as tarefas, cobrar constantemente pelos resultados e evitar qualquer coisa que possa distrair o trabalho. Isso não vai desmotivar a equipe, pelo contrário, vai tornar cada colaborador mais concentrado e produtivo.

Guia de Gestão de Equipes

2. Defina metas relevantes e desafiadoras

Boas metas contribuem para alinhar o time de trabalho, fazendo com que todos os funcionários foquem nos objetivos desejados pela empresa. Desse modo, é possível evitar possíveis distrações, garantindo uma maior produtividade.

Infelizmente, muitos gestores ainda não sabem como definir metas inteligentes e, quando conseguem, não sabem criar incentivos que estimulem os funcionários na busca pelos resultados. Assim, de uma forma ou de outra, os objetivos não são atingidos.

Metas de sucesso possuem cinco principais características, elas são objetivas, relevantes para o crescimento do negócio, desafiadoras, alcançáveis pela equipe e com tempo muito bem definido — geralmente quinzenal ou mensal.

3. Implemente tecnologias eficientes

Também é possível otimizar o tempo e garantir a produtividade de PMEs com o uso das tecnologias corretas, fazendo com que todo o trabalho se torne mais simples, seguro e ágil. Hoje existem tecnologias para as principais atividades, tais como emissão de NF-e, estruturação de processos e gestão de metas. 

Com o uso da tecnologia correta, por exemplo, é possível compartilhar documentos, assinar eletronicamente, alinhar os funcionários sobre metas internas, acompanhar em tempo real os resultados do empreendimento. Tudo isso contribui para mitigar os erros internos e elevar os resultados da firma.

Com o uso de um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, por exemplo, é possível economizar tempo com a emissão de notas em qualquer lugar, trazendo flexibilidade, sem precisar gastar tempo com instalação e atualização de sistemas.

4. Elimine toda a burocracia desnecessária

A burocracia existe para tornar as atividades de qualquer instituição mais segura, porém seu excesso pode prejudicar o desempenho da empresa, tornando todas as tarefas mais demoradas. Além disso, também afeta o relacionamento com o público-alvo.

Para eliminar a burocracia, é necessário investir em pessoas proativas, eliminar o uso excessivo da papelada diária e estruturar melhor os processos internos. Não há motivo para manter a empresa cheia de regras, é só perda de tempo.

Além disso, também é possível eliminar as reuniões que ocupam o lugar na agenda dos funcionários. Algumas empresas fazem reuniões todos os dias pela manhã, algo que não tem necessidade. Agende reuniões semanais ou quinzenais, não mais que isso.

5. Otimize os processos internos

O processo é uma ação continuada, são passos para se chegar a um objetivo desejado. Assim, existem processos para venda, para faturamento de mercadorias, recrutamento e seleção de pessoas, etc. Quanto mais simples e estruturado, melhor!

Os processos internos podem (e devem) ser melhorados constantemente. Infelizmente, muitos gestores caem no comodismo e não inovam nas atividades, tornando tudo mais complexo e demorado.

Para otimizar os processos e, consequentemente, ganhar tempo e produtividade, é importante eliminar toda etapa desnecessária. Se o processo de faturamento é composto de sete etapas, por exemplo, reduza-o para apenas quatro ou cinco.

Guia de Otimização de Processos

6. Bloqueie as distrações

Algumas vezes o funcionário está focado em suas atividades, produzindo como o desejado e, quando menos se espera, alguma distração tira seu foco e então não consegue mais produzir como antes. Isso é muito mais comum do que se imagina.

Existem diversas coisas que podem tirar a atenção de um colaborador, seu e-mail corporativo, as redes sociais, conversas paralelas com os colegas de trabalho ou mesmo o excesso de reuniões. Assim, é importante que se crie políticas internas sobre o assunto.

Pode-se desenvolver políticas de uso das redes sociais, por exemplo. Algumas empresas liberam, outras preferem proibir completamente. O ideal é educar os funcionários sobre o uso moderado e desenvolver ações corretivas para serem usadas, caso necessário.

7. Mantenha os funcionários qualificados

Funcionários bem treinados conseguem produzir mais e melhor, trazendo uma série de benefícios para a gestão do empreendimento. Logo, manter o time de trabalho qualificado é uma ótima forma de otimizar o tempo e garantir a produtividade.

Todo e qualquer capacitação deve ser definida com base em uma sistêmica avaliação de desempenho, buscando identificar quais conhecimentos e habilidades devem ser aprimoradas.

O treinamento pode ser dentro ou fora da corporação, presencialmente ou a distância — fica a critério da empresa.

8. Delegue atividades

Um dos principais motivos pelo qual uma empresa acaba perdendo muito tempo é o fato de centralizar demais as atividades em seus líderes, deixando-os sobrecarregados de atividades. Desse modo, saber delegar tarefas é algo muito importante.

Além de descentralizar as decisões e melhorar a fluidez dos processos, delegar tarefas dá mais tempo livre aos líderes para tomada de decisões estratégicas e demonstra confiança na equipe de trabalho, deixando os funcionários mais motivados.

Para fazer isso com sucesso, é necessário conhecer muito bem a equipe de trabalho — para saber quem realmente possui as competências necessárias —, treinar o funcionário para executar sua nova atividade e, o mais importante, estar disponível para suprir qualquer dúvida existente.

Essas são as principais dicas para otimizar o tempo e garantir a produtividade de PMEs. Basta colocá-las em prática! 

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Escrito por eGestor
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