Dicas para otimizar o planejamento financeiro

A importância de obter um controle financeiro dentro de qualquer empresa é crucial. Isso porque sem a organização e o planejamento das finanças fica complicado administrar tudo. Algo pode passar despercebido e prejudicar a saúde financeira do seu negócio.

Empresas menores, geralmente, optam por métodos mais rentáveis para fazer esse controle, muitas vezes sendo feito por algum sócio ou pelo próprio proprietário.

E, no início, isso é ok, de certa forma é até necessário. Porém, ao passo que a empresa cresce, fica cada vez mais complicado dar conta de tudo. Portanto, no fim, torna-se imprescindível estruturar um departamento financeiro para cuidar desta parte.
Este departamento, então, fica responsável por planejar os investimentos, os lucros e os riscos da empresa. Internamente, é comum que se estabeleça uma divisão de tarefas entre o setor. Existe tesouraria, contabilidade, fiscalização e gestão de contas, riscos e impostos, além de mediação com o cliente. Todas as partes devem trabalhar em harmonia a fim de encontrar estratégias para otimizar o crescimento financeiro da empresa e procurar diminuir os impactos dos possíveis gargalos.
Ei, mas e como isso é possível? Fica tranquilo que hoje vamos te apresentar algumas formas para otimizar o departamento financeiro da sua empresa.

Dedique um tempo para planejar

Essa dica parece clichê mas, assim como nós (como pessoas), toda empresa precisa de planejamento. No controle financeiro, mapear os gastos fixos é algo básico e imprescindível pois, a partir daí, será possível projetar investimentos, como no mercado imobiliário. Outro caminho é o da análise de dados visto que, com isso, é possível mapear e entender o mercado, ver os índices de inadimplência nas suas diversas categorias. Isso possibilita que a empresa tome decisões com mais segurança e precisão.

Seja semanal, mensal ou anual, é indispensável determinar um planejamento, que considere uma ordem de prioridades e trace metas importantes.

Planejar com eficiência requer organização

Já entendemos a importância de estruturar um planejamento, agora: onde fazer isso? A verdade é que existe um leque enorme de possibilidades e métodos e o mais importante é escolher aquele que melhor se adapta à sua rotina e ao seu tipo de negócio.

Apesar disso, a fim de facilitar esse processo, selecionamos algumas plataformas que podem se tornar boas opções.

Microsoft Excel

Clássico! Talvez seja a plataforma mais utilizada para fins de organização entre os gestores de finanças: é prática, simples e permite uma boa visualização do que está acontecendo. Além disso, é bastante personalizável permitindo, por exemplo, segmentação por cores e criação de tabelas diferentes da que já é oferecida.

Saber manusear o Excel é praticamente um pré-requisito para empregadores. Hoje existem incontáveis tutoriais aqui na internet para te capacitar, basta pesquisar em qualquer plataforma de busca.

Trello

O Trello vem conquistando o seu espaço entre o gerenciamento de projetos, principalmente, de empresas e equipes. A plataforma não é muito voltada para finanças, porém não significa que não possa ser adaptada à essa temática.

Uma boa possibilidade de uso é voltada para o setor de fiscalização e controle de contas, funcionando quase como uma agenda. Lá é possível organizar as tarefas da semana, dividindo-as por data e, então, ir adicionando vencimentos de contas, contas pagas e assim por diante. A ferramenta também permite fazer diferenciamento por cores, além de adicionar descrição, anexar arquivos, comentários, entre outros.

Planner financeiro

Um planner financeiro consiste em uma ferramenta um pouco mais complexa de gerenciamento de finanças. É composta por listas e calendários (semanais, mensais e anuais) que permitem, dentro do possível, organizar um planejamento de curto a longo prazo.

Acordos de Nível de Serviço

Não é uma plataforma mas, sim, um método. Consiste em um acordo feito entre a empresa e o cliente, permitindo que haja um alinhamento entre ambos a respeito da prestação de serviços. E por que isso é importante para otimizar as finanças? Porque, através do controle do que está sendo entregue, é possível identificar com antecedência possíveis gargalos e, assim, projetar estratégias para otimizar suas consequências.

Controle de atividades

Em toda empresa é importante que haja comunicação e um alinhamento das atividades: os times precisam estar conectados entre si. Ou seja, o departamento financeiro precisa saber o que está acontecendo no departamento de marketing, por exemplo, como está se efetivando a captação de clientes.

Da mesma forma e, talvez, ainda mais importante, precisa haver comunicação clara e direta entre o departamento financeiro e o chefe da empresa. Este, por sua vez, precisa (repito, precisa!) coordenar e orientar o time ao passo que as informações vão sendo passadas a ele. Essa é a peça-chave para que haja uma boa fluidez no departamento financeiro.

Playbook

É comum, entre as empresas, haver uma movimentação de funcionários/estagiários e se tornar necessário “capacitar” profissionais novos cada vez.

Portanto, para tornar esse processo menos prejudicial para o bom desempenho do departamento financeiro, existe a possibilidade de criar um playbook. Toda empresa deveria adotar a elaboração de um.

Playbook, resumidamente, é um documento que reúne informações valiosas sobre como a empresa conduz os seus processos. Passos a passos, tutoriais sobre a utilização das plataformas adotadas pela empresa, dentre outros, enfim.

Automação de processos

A internet é maravilhosa, não é? Nela você pode encontrar softwares de automação para certos processos que os executam e armazenam dados preciosos para sua empresa. Essa também é uma forma de potencializar o departamento financeiro.

Analise qual é a dimensão da sua empresa e, portanto, qual a real necessidade dela. Depois procure por software de gestão empresarial e avalie qual é mais adequado para você. O plano ideal pode estar a um clique!

Outras possibilidades

BPO

Ideal para empresas que precisam lidar com muitas questões e optam por automatizar alguns dos seus processos. Business Process Outsourcing seria, na tradução para o português, uma espécie de terceirização de processos de negócio. É, portanto, uma estratégia utilizada para otimizar o fluxo de processos exteriores ao core business da empresa e, assim, conseguir focar no que importa mais.

Ou seja, em outras palavras, “quem olha para todos os lados não enxerga detalhe algum”. Fica complicado lidar com tanto e ainda projetar o crescimento do seu negócio, né?! Para implementar o BPO na sua empresa, especialistas sugerem alguns passos, começando pelo mapeamento da organização e a definição dos processos terceirizáveis.

CSC

O conceito de um Centro de Serviços Compartilhados teve início nos Estados Unidos por volta de 1970 e chegou ao Brasil nos anos 90. Atualmente a maioria das grandes corporações usa essa ferramenta para, principalmente, alinhar os processos entre as equipes.

É, portanto, ideal para empresas maiores que possuem sedes espalhadas e precisam manter a harmonia entre os diversos setores.

Portanto, para uma boa fluidez no departamento financeiro, no mínimo três atributos são imprescindíveis: comunicação harmônica, organização e automação de processos (todos possíveis). Para sua empresa decolar você precisará adotar ferramentas de tecnologia e um sistema CRM é uma boa pedida. Esses sistemas integram todos estes atributos em uma só plataforma, lhe ajudando ainda mais no andamento desses processos. As vantagens são indiscutíveis.

Escrito por eGestor
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