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Emissão da NF-e: saiba os principais erros neste processo e como evitar

Escrito em: 19/04/21

Duplicidade de evento, preenchimento incorreto, certificado transmissor sem CNPJ, CPF do Destinatário não cadastrado, total do PIS difere do somatório dos itens sujeitos ao ICMS e inúmeros outros. Esses são os erros na emissão da NF-e que podem levar a empresa a sérias complicações com os órgãos fiscalizadores.

Por muito tempo as notas fiscais foram vistas como “pedacinhos de papel” cujo objetivo principal era informar o quanto de impostos as empresas estavam pagando. Mas muita coisa mudou desde a implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Essa passou a atuar como um importante documento no controle das operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços no país e na sua correta tributação.

Vejamos os 6 principais erros na emissão da NF-e (e como evitá-los!):

1. Não manter o cadastro atualizado de clientes

Pode parecer um procedimento simples, mas muitos empreendedores não dão a devida atenção ao processo de manter um cadastro de clientes atualizado. O que pode levar a erros na emissão da NF-e.

Seja na hora de realizar a emissão da NF-e ou de simplesmente consultar dados importantes sobre os clientes, empreendedores e responsáveis pela gestão fiscal acabam se auto sabotando, encontrando dificuldades em realizar todo o processamento – já que não têm em mãos todas as informações necessárias.

Por isso, é fundamental manter um cadastro organizado e com todas as informações importantes que deverão compor a emissão da NF-e, como: CNPJ, Inscrição Estadual ou Municipal, endereço completo, telefone, CEP e demais dados.

Além das informações cadastrais é preciso dar atenção redobrada quanto aos dados para o cálculo tributário. Esses incluem o tipo de regime tributário do comprador, se é cliente final ou não.

2. Não cadastrar um e-mail válido do cliente

Um cadastro atualizado de clientes garante que a empresa esteja realizando a emissão da NF-e com maior segurança. Por isso, além das informações anteriores, é importante não esquecer de cadastrar um e-mail válido do cliente para o recebimento do arquivo XML.

Com isso, todos os XML das notas fiscais emitidas serão enviados para o e-mail do cliente, garantindo que a empresa não seja autuada pela não transmissão da NF-e ao destinatário.

Além disso, serve como um meio de comprovar todas as operações realizadas, uma vez que a legislação tributária obriga a guarda de documentos fiscais por um período de 5 anos. Por isso, fique atento a cada detalhe!

3. Pensar que a DANFE é a Nota Fiscal

Esta é uma confusão muito comum no dia a dia das empresas no processo de emissão da NF-e: pensar que a DANFe tem a mesma importância que a Nota Fiscal Eletrônica. Um grande equívoco!

A DANFe (Documento Auxiliar de NF-e) corresponde a uma versão simplificada do que está expresso na nota fiscal. Portanto, ela não é uma nota, e não tem validade jurídica.

Em geral, a DANFe é utilizada em casos de contingência, onde não é possível apresentar a NF-e. Por exemplo, quando a mercadoria é transportada e o motorista precisar levar um documento que comprove o tipo de operação que está sendo realizada, levando assim a DANFe como um documento acessório da NF-e.

A grande diferença da Nota Fiscal Eletrônica em relação a DANFe é que esta é um documento fiscal, ou seja, o arquivo XML tem validade jurídica. Inclusive, por ser assinado digitalmente, as informações do responsável pela emissão estão contidas na NF-e, o que garante autenticidade e não repúdio ao documento.

Importante!

No caso de divergências entre os dados contidos na NF-e e da DANFe, as multas podem chegar a 100% do valor da operação.

4. Erros de registro de produtos para emissão da NF-e

Erros na emissão da NF-e podem estar diretamente relacionados a inconsistências no cadastro dos produtos, como dados incorretos da classificação tributária, NCM ou alíquota das mercadorias. No caso da Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM, o problema pode ser ainda maior.

A NCM é uma chave numérica de 8 dígitos e que cada um dos números corresponde a uma informação sobre o produto, como o grau de finalização, a família à que pertence, se é um item acabado ou em finalização, entre outros.

É através da NCM que a Receita Federal determina o tratamento tributário que deve ser dado a cada item registrado, desde a alíquota do imposto até a opção pelo sistema de substituição tributária. Fica claro que quaisquer erros de registro ou o não preenchimento dessa chave ocasiona problemas em toda a cadeia tributária da nota fiscal.

Vale destacar que para evitar erros na emissão da NF-e é preciso que o processo de faturamento esteja alinhado ao regime tributário adotado pela empresa e também pelo cliente. Assim, a tributação pode ser calculada corretamente e os créditos devidamente apurados.

E para não cair nas armadilhas de registrar incorretamente os produtos leve em consideração:

  • Máxima atenção ao cadastrar um item novo;
  • Fique atento a NCM, verificando se a sequência numérica corresponde ao produto;
  • Confira a classificação tributária da mercadoria;
  • Mantenha os cadastros atualizados;
  • Verifique se há a incidência de IPI.

5. Não adotar um sistema de emissão da NF-e

Em 2017 foi anunciada a descontinuidade dos emissores gratuitos de NF-e, disponibilizados pela SEFAZ. Dessa forma, foi necessário partir para emissores pagos, uma vez que a emissão da NF-e é uma obrigação e não pode ser interrompida.

Com a adoção de um software de emissão de notas fiscais todos os processos passam a ser realizados automaticamente. Além disso, é possível integrar o sistema aos demais departamentos da empresa, automatizando as notas de entrada e saída da empresa com os processos de compra e venda.

Entre as principais vantagens de um sistema de emissão de notas fiscais se destacam:

  • Atualização automática dos cadastros e cálculos;
  • Preenchimento automático das informações – sem precisar digitar as notas uma a uma;
  • Alíquotas de acordo com predefinições;
  • Possibilidade de cópia por e-mail;
  • Integração com faturamento e cobrança;
  • Validação de XML através da assinatura eletrônica.

6. Esquecer de corrigir a NF-e

Na correria do dia a dia podem ocorrer erros na emissão de NF-e ou situações adversas – como desistência de uma compra. O que muitos empreendedores desconhecem é que cada caso tem suas particularidades e um prazo determinado para a requisição. O grande erro é desconhecer o que fazer em situações como essa.

No caso de notas fiscais com erros de digitação ou dos cálculos fiscais, ou mesmo se o cliente desistir da compra, é possível cancelar a NF-e antes do envio da mercadoria, no prazo máximo de 24 horas, contados a partir da autorização da nota – uma vez cancelada, a NF-e não pode ser recuperada.

Já para a correção da Nota fiscal, o prazo é de até 30 dias, podendo nesse caso, ser realizada mais de uma vez. Esta opção é realizada para a regularização de algum erro ocorrido na emissão da NF-e, desde que não seja: o valor do imposto (base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor de operação ou prestação), os dados cadastrais (mudanças do remetente ou destinatário) e a data de emissão ou de saída da mercadoria.

E aí, nosso post foi informativo? Acompanhe outros textos no nosso blog e fique por dentro de mais dicas sobre nota fiscal eletrônica!

Ebook Nota Fiscal Eletrônica - Emissão da NF-e
Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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