Guia completo com tudo o que você precisa saber sobre notas fiscais

Praticamente todo empresário, mesmo que seja bastante experiente, costuma ter dúvidas sobre notas fiscais. Afinal, é comum que o dono da empresa concentre suas energias em setores mais estratégicos para o negócio, como as vendas, a expansão de mercado e os serviços ou produtos.

Porém, a gestão dos processos contábeis — incluindo as notas fiscais — é um fator imprescindível para que a corporação esteja em ordem e o mais alinhada possível. Isso evita problemas referentes à legislação, por exemplo, já que ela pode mudar constantemente. Ou seja, é preciso se preparar para que esse aspecto não se torne um empecilho para a empresa.

Além disso, lidar com as notas fiscais no dia a dia exige organização. Caso não conte com uma solução automatizada, você pode gastar muito tempo e energia somente para emitir as notas, fazendo com que a empresa perca eficiência e produtividade.

Já deu para perceber que esse assunto não pode ser ignorado, não é mesmo? Por isso, é hora de esclarecer as principais dúvidas sobre notas fiscais, desde sua origem até a emissão. Vamos lá?

Origem e importância da nota fiscal

A nota fiscal é um documento que surgiu com o objetivo de registrar uma transferência de propriedade, seja sobre um bem ou sobre uma atividade comercial (prestada por uma empresa a outra empresa ou a uma pessoa física). Sempre que a nota fiscal registra transferência de dinheiro entre as partes, ela também tem a função de recolher impostos.

Por isso, seu uso correto se torna ainda mais importante. Caso a empresa não utilize as notas fiscais corretamente, ela pode pagar impostos a mais ou a menos. Nos dois casos, o empresário sai no prejuízo, seja por diminuir a lucratividade ou por ficar sujeito a multas.

Para que serve uma nota fiscal

Como mencionamos, a nota fiscal é responsável por registrar uma troca de valor ou propriedade. Ela oficializa todos os vínculos financeiros de uma organização, criando um histórico que pode ser consultado pelo Fisco, pela empresa e pelo cliente.

Tecnicamente falando, a nota fiscal é um documento que comprova a compra e a venda de mercadorias e serviços, transferência de bens, devoluções de mercadoria, doações, entre outras operações.

Dessa forma, ela protege a relação entre negócios e clientes, garantindo os direitos e deveres de cada uma das partes, assim como o pagamento dos tributos relacionados à transação. A não utilização de nota fiscal é considerada sonegação.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Atualmente, a maior parte dos municípios emite Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e, como é chamada, é um documento digital que cumpre a mesma função da nota fiscal em papel. Porém, tanto sua emissão como seu armazenamento acontecem eletronicamente.

A Nota Fiscal Eletrônica pode ser usada para documentar operações de circulação de mercadorias, prestação de serviço entre partes e prestação de serviços de transporte. Vale destacar que a Nota Fiscal Eletrônica faz parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). A validade dessas notas é garantida por uma assinatura digital (token).

A Nota Fiscal Eletrônica substitui a nota fiscal em papel?

Hoje, a NF-e substitui o modelo A1/1 de nota fiscal, utilizado nas relações entre empresas. É importante lembrar que a Nota Fiscal eletrônica jamais substitui o Cupom Fiscal ou a nota fiscal do consumidor.

No entanto, as diferentes modalidades da Nota Fiscal Eletrônica foram criadas para substituir, gradualmente, as notas físicas. A NF-e surgiu para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, usadas nas prestações de serviço e operações de venda. Está relacionada à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

A NFS-e, por sua vez, foi criada para substituir a Declaração de Serviço. Trata-se de um documento exigido pelo município e que tem relação com a cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS). Já a CT-e foi desenvolvida para substituir diversos documentos exigidos para o transporte de cargas (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27).

Quais são os principais benefícios da NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica traz uma série de benefícios não só para o emissor, mas para todas as partes envolvidas. Para o empreendedor, especificamente, os principais benefícios são:

  • As informações são transmitidas de forma mais rápida e prática;
  • O processo é simplificado, facilitando o trabalho operacional no dia a dia;
  • Os custos com papel são reduzidos, assim como os gastos com transporte e armazenamento da documentação fiscal;
  • Em alguns casos, há desconto no IPTU e ICMS para o contribuinte vendedor (quem emite a NF-e);
  • A incidência de erros no processo diminui bastante;
  • A empresa passa a ter maior transparência e credibilidade no processo fiscal, evitando uma série de possíveis problemas com o Fisco;
  • O tempo necessário para a emissão de notas fiscais diminui, fazendo com que a empresa se torne mais produtiva e eficiente, podendo investir esse mesmo tempo em outras tarefas;
  • O tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira é reduzido, facilitando o trabalho da empresa;
  • As obrigações acessórias são simplificadas — por exemplo, há a dispensa de AIDF.

Além desses benefícios para quem emite notas fiscais, a NF-e traz vantagens para quem compra. Isso também pode favorecer a sua empresa ao lidar com fornecedores. Alguns dos pontos observados nesse sentido são:

  • O número de erros de escrituração diminui;
  • Com o uso dos meios eletrônicos, o relacionamento com os fornecedores se torna mais fácil e prático;
  • Ao receber mercadorias, não há mais necessidade de digitalizar as notas fiscais;
  • A empresa passa a receber antecipadamente a informação da nota fiscal eletrônica e, com isso, pode planejar a logística com antecedência.

Certificado Digital

Você já se perguntou como as informações da Nota Fiscal Eletrônica são garantidas? Isto é, como saber se o documento realmente é confiável, mesmo não sendo uma nota física? A resposta é o Certificado Digital. Por meio dele, a NF-e é assinada digitalmente, assegurando sua validade como documento fiscal.

É o Certificado Digital que confirma a autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica, garantindo que foi realmente a sua empresa que emitiu o documento. Sem o certificado, as empresas não têm como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica válida. Portanto, contar com a certificação é imprescindível.

Talvez você também se pergunte como a validade do Certificado Digital é assegurada — essa é outra questão extremamente válida. No Brasil, existe um órgão chamado Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Ele é responsável pela estrutura de emissão de chaves públicas e faz a mediação entre as partes que realizam uma transação utilizando certificados digitais.

O ICP conta com uma série de práticas e procedimentos para garantir que o certificado digital seja válido e que o sistema seja confiável. O Comitê Gestor do ICP-Brasil é quem estabelece as normas e critérios para licenciamento de Autoridades Certificadoras (AC), Autoridades de Registro (AR) e outros prestadores de serviços de certificação.

Isso garante que, ao adquirir um Certificado Digital, as empresas contarão com um serviço válido e reconhecido em todo o Brasil.

Como obter o Certificado Digital

O Certificado Digital pode ser obtido junto a qualquer Autoridade Certificadora, desde que esta seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Para isso, o primeiro passo é pesquisar sobre empresas que oferecem o Certificado Digital (tomando o cuidado de verificar se são credenciadas).

A partir daí, você notará que existem diferentes tipos de certificação. Para a emissão de notas fiscais, você precisará do e-CNPJ. Esse Certificado Digital funciona como um CNPJ virtual, sendo utilizado para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, transmissão de escrituração fiscal digital e obrigações acessórias.

Os preços podem variar dependendo do fornecedor do Certificado Digital. Depois de escolher de qual Autoridade Certificadora você comprará a certificação, basta fazer o pedido e efetuar o pagamento.

Diferença entre nota fiscal e recibo de pagamento

É comum que haja confusão entre nota fiscal e recibo de pagamento. Cá entre nós, são tantos documentos que às vezes fica fácil se atrapalhar, não é mesmo? Por causa disso, é importante compreender as diferenças entre um e outro, já que eles possuem funções diferentes.

O recibo é um documento não oficial, ou seja, não serve para a arrecadação de impostos do governo. Isso não significa que ele não seja importante. Sua função é comprovar o recebimento e o pagamento, garantir os deveres e direitos de compra ou venda — tanto para quem emitiu como para quem recebeu.

O recibo também comprova o montante que foi pago. Basta pensar no que acontece quando você paga uma conta em parcelas por meio de cheques ou carnê. Para cada parcela é gerado um recibo atestando a quantia correspondente àquele pagamento.

Portanto, o recibo não substitui a nota fiscal e não tem a mesma validade junto ao Fisco, ok? Consequentemente, uma empresa jamais poderá deixar de emitir a nota fiscal simplesmente pelo fato de já ter emitido um recibo.

Ao contrário do recibo, a nota fiscal comprova (em termos tributários e legais) a existência de um ato comercial (de prestação de serviço ou compra e venda de mercadoria).

Quem precisa emitir notas fiscais

Como mencionado anteriormente, uma empresa que está obrigada a emitir notas fiscais não pode deixar de fazê-lo, já que a ausência de emissão é considerada sonegação. Porém, existem casos em que o empreendedor não é obrigado a emitir nota. Confira:

MEIs

Quem trabalha como microempreendedor individual (MEI) não é obrigado a emitir notas fiscais quando vende ou presta serviço para pessoas físicas. No entanto, caso você trabalhe atendendo empresas (pessoas jurídicas), a emissão da nota fiscal é obrigatória.

Além disso, é preciso ficar atento à necessidade ou não do uso da Nota Fiscal Eletrônica. Quando a atividade do MEI é mercante (venda de produtos), sempre que houver emissão de nota fiscal deve haver o uso da NF-e. Nesse caso, os impostos a serem pagos são federais e estaduais.

Já se o MEI for prestador de serviços, deve pagar impostos federais e municipais (no caso deste, o Imposto Sobre Serviços — ISS). Por conta disso, o MEI deverá observar se o seu município exige a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.

PMEs

Ao contrário dos microempreendedores individuais, as micro, pequenas e médias empresas são obrigadas a emitir nota fiscal em todas as vendas ou prestações de serviço. Já a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica se dá de acordo com o município e tipo de atividade, assim como ocorre com o MEI.

Se a sua empresa vende mercadorias para outras empresas, a NF-e é obrigatória, não importa o tipo de produto. Já quando a empresa vende para o consumidor final, a nota fiscal pode ser tanto eletrônica como física. No caso das prestadoras de serviços, é preciso consultar a exigência ou não do município em relação à Nota Fiscal Eletrônica.

Autônomos e freelancers

Os profissionais autônomos ou freelancers não têm a obrigação de emitir nota fiscal, devendo trabalhar com o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI), sua denominação atual. Nesses casos, o profissional não pode ter vínculo empregatício com a empresa.

Ao finalizar o trabalho, o autônomo ou freelancer deve emitir o RPCI, podendo receber o valor da atividade contratada. Esse tipo de recibo é encontrado em livrarias e deve ser preenchido pelo prestador de serviço. O RPCI também pode ser emitido de uma pessoa física para outra pessoa física.

Do valor a receber, o profissional precisa deduzir a contribuição à Previdência Social (INSS) e, dependendo da situação, o Imposto de Renda. Outra opção é emitir nota fiscal avulsa. Nesse caso é necessário cadastrar-se na prefeitura da sua cidade. Para essa modalidade, o município desconta o valor correspondente ao tributo municipal, o ISS.

Fim do emissor da Sefaz

Até pouco tempo, a Secretaria da Fazenda (Sefaz) oferecia um emissor gratuito de notas fiscais

Com ele, o empreendedor não precisava, necessariamente, ter custos para emitir suas notas. No entanto, desde janeiro de 2017 esse emissor não recebe mais atualizações e não está mais disponível para download.

A mudança ocorreu como uma consequência natural da evolução da gestão financeira, tributária e empresarial no Brasil. O emissor da Sefaz era bastante simples e, muitas vezes, não atendia aos requisitos necessários no dia a dia de um negócio.

As organizações passaram a, cada vez mais, utilizar softwares e sistemas especializados na emissão de notas fiscais. Geralmente essas plataformas são integradas com os sistemas de gestão, facilitando a administração da empresa.

O próprio Fisco observou que as empresas já não vinham usando o emissor gratuito da NF-e. No estado de São Paulo, por exemplo, 92,2% das organizações já tinham aberto mão dessa opção. Além disso, a automação tem sido um caminho natural para as instituições que desejam reduzir custos, diminuir erros e aumentar a produtividade.

A alternativa a partir de agora

Por mais que a Sefaz tenha descontinuado seu emissor, existem empresas especializadas no desenvolvimento de softwares e plataformas de emissão de notas fiscais. Inclusive, alguns desses emissores da iniciativa privada possuem versões gratuitas com mais modalidades de notas eletrônicas (NF-e, NFC-e e NFS-e) em comparação com o antigo emissor da Sefaz.

Isso significa que sua empresa pode ter acesso a emissores profissionais, com uma série de funções que facilitam o trabalho da rotina empresarial. Os valores variam desde modalidades gratuitas (mais básicas) até versões pagas (completas) que oferecem uma gama de atributos e funcionalidades. Tudo depende das necessidades específicas de cada empresário.

Escolha um emissor

Agora você já sabe que, mesmo com o fim do Sefaz, é possível escolher um emissor que atenda às necessidades da sua empresa. No entanto, fica a pergunta: como escolher o emissor ideal? Pensando nisso, separamos os principais fatores que você deve levar em consideração para não errar na escolha:

Facilidade de uso

A facilidade de uso é um dos pontos que mais pesa no médio e longo prazo. Ninguém deseja ter um emissor que dá trabalho. Pelo contrário: o emissor deve ser prático e intuitivo, permitindo que a empresa economize tempo com a emissão das notas.

Versão gratuita

As modalidades gratuitas são uma das melhores formas de testar um emissor e se certificar de que ele é funcional e fácil de usar. Muitas vezes, a versão grátis é suficiente para atender a sua empresa.

Além disso, mesmo que você venha a precisar da versão paga, faz todo sentido começar testando o software gratuitamente. Inclusive, essa é uma ótima dica: os melhores sistemas de emissão de notas costumam oferecer uma versão gratuita, já que os desenvolvedores confiam na qualidade do serviço.

Armazenagem

O Ministério da Fazenda exige que as empresas mantenham cópias dos documentos por, pelo menos, cinco anos além do ano corrente de emissão. Por conta disso, você terá que armazenar os arquivos XML das notas fiscais.

Alguns dos emissores oferecem a opção de armazenar e disponibilizar cada uma das notas já no formato XML, facilitando sua organização, busca e consulta caso seja necessário no futuro.

Suporte

Não importa se você vai optar pela versão gratuita ou paga, sempre é importante contar com um bom suporte do desenvolvedor do software emissor. Geralmente, as versões gratuitas oferecem suporte via e-mail, enquanto versões pagas têm o apoio de outros canais de atendimento — como telefone e chat.

Caso você encontre uma opção gratuita que não ofereça nenhum tipo de suporte, tome cuidado. Isso significa que você não poderá tirar dúvidas ou consultar a empresa em caso de dificuldades com o uso do emissor.

Funcionamento online

Um sistema online de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica pode trazer vários benefícios quando comparado a um software como o da Sefaz, que exigia instalação no computador. Um software que precisa ser instalado está sujeito às falhas físicas e eletrônicas que podem ocorrer nos computadores.

Além disso, nesses casos não é possível acessar o sistema a partir de outros computadores ou dispositivos. Por outro lado, um software na nuvem (100% online) permite acesso remoto de qualquer lugar com acesso à internet. 

Guia de Otimização de Processos

Conheça a NF-e+

O sistema NF-e+ é um emissor de Nota Fiscal Eletrônica que oferece criação, envio e armazenamento de notas gratuitamente para até 15 transações mensais.

O NF-e+ aposta na praticidade e agilidade. Para que você tenha uma ideia, o cadastro leva menos de um minuto e o teste pode ser feito sem compromisso, de forma totalmente grátis.

Além disso, a plataforma é produzida pela Zipline, uma empresa de soluções em internet focada em sistemas online para micro e pequenas empresas, atuando no mercado desde 2001.

Algumas das principais vantagens do sistema NF-e+ são:

Gratuidade

Sua empresa pode emitir até 15 notas por mês sem pagar nada. Caso precise de envios ilimitados, basta assinar o plano profissional. 

Totalmente online

O sistema funciona totalmente na nuvem. Isso significa que você não precisa instalar nem baixar arquivos nos computadores da empresa.

Atualizações constantes

A plataforma está sempre passando por melhorias, seja para melhorar suas funcionalidades e o uso por parte dos usuários, seja para garantir a responsabilidade com a legislação. Ao utilizar o NF-e+ sua empresa pode ficar completamente em dia com o Fisco e evitar multas.

Facilidade de uso

Encaminhar os documentos para clientes ou para a sua contabilidade é extremamente simples e fácil, já que o sistema oferece envio de e-mail com o arquivo XML e DANFE.

Segurança

O sistema NF-e+ utiliza os melhores datacenters do mundo: Databank, Savvis e Rackspace. Com a tecnologia de Cloud Computing, é possível aumentar a capacidade computacional sempre que for necessário. Isso garante que sua empresa sempre contará com a máxima confiabilidade e segurança.

Por se tratar de um sistema online, as notas fiscais ficam protegidas mesmo que seu computador seja infectado por um vírus ou tenha qualquer problema com as memórias. Somado a isso, o sistema garante total privacidade, registrando todos os dados em um banco reservado e com acesso restrito.

Outro ponto fundamental são os backups. A cada meia hora o sistema cria cópias de segurança, que são criptografadas e enviadas a outros servidores em diferentes locais físicos no Brasil e nos Estados Unidos.

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Escrito por eGestor
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