NF-e: como um sistema pode ajudar as empresas no processo de emissão?

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é utilizada para comprovar vendas de produtos e serviços. O documento digital foi criado para modernizar e agilizar a emissão de Nota Fiscal, oferecendo facilidades tanto para o Governo, quanto para o empresário. Para emitir, as empresas utilizam sistemas e softwares gratuitos ou pagos.

A emissão de NF-e é obrigatória, mas com um pequeno investimento, é possível contar com softwares que garantem muito mais praticidade e agilidade. Eles ainda contam com diversas outras funções interessantes para a administração. Veja como esses sistemas podem ajudar sua empresa nesse processo.

Sistema de Nota Fiscal

O empresário pode contar com sistemas que emitem NF-e gratuitamente. No entanto, esses serviços são bastante limitados e não conseguem oferecer as vantagens dos sistemas pagos.

As Notas Fiscais Eletrônicas utilizam de muitas informações importantes sobre o negócio. Infelizmente, os sistemas gratuitos não oferecem possibilidades de utilizar essas informações para a melhoria do negócio.

Os softwares disponíveis no mercado, ao contrário, ajudam a empresa em diferentes situações. Você pode até reaproveitar as informações para intensificar a estratégia do negócio e melhorar a empresa, colocando-a rumo ao crescimento.

Com um sistema de nota fiscal eletrônica pago, você tem a integração com ERPs (Enterprise Resource Planning), que são sistemas que unem todos os departamentos do seu negócio. Ou seja, ao invés de só emitir a NF-e, um software pago funciona como um programa adequado para todas as necessidades da sua empresa.

Diversas funções

Nos sistemas do Governo, gratuitos para emissão de NF-e, você só pode emitir a Nota Fiscal Eletrônica e nada mais. Já os disponíveis no mercado, possuem as mais variadas funções para facilitar a gestão do seu negócio. Veja algumas das funções deles:

Gestão do estoque

O sistema de emissão de Nota Fiscal poderá unificar a gestão do estoque com o controle financeiro, otimizando o trabalho da empresa. Você consegue saber o número de mercadorias que entram e que saem, e rapidamente utilizar as informações no departamento de finanças.

Relatórios

Com a ajuda dos dados reunidos dos departamentos da empresa, você consegue criar relatórios rapidamente. Assim, você entende o andamento dos processos, o que está gerando retorno e o que não está. Consegue compreender os pontos falhos para poder melhorar a partir disso. Os relatórios são fundamentais para sua tomada de decisão.

Fluxo de caixa e controle financeiro

Se bem utilizadas, as informações necessárias para a emissão de Notas Eletrônicas facilitam todo o controle financeiro da empresa. Com um sistema de emissão pago, você pode controlar o fluxo de caixa, as despesas e as receitas da empresa de maneira simples.

É possível criar cadastros de clientes, gerir a relação com eles, e, assim, entender o valor que estes entregam à sua empresa.

Cadastros

Você pode cadastrar os produtos que sua empresa oferece, além de contar com as informações tributárias padrões de cada um. No mesmo sistema, é possível ter os dados de ICMS, PIS, IPI, COFINS, entre outros.

Além disso, você cadastra contatos importantes para o negócio, que vão desde os clientes aos fornecedores e transportadoras. Essas informações são fundamentais para o preenchimento do destinatário da Nota Fiscal Eletrônica exigido pela Secretaria da Fazenda.

Personalização e serviços agregados

Cada empresa possui suas necessidades e, por isso, é interessante ter a possibilidade de personalizar o software para obter o máximo de proveito possível. Nos sistemas gratuitos do Governo isso não é possível, mas em programas pagos, sim.

É possível enviar, por exemplo, um arquivo XML ou DANFE para o comprador do produto. Certificados digitais A1 ou A3, os mais comuns, também podem ser utilizados. Além disso, você consegue ter portabilidade entre o banco de dados e sistemas operacionais.

Os softwares de emissão de NF-e do mercado garantem mais transparência nas operações. Com armazenamento seguro, escalabilidade e bom desempenho, você garante um sistema totalmente adaptado à suas necessidades.

Ademais, você não precisa lidar com as limitações do emissor gratuito. Os programas que não cobram impõem um limite de notas fiscais eletrônicas que podem ser emitidas. Alguns contam até com limites diários, o que complica o trabalho das vendas. Por mais que facilitem e não gerem custos para o negócio, quando sua empresa crescer, eles já não podem mais ser úteis. Essas limitações não existem com os softwares pagos.

Segurança

A segurança na emissão é fundamental, uma vez que o ambiente digital pode ser alvo de diversos programas invasores. Infelizmente, o sistema gratuito disponibilizado pelo Governo não oferece a proteção adequada. Pela falta de um contrato formal, os dados não possuem a segurança que necessitam.

Você pode encontrar softwares que foram desenvolvidos com os sistemas mais sólidos de segurança. Os dados são armazenados, de modo que você pode ter acesso mesmo se o computador for atacado por vírus. Eles utilizam a computação em nuvem, fazendo com que você esteja seguro, uma vez que conta com um servidor estável.

Além disso, nesses sistemas, normalmente são feitas cópias durante um período de tempo. Elas são criptografadas e enviadas para servidores diferentes. Toda essa segurança, permite que você recupere qualquer dado importante em pouco tempo.

O contrato com uma empresa de software também garante que você tenha privacidade dos dados, que não são fornecidas nem comercializadas. O banco de dados é reservado e com acesso restrito.

Além do desenvolvimento em torno da segurança, você obtém suporte da empresa contratada, o que faz toda a diferença. Afinal, são técnicos especializados auxiliando na hora em que aparecem problemas.

“Devo contratar um sistema de emissão de NF-e?”

Empresas de pequeno porte, microempresas, simples nacional e MEI são obrigadas a emitir Notas Fiscais Eletrônicas. Elas servem para registrar informações fiscais e operações de compra e venda realizadas. A questão é: vale a pena contar com um sistema gratuito?

A experiência de quem já possuiu um software pago diz que não. Os sistemas gratuitos, além de só emitirem a Nota Eletrônica, possuem limitações quanto ao número delas. Se você não pode utilizar sempre que precisar, não se trata de uma vantagem. Você precisará emitir cada vez mais notas na medida em que sua empresa cresce.

Além disso, as informações utilizadas nas NF-e são fundamentais para trabalhar o planejamento da empresa. Um serviço pago, além de garantir a possibilidade de geração de relatórios, oferece também uma integração com ERP. Ou seja, ajuda diretamente na administração do negócio.

Os sistemas podem ajudar as empresas no processo de emissão de NF-e, de maneira rápida e eficaz. Além disso, você terá um software completo e adequado às necessidades da empresa. Então, a resposta é sim, você deve contar com um.

Escrito por eGestor
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