Como um sistema pode otimizar a gestão da sua empresa?

O dia a dia das empresas envolve o desenvolvimento e execução de inúmeras atividades que englobam todas as suas áreas. Essas, que vão desde as atividades-meio até as atividades-fim. E para gerenciar tudo isso, é muito importante que haja estruturação e organização dos seus processos.

Nesse momento você deve estar se questionando: como alcançar esse patamar de excelência em gestão? Assim, entra em cena a Tecnologia da Informação — TI. E, junto com ela, todas as suas abordagens que um bom sistema de gestão pode proporcionar.

Então, para que você compreenda melhor esse tema, preparamos este artigo para te ajudarmos a entender e perceber como um sistema pode otimizar a gestão da sua empresa.

Planejamento estratégico

A otimização da gestão da sua empresa começa e termina no planejamento estratégico, pois essa atividade é de ciclo infinito. Ou seja, deve ser constantemente revisada. No entanto, para obter sucesso, é preciso adotar um sistema que forneça informações necessárias para traçar o rumo da empresa.

Embora o planejamento estratégico tenha objetivos mais genéricos, a adoção de um sistema vai proporcionar o desdobramento dessas estratégias nos demais níveis. Ou seja, tático e operacional, segmentando cada atividade em blocos menores. Assim, um sistema vai otimizar a gestão da sua empresa, no sentido top-down e bottom-up.

Vale ressaltar que, ainda no grupo do planejamento estratégico, um sistema vai proporcionar o grande benefício de identificar e mensurar os riscos operacionais. Isso, possibilita que os gestores possam agir de forma antecipada, transformando fraquezas em forças, bem como as ameaças em oportunidades.

Otimização dos processos operacionais

Boa parte dos esforços organizacionais se concentram em torno das suas atividades operacionais, afinal, elas estão ligadas aos objetivos finais da empresa. Nesse contexto, um sistema exerce funções muito importantes na otimização da gestão do negócio. Veja abaixo os principais:

Ordenação dos processos

Ter organização dos processos é fundamental para que as atividades executadas tenham um funcionamento lógico. Sempre tendo foco no melhor aproveitamento dos recursos (físicos, financeiros e humanos). Nesse contexto, um sistema estrutura as informações de cada atividade. Isso, para que seja possível identificar a velocidade e coesão de cada processo. E assim, estabelecendo e mensurando os indicadores de desempenho adequados para a verificação dos processos.

Assim, um sistema garante informações sempre atualizadas, que proporcionam aos gestores a possibilidade de orientar os processos de acordo com as necessidades do negócio e com foco na otimização da gestão do empreendimento.

Otimização da cadeia de suprimentos

Ter efetividade na cadeia de suprimentos é outro fator fundamental para que as empresas alcancem plenamente os seus objetivos estratégicos. E, não poderíamos falar desse aspecto sem um ambiente avançado de gestão das informações relacionadas aos insumos e à produção da empresa.

Um sistema contempla um conjunto de ferramentas que proporcionará otimização da gestão da empresa nas áreas de compras e ressuprimentos. Assim, mantendo os níveis ideais de estoque com uma margem mínima para evitar a imobilização financeira. Além disso, estabelece parcerias com os fornecedores para aplicação da técnica de just in time, o que os torna grandes parceiros de negócios.

Integração dos setores

Otimizar a gestão da sua empresa requer que todos os colaboradores estejam engajados e integrados. Para que assim, seja criado um movimento sinérgico em busca do alcance dos objetivos estratégicos. Dessa forma, um sistema vai agir fortemente nesse aspecto. Isso, pois promove a integração dos setores, otimiza as informações e reduz os erros — o que diminui consideravelmente o retrabalho.

Otimização dos processos financeiros

O dinheiro é um dos principais recursos, não é mesmo? Afinal, sem ele não é possível contratar os demais recursos necessários para a execução das atividades do negócio. Dessa forma, um sistema vai te ajudar a gerir de forma efetiva esse recurso tão precioso para a sua empresa.

Gestão financeira e tributária

A gestão financeira está fortemente ligada ao fluxo de caixa da empresa. A sua otimização vai aumentar a liquidez e ajustar o Prazo Médio de Recebimento (PMR) com o Prazo Médio de Pagamento (PMP). Então, a gestão financeira será otimizada, de modo que as chances de caixa deficitário serão cada vez menores.

Um sistema vai disponibilizar ferramentas e relatórios que permitirão otimizar a gestão da sua empresa nessas áreas. Afinal, vai dispor de informações de relevância e atualizadas em tempo real.

Vale ressaltar também que um sistema vai otimizar a gestão tributária da sua empresa, apurando corretamente os impostos que envolvem as suas operações. Isso vai evitar que a sua empresa pague impostos a mais, gerando descapitalização desnecessária, ou pagamentos menores. O que pode acarretar, futuramente, em fiscalizações pelos órgãos competentes e multas.

Controle dos custos

Custos excessivos e baixo retorno são fatores de grande risco para toda empresa. Por isso, para ter otimização na gestão é preciso que se tenha total controle dos custos. Mas controlá-los de forma manual é algo que gera muito trabalho e abre margem para inúmeros erros que podem afetar negativamente o seu negócio.

Para que isso não aconteça, a adoção e implantação de um sistema é fundamental, de modo que, todos os gastos (custos e despesas) serão armazenados no banco de dados para serem lapidados. E, assim, se transformem em informações de grande relevância para a gestão e tomada de decisão.

Relacionamento com o cliente

Não há instituição comercial sem o seu público-alvo, ou seja, os seus clientes. E para otimizar a gestão da sua empresa nessa área é preciso adotar um sistema que permita visualizar e entender as necessidades e demandas de consumo dos seus clientes e potenciais clientes.

eGestor

Com base nos relatórios de pedidos, vendas e faturamento será possível direcionar a gestão da sua empresa no caminho certo, com foco no crescimento e maior participação do mercado em que atua.

Percebeu como um sistema é fundamental para otimizar a gestão da sua empresa? Ele vai armazenar os dados e transformá-los em informações de grande relevância para os gestores estratégicos e os demais colaboradores envolvidos na trajetória de sucesso do seu empreendimento.

O eGestor é um sistema de gestão de micro e pequenas empresas que realiza o controle financeiro, de estoque, de fluxo de caixa, de produção e outros. Além de emitir notas fiscais eletrônicas. O sistema é totalmente online, também integrando todos os dados e setores. 

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Escrito por eGestor
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