controle de estoque

Independente do ramo de atividade e do tamanho da empresa, fazer um bom planejamento de compras é um diferencial para o sucesso do negócio. Empresários, diretores e gerentes encarregados de administrar uma companhia precisam dominar a arte de executar uma boa aquisição. 

O planejamento de compras é determinante para o resultado da atividade, pois é a partir do seu custo que se pode calcular um bom preço de venda, além de ser crucial para organizar as contas a pagar e a receber.

No momento atual de incertezas, com a classe empresarial vivendo uma grande dificuldade de realizar negócios, o resultado – lucro ou prejuízo – pode ser determinado após a conclusão de um processo de compra.

Neste post você encontrará algumas dicas para executar um bom planejamento de compras. Confira!

Projeção de vendas

O primeiro passo para se fazer um bom planejamento de compras é saber como será a sua demanda de vendas. Projetar qual o seu potencial com a sua previsão de comercialização é fundamental para estimular a sua necessidade de produção.

Algumas informações são constatadas a partir da experiência, uma vez que se trata de projetar uma demanda necessária no futuro. Mas são importantes como estimativa. A partir de sua projeção de produção, tem-se a necessidade dos itens ou consumos que entrarão em sua cadeia produtiva.

A partir desta informação gera-se a relação de itens e suas respectivas quantidades, que deverão ser adquiridos para atender a demanda prevista. 

Planejamento e controle da produção

O planejamento e o controle da produção fornecem detalhes de seu roteiro produtivo, indicando quando, como e quanto dos insumos será aproveitado. A periodicidade de sua utilização também é importante, pois permite que se formalize os diversos prazos de entrega.

Cada empresa possui sua característica única de produção, sendo que, em algumas, isso faz parte do seu “segredo do negócio”. Em outras, o sistema just-in time determina o momento exato, na sua linha de produção, que o insumo será utilizado. 

Isso exige que a aquisição, o transporte e o recebimento sejam feitos com um maior controle e assertividade. Uma falha em determinado momento pode significar uma interrupção de toda uma rede produtiva, criando, eventualmente, um enorme prejuízo financeiro ou de imagem. 

Tudo vai depender da posição de sua empresa dentro de uma cadeia de suprimentos que pode envolver várias plantas fabris, várias empresas e até mesmo conglomerados industriais espalhados em vários locais.

Carteira de fornecedores

Possuir um conjunto de fornecedores confiáveis, com a qualidade e que mantenham o atendimento dentro dos prazos estabelecidos também é essencial para um bom planejamento de compras.

Conhecer pessoalmente seus parceiros e suas instalações, buscar informações sobre a idoneidade da empresa e fazer experiências com suas matérias primas são primordiais. Isso qualificará e conceituará o seu parceiro.

Atribuir um score para seus fornecedores também é uma boa sugestão. Para tal deve-se elencar uma série de requisitos que ele deve possuir. Alguns exemplos de requisitos:

  • Preço mínimo;
  • Cumprimento dos prazos de entrega;
  • Qualidade dos produtos;
  • Disponibilidade;
  • Comprometimento; 

A cada operação comercial feita, dá-se uma nota a cada tópico. O score poderá ser uma média ou mesmo a soma das notas. O importante é ter um número que pode ser comparado entre os seus parceiros. 

Otimização do estoque

Normalmente as empresas trabalham com ponto de reabastecimento, que nada mais é do que a quantidade mínima que determinado insumo deve ter em estoque. A partir desse número a reposição tem que ser feita. A otimização do estoque permite que se tenha sempre a menor quantidade de produtos armazenados, pois estoque parado é custo. 

Possuir um sistema de controle de estoque informatizado que gerencie a sua produção e esteja em sintonia com seu estoque, gerando automaticamente um pedido de compras, é um diferencial para as empresas.

Dependendo da complexidade da produção, dos itens em estoque e da quantidade de processos, a informatização é quase obrigatória. 

Para empresas de menor porte e com processos menos complexos, o gerenciamento até pode ser feito com planilhas eletrônicas e com apontamentos manuais. 

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Negociação com fornecedor

De posse da sua carteira de fornecedores, o momento é de negociar a aquisição. As quantidades são calculadas a partir do estoque existente.

Deve-se reunir, de preferência pessoalmente, com o responsável pela empresa fornecedora e discutir, à exaustão, as condições de compra.

É fundamental que em uma reunião de negociação todas as informações estejam disponíveis e transparentes. Todos os detalhes deverão estar sob o domínio do responsável pela aquisição. 

Fornecedor alternativo

Existe uma máxima que diz que quem tem somente um fornecedor, não tem nenhum. Isso significa que é crucial contar sempre com um plano alternativo para o fornecimento de seus insumos.

Possuir uma carteira com vários parceiros é fundamental para que não se corra o risco de uma interrupção na sua produção devido à falta de insumos. É indispensável que o fornecedor alternativo tenha o máximo de atributos que o fornecedor principal possui, principalmente no que se refere à qualidade dos produtos. 

Não se pode ocorrer o risco de uma diminuição no padrão do produto final ser causada por uma mudança de fornecedor. 

Reunião para concorrência

Algumas empresas tem o hábito de inserir no seu planejamento de compras uma reunião de apresentação de suas necessidades para todos os seus fornecedores habilitados. A vantagem deste procedimento é unificar as informações e tirar todas as dúvidas em um mesmo evento. 

É absolutamente primordial que todas as características do fornecimento sejam passadas e que todos os aspectos financeiros também. Explicar os critérios de escolha do parceiro é fundamental bem como manter sempre a transparência, a lisura e a ética. 

A partir da definição de um fornecedor, pode ser confeccionado um contrato de fornecimento com responsabilidades e, eventualmente, penalizações. Isso vai depender do nível de importância, do prazo de entrega e da exigência da qualidade do material.

Agora você já tem uma série de dicas para auxiliá-lo no planejamento de compras da sua empresa, independente do seu tamanho e do seu porte. Portanto, não deixe de utilizá-las como um diferencial para as suas próximas aquisições. Melhore o seu desempenho nas suas compras e obtenha sucesso no seu negócio!

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Por Gabriel Pfeifer, 08/08/2018

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