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Planilha 5W2H: baixe grátis e aumente a produtividade dos seus projetos

Escrito em: 06/05/21

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O nome pode soar um pouco estranho, mas o 5W2H nada mais é do que uma ferramenta usada no gerenciamento de projetos. Quando estamos diante de um grande plano a ser realizado, é muito comum o surgimento de dúvidas, incertezas sobre os próximos passos, custos, delegação de tarefas e objetivo a ser alcançado, por exemplo. Assim, a planilha 5W2H ajuda o gestor, ou a pessoa responsável pelo projeto, a estruturar melhor cada fase, favorecendo o alcance de resultados concretos. Veja a seguir como aplicar o 5W2H dentro do seu negócio.

O que é o 5W2H

O 5W2H é um método de gerenciamento de projetos e planos de ação. Trata-se de uma lista com perguntas específicas sobre o projeto a ser desenvolvido. O objetivo dessa ferramenta é auxiliar e nortear o gestor desde a formulação das ideias até a aplicação de cada estratégia definida.

O nome é, na verdade, um resumo de algumas perguntas, todas em inglês. 5 perguntas começam com a letra W e 2 perguntas começam com a letra H. Veja a seguir o que significa cada uma delas.

  • What – O que você quer fazer?
  • Why – Por que você quer fazer isso?
  • Where – Onde será feito?
  • When – Quando será feito?
  • Who – Quem fará o quê?
  • How – Como será feito?
  • How much – Quais os custos de cada etapa?

Como fazer o 5W2H na prática

Para adotar o 5W2H, o primeiro passo é listar essas perguntas em uma planilha no computador, com espaço específico para a resposta. É mais prático do que usar caneta e papel e bem mais rápido também, além de facilitar as alterações que possam surgir.

PLANILHA 5W2H

Depois, é só responder detalhadamente a cada pergunta e, aos poucos, você verá o seu projeto tomando forma. Vejamos um exemplo:

Suponha que a sua empresa queira aumentar a produtividade de seus colaboradores. Deseja que eles sejam mais engajados, comprometidos em vender mais, melhorem o contato com o cliente e tragam mais lucros para a organização. Aplicando o 5W2H, temos:

What – O que você quer fazer? Qual é o seu objetivo?

Nesse caso você deseja aumentar e melhorar a produtividade dos seus funcionários. De que forma fará isso? Talvez, usando um sistema de comissão? É muito importante ter um objetivo claro e bem definido para que haja concentração e foco em atingi-lo. Além disso, o objetivo deve ser viável.

Why – Por que isso é importante?

Porque você quer ou precisa aumentar a produtividade dos seus funcionários?  Suas vendas estão caindo? Deseja aumentar o faturamento? O relacionamento com os clientes está ruim? De que forma esse projeto vai impactar na sua empresa? Quais benefícios serão alcançados?

Where – Onde as ações serão realizadas?

Toda a sua equipe fará parte desse projeto ou apenas determinado setor?

When – Quando será feito?

Quais são os prazos adotados? Existe um período específico, como alguma data comemorativa que seja bastante vantajosa para a empresa?

Who – Quem fará o quê?

Quais serão as responsabilidades de cada colaborador? Quem ficará com a parte da avaliação de resultados? Quais são as metas estipuladas para cada profissional? As regras estão claras para todos?

How – Como será feito?

De que forma o seu sistema de comissão vai funcionar? Aqui devem ser listadas as regras, os bônus, as metas, a forma e o dia de pagamento, as avaliações, os prazos etc.

How much – qual é o custo?

Quais serão os custos desse projeto para o seu negócio? Vale a pena o investimento? O custo-benefício é satisfatório? Há verba suficiente para arcar com todas as despesas envolvidas? Se não houver, o que pretende fazer para levantar esse valor?

É muito importante que todas as perguntas sejam respondidas com honestidade. Afinal, o motivo do 5W2H é servir de guia para que você alcance um objetivo e isso só é possível com dados verdadeiros e atitudes realmente eficazes, com base na realidade na qual a sua empresa vive.

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Vantagens e benefícios do 5W2H

A ferramenta 5W2H foi criada para facilitar a vida do gestor na hora em que ele precisa destrinchar um projeto importante para a empresa. A prática vem dando muito certo e as razões são os benefícios da sua utilização. Veja algumas vantagens do 5W2H:

  • Versatilidade: pode ser aplicada em projetos grandes ou pequenos, corporativos ou até pessoais;
  • Fácil de usar: qualquer pessoa pode alimentar a planilha, sem precisar de conhecimentos técnicos para isso;
  • Organização: todos os seus projetos estarão mais organizados com a 5W2H, facilitando o avanço nas etapas, a reunião de informações, a análise de resultados e alterações;
  • Planejamento: planejar os próximos passos da empresa é essencial para tomar decisões mais acertadas e não ser pego de surpresa diante de alguma novidade. Ao planejar os seus projetos, você terá mais controle sobre a empresa e suas atuações;
  • Redução de riscos: ao colocar seus planos no papel, é muito mais fácil visualizar os riscos, os custos e tentar reduzi-los logo que possível;
  • Visão mais clara do projeto: no 5W2H, o projeto é dividido em partes menores, com metas específicas, que facilitam o olhar do gestor em cima daquele desafio, fazendo com que ele deixe de ser amedrontador e se torne possível de ser alcançado;
  • Eficiência: o 5W2H é uma tática com foco em resultado e qualidade. Portanto, é um método que funciona, por isso é tão utilizado no mundo todo.

Por que utilizar a Planilha de 5W2H na sua empresa

A primeira razão para adotar a planilha 5W2H na sua empresa é o conjunto de benefícios e vantagens já listadas aqui. A ferramenta é uma excelente e eficiente maneira de tirar os seus projetos do papel e dar forma a eles, de fato. Com ela, é possível visualizar todas as etapas e identificar falhas antes de serem cometidas.

Com a planilha, é possível controlar e acompanhar projetos encaminhados, prazos, etapas concluídas, metas alcançadas e muito mais.

Conclusão

Como pudemos observar, a planilha 5W2H é uma ferramenta valiosa e eficaz quando a ideia é criar, visualizar e gerir projetos, sejam eles de pequeno ou grande porte. É uma estratégia muito simples e fácil de usar, dispensa conhecimento técnico e exige apenas informações verdadeiras sobre tudo que há disponível para a continuidade do projeto. O 5W2H é muito útil para as empresas e ajuda o gestor a definir metas e a traçar estratégias para alcançá-las dentro de tempo hábil.

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Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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