Planilha de
5W2H Grátis!
O nome pode soar um pouco estranho, mas o 5W2H nada mais é do que uma ferramenta usada no gerenciamento de projetos. Quando estamos diante de um grande plano a ser realizado, é muito comum o surgimento de dúvidas, incertezas sobre os próximos passos, custos, delegação de tarefas e objetivo a ser alcançado, por exemplo. Assim, a planilha 5W2H ajuda o gestor, ou a pessoa responsável pelo projeto, a estruturar melhor cada fase, favorecendo o alcance de resultados concretos. Então, veja a seguir como aplicar o 5W2H dentro do seu negócio.
O que é o 5W2H
O 5W2H é um método de gerenciamento de projetos e planos de ação. Ou seja, ele é uma lista com perguntas específicas sobre o projeto a ser desenvolvido. Assim, o objetivo dessa ferramenta é auxiliar e nortear o gestor desde a formulação das ideias até a aplicação de cada estratégia definida.
O nome é, na verdade, um resumo de algumas perguntas, todas em inglês. Ou seja, são 5 perguntas que começam com a letra W e 2 perguntas começam com a letra H.
- What – O que você quer fazer?
- Why – Por que você quer fazer isso?
- Where – Onde será feito?
- When – Quando será feito?
- Who – Quem fará o quê?
- How – Como será feito?
- How much – Quais os custos de cada etapa?
Como fazer o 5W2H na prática
Assim, para adotar o 5W2H, o primeiro passo é listar essas perguntas em uma planilha no computador, com espaço específico para a resposta. É mais prático do que usar caneta e papel, e bem mais rápido também, além de facilitar as alterações que possam surgir.
Então, depois, é só responder detalhadamente a cada pergunta e, aos poucos, você verá o seu projeto tomando forma.
Por exemplo, suponha que a sua empresa queira aumentar a produtividade de seus colaboradores, deseja que eles sejam mais engajados, comprometidos em vender mais, melhorem o contato com o cliente e tragam mais lucros para a organização. Assim, aplicando o 5W2H, temos:
What – O que você quer fazer? Qual é o seu objetivo?
Nesse caso você deseja aumentar e melhorar a produtividade dos seus funcionários. De que forma fará isso? Talvez, usando um sistema de comissão? É muito importante ter um objetivo claro e bem definido para que haja concentração e foco em atingi-lo. Além disso, o objetivo deve ser viável.
Why – Por que isso é importante?
Porque você quer ou precisa aumentar a produtividade dos seus funcionários? Suas vendas estão caindo? Deseja aumentar o faturamento? O relacionamento com os clientes é ruim? De que forma esse projeto vai impactar na sua empresa? Quais benefícios serão alcançados?
Where – Onde as ações serão realizadas?
Toda a sua equipe fará parte desse projeto ou apenas determinado setor?
When – Quando será feito?
Quais são os prazos adotados? Existe um período específico, como alguma data comemorativa que seja bastante vantajosa para a empresa?
Who – Quem fará o quê?
Quais serão as responsabilidades de cada colaborador? Quem ficará com a parte da avaliação de resultados? Quais são as metas estipuladas para cada profissional? As regras estão claras para todos?
How – Como será feito?
De que forma o seu sistema de comissão vai funcionar? Aqui devem ser listadas as regras, os bônus, as metas, a forma e o dia de pagamento, as avaliações, os prazos etc.
How much – qual é o custo?
Quais serão os custos desse projeto para o seu negócio? Vale a pena o investimento? O custo-benefício é satisfatório? Há verba suficiente para arcar com todas as despesas envolvidas? Se não houver, o que pretende fazer para levantar esse valor?
É muito importante que todas as perguntas sejam respondidas com honestidade. Afinal, o motivo do 5W2H é servir de guia para que você alcance um objetivo e isso só é possível com dados verdadeiros e atitudes realmente eficazes, com base na realidade na qual a sua empresa vive.
Planilha de 5W2H
Uma das melhores maneiras de fazer a análise de 5W2H é através de uma planilha. Com ela é possível visualizar de forma mais ampla as informações de um novo projeto.
Assim, a utilizando, basta inserir os dados do novo projeto e ir analisando e mudando as informações conforme ele for feito.
Mas, sabemos que o processo de criar uma planilha do zero pode ser complicado. Por isso, o eGestor criou a Planilha de 5W2H, para facilitar o momento de analisar um projeto.
Por que utilizar a Planilha de 5W2H na sua empresa
A primeira razão para adotar a planilha 5W2H na sua empresa é o conjunto de benefícios e vantagens já listadas aqui. A ferramenta é uma excelente e eficiente maneira de tirar os seus projetos do papel e dar forma a eles, de fato. Afinal, com ela, é possível visualizar todas as etapas e identificar falhas antes de serem cometidas.
Com a planilha, é possível controlar e acompanhar projetos encaminhados, prazos, etapas concluídas, metas alcançadas e muito mais.
Vantagens e benefícios do 5W2H
A ferramenta 5W2H foi criada para facilitar a vida do gestor na hora em que ele precisa destrinchar um projeto importante para a empresa. Assim, a prática vem dando muito certo e as razões são os benefícios da sua utilização. Veja algumas vantagens do 5W2H:
- Versatilidade: pode ser aplicada em projetos grandes ou pequenos, corporativos ou até pessoais;
- Fácil de usar: qualquer pessoa pode alimentar a planilha, sem precisar de conhecimentos técnicos para isso;
- Organização: todos os seus projetos estarão mais organizados com a 5W2H, facilitando, dessa forma, o avanço nas etapas, a reunião de informações, a análise de resultados e alterações;
- Planejamento: planejar os próximos passos da empresa é essencial para tomar decisões mais acertadas e não ser pego de surpresa diante de alguma novidade. Assim, ao planejar os seus projetos, você terá mais controle sobre a empresa e suas atuações;
- Redução de riscos: ao colocar seus planos no papel, é muito mais fácil visualizar os riscos, os custos e tentar reduzi-los logo que possível;
- Visão mais clara do projeto: no 5W2H, o projeto é dividido em partes menores, com metas específicas, que facilitam o olhar do gestor em cima daquele desafio, assim, fazendo com que ele deixe de ser amedrontador e se torne possível de ser alcançado;
- Eficiência: o 5W2H é uma tática com foco em resultado e qualidade. Portanto, é um método que funciona, por isso é tão utilizado no mundo todo.
Conclusão
Como pudemos observar, a planilha 5W2H é uma ferramenta valiosa e eficaz quando a ideia é criar, visualizar e gerir projetos, sejam eles de pequeno ou grande porte. É uma estratégia muito simples e fácil de usar, dispensa conhecimento técnico e exige apenas informações verdadeiras sobre tudo que há disponível para a continuidade do projeto. Assim, o 5W2H é muito útil para as empresas e ajuda o gestor a definir metas e a traçar estratégias para alcançá-las dentro de tempo hábil.
Pedro Henrique Escobar
Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.
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