Quando se abre um negócio, não importa em qual tipo de mercado ele atua. É sonho de todo empreendedor ver seu estabelecimento decolar e obter sucesso em vendas, em visibilidade e acumular lucros para serem investidos em melhorias e no crescimento da empresa.

No entanto, o mercado é volátil. Uma hora ele funciona a favor do empresário, outra hora já não está tão amigável assim. Crises financeiras, falta de recursos, dificuldade em manutenção e outras situações são alguns dos motivos pelos quais certos empresários visam o fechamento da empresa como a alternativa mais viável no momento.

Nesse parâmetro de não mais ver seu estabelecimento como algo em potencial, alguns empresários precisam estar atentos ao processo de cancelamento do CNPJ. Embora as etapas para criar o registro de pessoa jurídica sejam bem burocráticas e mais complicadas, o cancelamento é mais fácil de ser realizado e acelerado. Todos os atributos legais, tributários e contábeis precisam ser resolvidos a fim de evitar possíveis transtornos posteriores.

Os passos são simples. Contudo, algumas dicas podem ser seguidas no intuito de ajudar você e o órgão responsável a agilizarem o processo sem quaisquer prejuízos ou outros problemas que atrasem a execução do processo.

O momento de cancelar o CNPJ

Antes de tudo, avalie o momento certo para cancelar o CNPJ da sua empresa. Comunique ao órgão da Receita Federal o motivo certo que deseja decretar o fim das atividades do seu empreendimento. Uma comunicação facilitada e coerente ajuda a Receita Federal a ser mais específica durante a realização das etapas do sistema. Por isso, resolva todas suas pendências mensais com o Fisco. Se não houver o aviso certo, o órgão federal ainda vai cobrar esses débitos e caso haja atrasos, é mais certo de haver cobrança de multas.

Após o aviso de fechamento, a Receita Federal emite uma certidão que informa o motivo da extinção da empresa e a data prevista.

• Dica 1: o Governo Federal criou o programa Bem Mais Simples e o Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas. Esses programas possibilitam ao empreendedor dar baixa à empresa sem ter que apresentar a certidão negativa à Receita Federal. Basta acessar o portal Empresa Simples e realizar a solicitação à Junta Comercial. Mas atenção! Embora seja mais fácil, as cobranças de tributos ou taxas ainda são feitas ao empresário. Por isso, faça uma pesquisa de situação fiscal e resolva as pendências antes de realizar a solicitação.

Distrato Social

Se sua empresa tiver um formato de sociedade, é necessário que, além da solicitação, seja feito o distrato social. Ação esta que divide os bens da empresa entre os sócios por meio de assinatura de documentos e constando a informação exata sobre o porquê de a empresa fechar.

ICMS e ISS

Se o seu negócio paga impostos municipais, verifique a solicitação de requerimento de baixa do banco de dados sobre da prefeitura na sede da secretaria de finanças da cidade. Esse documento expõe se a empresa está em dias com o pagamento desses tributos. Se o estabelecimento paga ICMS, é necessário fazer o pedido da certificação na sede da secretaria de fazenda, com a baixa da inscrição estadual.

Taxas federais

Outra certidão importante é a de débitos relacionados aos créditos tributários federais e sobre a dívida ativa da união. Essa certidão é emitida na própria sede da Receita Federal e detalha todos os pagamentos previdenciários para manter a empresa ativa no mercado.

Além disso, a certidão também aponta a regularização de créditos tributários federais que são gerenciados pela secretaria de fazenda de forma conjunta à Receita Federal.

Regularização do FGTS

Essa etapa é a mais fácil de ser solicitada, porém pode ser a mais demorada. A consulta e o pedido do certificado da regularização do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço podem ser feitos online, no site da Caixa Econômica Federal ou indo a uma sede da Caixa.

Se não houver nenhuma pendência financeira, a empresa consegue receber a certificação na hora. Contudo, se houver alguma taxa ou tributo ainda a ser pago, o período de entrega é de até 30 dias havendo a contabilização do pagamento no sistema da Caixa Econômica, sendo retirado pelo site do banco.

Arquivamento de protocolo na Junta Comercial

Resolvendo todas as certificações tributárias e regularizando todos os documentos sobre tributações, é hora de acionar o protocolo do pedido de arquivamento de atos de extinção à Junta Comercial.

Se você possui uma sociedade, é necessário que todos os sócios assinem o arquivo. Contudo, ela só será disponibilizada após o pagamento da taxa para retirada do documento. Esse valor varia de estado para estado. Basta procurar a sede do órgão do seu município para verificar o valor da guia e o prazo estipulado para arquivamento.

• Dica 2: Se você é um microempresário ou possui uma empresa de pequeno porte, pule essa etapa. Documentos de quitação de débitos, transações, confirmações de débitos inexistentes e outros processos são isentos para empresas pequenas ou microempresários. Ou, se sua empresa possui filial, ela também está isenta de verificação e emissão desse documento.

Preenchimento de formulário

É necessário preencher um formulário de solicitação de baixa da empresa disponível no site da Receita Federal ou diretamente no órgão físico. A baixa precisa ser feita até o quinto dia útil do segundo mês após a data de extinção da empresa.

Ao preencher o formulário, o empresário recebe um recibo online com uma numeração que possibilita ao empresário acompanhar o andamento das atividades de baixa. Tendo solicitação aceita, o indivíduo recebe o Documento Básico de Entrada, o DBE, que deve ser impresso e levado ao órgão federal junto com a documentação exigida. Há duas opções para realizar a baixa: a primeira pode ser feita diretamente na sede da Receita Federal, contendo todos os documentos já solicitados, verificados e regularizados, além do DBE e do formulário preenchido; a segunda alternativa é fazer todo o processo já na sede da Junta Comercial, se ela for um órgão conveniado com a Receita Federal. Para ver se ela é conveniada, basta consultar o órgão federal ou então o portal online e conferir se a opção também é disponível.

• Dica 3: se sua empresa for de pequeno porte, a solicitação pode ser feita no aplicativo Coleta Web, da própria Receita Federal. O preenchimento é feito diretamente no software junto à solicitação.

Como cancelar CNPJ sendo MEI

Agora, se você é um microempresário individual (MEI), a baixa pode ser feita diretamente no Portal do Empreendedor. Lá há todos os passos necessários para realizar o cancelamento do CNPJ, com a geração de um código para acompanhar o processo que é feito completamente na internet.

Um grande diferencial para a baixa do MEI é que ele é gratuito e não apresenta nenhum custo. Porém, é necessário estar com toda a documentação em dia para acelerar ainda mais o processo. Se por acaso, o empresário desejar voltar às atividades com a microempresa, ele precisa realizar todas as etapas necessárias para criar um CNPJ. O ato não pode ser revertido e, por isso, é importante que você esteja ciente do cancelamento do CNPJ.

Uma vez realizando todas as etapas, é fundamental que você, como empresário, tenha total responsabilidade pelas informações e dados que esteja fornecendo aos órgãos públicos. A grande preocupação das instituições responsáveis por esses atos é pela falta de acompanhamento, vistoria e consulta de pagamento em atraso de taxas e outros tributos que são cobrados mensalmente. Se não forem pagos a tempo ou antes da baixa ser decretada oficialmente, os custos serão destinados ao nome do empresário. Sendo assim, o mesmo corre o risco de ter o nome na lista de órgãos de cobrança de crédito como o SERASA ou o SPC. Além de até ter o risco de não pode abrir outra empresa no futuro, caso tenha interesse.

Realizando todos os procedimentos, também é importante guardar a emissão da certificação de baixa para apresentar em casos onde ocorra a cobrança indevida de débitos já pagos.

Caso ainda tenha dúvidas de como fazer o cancelamento do CNPJ e como ter melhores dicas de não ter uma dor de cabeça a mais por conta do fechamento da sua empresa, é bom visitar órgãos como o SEBRAE para obter maiores informações ou visitar a sede da Junta Comercial e conferir as cláusulas e segmentos que se fazem úteis para facilitar a realização da baixa. Cada estado possui cobranças diferentes, prazos diferentes e até órgãos conveniados diferentes. Daí a importância de verificar o método de fazê-los antes de realizá-los.

O uso dos programas Bem Mais Simples e do Sistema Nacional de Baixa Integrada de Empresas também auxilia muito. Para procurar mais detalhes de como funcionam e de que forma eles podem ajudar, basta acessar o site do Governo Federal e ir até a seção de CNPJ e ver as oportunidades que eles oferecem para tornar essa ação cabível e de maneira mais simples e tranquila. Preste atenção nas informações disponíveis para execução do cancelamento e nas vantagens que se pode obter com o uso desses recursos, pois uma vez solicitado o cancelamento não é possível fazer a reversão da baixa do CNPJ.