Quais as vantagens de usar a NF-e em relação à nota fiscal impressa?

Até poucos anos atrás, a emissão e o armazenamento de documentos fiscais impressos traziam uma série de transtornos, tanto no que diz respeito aos custos envolvidos para sua geração como no que tange a posterior dificuldade na conservação desses documentos. Recentemente, com o surgimento da nota fiscal eletrônica, a NF-e, o processo de confecção e armazenamento das notas fiscais ficou muito mais simples.

A nota fiscal eletrônica chegou para substituir a nota fiscal modelo 1/1A no registro das relações comerciais de mercadorias entre pessoas jurídicas em todos os tipos de operações — entrada, importação e exportação, por exemplo. Quer saber mais sobre as vantagens de usar a NF-e em relação à versão impressa? Então confira a seguir:

Redução dos custos de emissão

Como o próprio nome indica, a nota fiscal eletrônica é um documento virtual. Assim, seu valor legal é o mesmo da nota impressa, com a vantagem de não ser mais necessário o gasto com papel, impressora e demais despesas que envolvem a emissão de um documento físico em diversas vias. O formato trazido pela NF-e necessita da impressão de apenas um documento auxiliar, o DANFE, que acompanha o trânsito das mercadorias até seu destino, podendo ser impresso em papel comum e em apenas uma via. De pouco em pouco já se economiza um bom montante!

Diminuição dos custos de armazenagem

Com as notas fiscais de papel, era necessário que a empresa arquivasse os documentos pelo prazo mínimo de 5 anos para que pudesse apresentá-los às autoridades na eventualidade de uma fiscalização ou demanda judicial. E essa tarefa nem sempre era fácil, por dois principais motivos. O primeiro e mais óbvio: o enorme acúmulo de papel. E em segundo lugar, pela qualidade da impressão, que, muitas vezes, permitia que as informações fossem apagadas ao longo do tempo.

Como o uso das notas fiscais eletrônicas não exige a impressão dos documentos nem seu arquivamento físico, reduz-se significativamente os custos com a armazenagem. E esses gastos não envolvem apenas a parte física da logística, mas se relaciona também com a contratação de empresas especializadas na manutenção e conservação dos documentos fiscais da empresa. Assim, mais uma enorme vantagem de usar a NF-e é que basta o arquivo eletrônico e o controle das chaves das notas para se conseguir acessar todas as informações online, sem perigo de perda de informações e sem transtornos causados pelo volume de material.

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Otimização dos processos gerenciais

Outra vantagem de usar a NF-e é a otimização dos processos de guarda, organização e gerenciamento das informações, por tornar o acesso aos documentos mais fácil e ágil, possibilitando, assim, a criação de um banco de dados organizado em tempo real, o que facilita o intercâmbio de informações, a geração de relatórios e a correção de possíveis inconsistências de forma muito mais rápida e eficiente.

Confiabilidade das informações

A existência de um único documento eletrônico contendo todas as informações referentes às efetivas transações — relacionando as mercadorias comercializadas, a descrição e o valor desses produtos, os impostos devidos, bem como demais informações complementares que fundamentam o documento fiscal — elimina a necessidade do lançamento manual dos dados nos sistemas tanto do remetente como do destinatário.

Nesse ponto, uma gigante vantagem de usar a NF-e é a eliminação de possíveis riscos de digitação e incorreções nas informações constantes de suas escriturações, o que, em determinados casos, pode ser motivo suficiente para que as empresas passem por fiscalizações minuciosas das autoridades fiscais.

Agora que já está completamente convencido dos benefícios da NF-e em relação à nota fiscal impressa, comente aqui e nos conte se ainda ficou alguma dúvida! Qual vantagem de usar a NF-e chamou mais sua atenção? Compartilhe seus questionamentos e suas impressões conosco!

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Escrito por eGestor
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