Quais são os riscos de não emitir notas fiscais?

As notas fiscais são preocupações constantes na vida dos empreendedores que querem seguir a lei e não ter dor de cabeça com os órgãos de fiscalização do governo. Qualquer transação de compra ou venda deveria passar pela emissão de uma nota fiscal.

Esses registros são importantes para evitar problemas no futuro, tanto para o cliente quanto para o negócio — mas nem sempre uma empresa pensa assim.

Alguns empresários ainda veem a emissão das notas como algo burocrático e maçante, um empecilho que atrasa as operações, e se arriscam a trabalhar em seu negócio sem emitir corretamente os documentos.

Mas essa atitude pode custar caro para as empresas. Continue lendo nosso post e entenda quais são os riscos de não emitir notas fiscais!

O grande perigo da não emissão de notas fiscais

Primeiramente, é preciso deixar claro a importância das notas fiscais. Elas consistem na forma que o governo possui de fiscalizar as transações de compra e venda no país, e assim tributar os devidos impostos sobre as operações.

Dessa forma, quem não emite adequadamente notas fiscais está falsificando, adulterando ou omitindo seu número de vendas — o que é obviamente ilegal.

Sonegar impostos não é uma acusação simples de responder, e dependendo do caso pode ser um golpe fatal para a vida de muitas empresas.

Veja a seguir os principais riscos da não emissão de notas fiscais:

Punição com multas

As multas são as punições mais comuns para a empresa que não emite nota fiscal. Os valores das penalidades variam de 10% a 100% sobre a quantia de cada nota autuada e podem ser cumulativos.

A emissão de notas fiscais eletrônicas é obrigatória para todas as empresas. Desde 2011, a política brasileira é de que a fiscalização desses documentos pode ser feita em até cinco anos.

Ou seja, se a organização começou a expedir notas em 2014, caso tenha enviado informações incorretas ao Fisco, poderá responder por esse fato até 2019. Por isso, é preciso também guardar todos esses documentos durante o período e apresentá-los caso a Receita lhe solicite.

Se você comprar de um fornecedor que não emita as notas fiscais, é preciso conversar com ele para que todos cumpram a lei. Além disso, também há previsão de multa para empresas que emitem notas apenas de papel, correspondendo a 50% do valor gasto — sendo que o comprador também deve pagar 35% daquela quantia.

Perda de garantias

A emissão de notas também é essencial para a utilização de garantias do produto que a empresa comercializa ou utiliza. Isso porque, nesses registros, existe uma comprovação da data em que o trâmite foi feito. Essa informação, junto ao período de duração da garantia, dá direito ao consumidor de trocar ou consertar aquela mercadoria.

A situação pode ser bastante desagradável para os clientes, que não ficarão satisfeitos com a empresa. Desse modo, além de não retornar ao seu negócio, eles ainda farão propaganda negativa. Ninguém quer isso, não é verdade?

Os tipos de nota fiscal

Existem diversos tipos de notas fiscais — e, dependendo do ramo em que atue, sua marca precisará de um documento específico.

Atualmente, os documentos exigidos são as notas fiscais eletrônicas. As NF-es são as mais comuns e são utilizadas para a comercialização de produtos que tem taxação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Dentro da categoria de nota fiscal eletrônica, se encontram a:

  • NF-e: É a Nota Fiscal de Produto, ela é utilizada para cobrança de IPI e ICMS em produtos. Requer sistema emissor de NF-e.
  • NFS-e: É a Nota Fiscal de Serviço, que é utilizada por empresas que realizam serviços como atividade principal ou secundária. Requer sistema emissor de NFS-e.
  • NFC-e: É a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica, ela substitui o Cupom Fiscal e é emitida para clientes finais. Requer sistema emissor de NFC-e.
  • CT-e: É o Conhecimento de Transporte Eletrônico que é utilizado para reconhecer serviços de transporte de carga. 
  • MDF-e: É o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos é utilizado para integrar movimentações mais complexas. Vincula diferentes documentos a uma unidade de carga.

Apesar de a nota fiscal física ser aceita em algumas situações, é bem diferente da nota eletrônica. O documento impresso, na verdade, é uma versão simplificada da NF-e, e a emissão somente dela pode caracterizar irregularidade fiscal.

Para valer perante o governo federal, é preciso emitir uma nota fiscal eletrônica, que é um arquivo digital com extensão XML. Essa extensão, na verdade, é uma espécie de assinatura digital, autorizada pela Secretaria da Fazenda de seu estado.

Quem precisa emitir a nota?

Uma dúvida muito comum é quanto a quem tem a obrigação de emitir as notas fiscais. Toda empresa física deve emitir o documento; trata-se de obrigação fiscal. Mas o que falar de um microempreendedor individual? Também precisa cumprir a operação habitualmente?

A resposta é: depende. Caso o empreendedor individual esteja prestando serviço para uma pessoa jurídica, deverá emitir a nota eletrônica. Contudo, não é obrigação do MEI produzir a nota para o consumidor final, a pessoa física, a menos que ela exija esse recibo.

Caso precise emitir a nota, é necessário ir até a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu estado ou município, a depender do tipo de serviço prestado, e pedir a Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). Vale lembrar que as notas não precisam ser, necessariamente, eletrônicas, no caso.

Como funcionam as lojas virtuais?

As lojas virtuais trazem igual obrigatoriedade de emitir notas fiscais, tanto quanto as lojas físicas. Assim sendo, e-commerces que não seguem a lei podem se encontrar em apuros.

Para fiscalizar as lojas virtuais, a Secretaria da Fazenda cruza as informações de compra e venda por meio dos cadastros das empresas. Dessa forma, ela nem precisa bater à porta do negócio a fim de saber se ele cumpre ou não as medidas apropriadas.

Por isso, um e-commerce deve seguir todos os parâmetros da lei para não ter dor de cabeça, o que inclui até mesmo o modelo da nota fiscal, que hoje deve ser feito eletronicamente.

O valor mínimo a emitir

Já sabemos que é uma obrigação de toda empresa emitir notas fiscais; mas existe um valor mínimo? Sim, e esse valor é alterado de ano em ano.

Para 2016, por exemplo, a quantia era de R$ 120,00. Ou seja, caso a transação tivesse valor inferior a esse, a emissão da nota era facultativa. No entanto, se o cliente exigir o documento, a empresa é obrigada a emiti-lo.

É preciso saber que não emitir notas fiscais é prática ilegal. E, assim, quem se encontra na situação poderá responder na justiça por seus atos.

Por mais que pareça tentador não declarar seus tributos devidos, o valor a ser pago posteriormente tem o potencial de causar um rombo muito maior no orçamento da empresa. Por isso, é muito melhor prevenir do que remediar, não é mesmo?

Caso essa seja a situação de seu empreendimento, o melhor a fazer é começar desde já a se regularizar! Para ajudar a colocar a vida da empresa em ordem, baixe o nosso e-book Guia Rápido de Emissão de NF-e para Empreendedores:

Ebook Nota Fiscal Eletrônica

Escrito por eGestor
O eGestor é um software online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: https://www.egestor.com.br