Saiba como um bom planejamento pode ajudar na redução de custos da sua empresa

Seja para desenvolver um projeto ou controlar as finanças, o planejamento faz toda a diferença para quem lida com os negócios. Caso ele não esteja presente nas atividades da empresa, o futuro que se deslumbra não tem segredos: ela pode decair no mercado ou, ainda, ir à falência. E não é isso que queremos, não é mesmo?

O bom planejamento torna transparente as ações da empresa

Ao planejar os gastos e os investimentos, fica mais fácil verificar as operações como um todo. Algumas áreas representam os pontos-chave da corporação, enquanto outras podem demandar mais atenção. E neste último caso, algumas estratégias podem ser adotadas para auxiliar na redução de custos.

Nada poderá ser feito se a empresa não adotar um bom planejamento. Por exemplo, será que compensa expandir os negócios e fazê-lo crescer se as contas, no final do mês, não estão fechando? A resposta é não, pois em longo prazo a companhia irá sentir esse conflito e terá que tomar decisões não tão agradáveis.

Portanto, é hora de fazer uma pausa no crescimento e tentar entender o porquê das contas não estarem fechando. O planejamento serve exatamente para isto: entender qual a rotina de operações da empresa. A fase ruim pode mostrar ao empreendedor que ter mais nem sempre significa qualidade.

Redução de custos pede avaliação

Se a intenção é a redução de custos, por exemplo, as operações precisam passar por uma avaliação. Abaixo, selecionamos os principais passos do planejamento que devem ser adotados por quem deseja diminuir gastos:

  • Avalie como estão as finanças: quem mantém as planilhas de gastos sempre atualizadas não terá problemas em fazer isso. Porém, quem costuma ser desorganizado terá dificuldades. Ou seja, todas as contas deverão ser revistas para tentar entender onde está sendo realizada cada operação. Depois de feito esse processo, é hora de compreender quais são as áreas menos estratégias que podem receber cortes.
  • Reveja os processos da empresa: alguns processos podem estar atrapalhando ao invés de ajudarem. Por exemplo: os funcionários podem estar fazendo horas extras todos os dias. E, isso representa como estão sendo gerenciadas as atividades.
    Portanto, é hora de distribuir melhor as tarefas e compreender que algumas atividades não são tão urgentes assim. E, podem ser deixadas para o outro dia. Isso contribui para a produtividade de modo geral.
  • Faça compras planejadas: quando você adota essa estratégia, passa a adquirir somente o essencial, o que melhora a eficiência dos processos internos e reduz desperdícios. As compras planejadas, no entanto, não dependem somente de você, mas perpassam pela equipe e, ainda, pelos fornecedores.
    É por isso que o planejamento é fundamental, pois ele tem que prever os melhores fornecedores, os prazos de entrega e os benefícios que oferecem.
  • Envolva toda a equipe: é impossível fazer a redução de custos se os colaboradores não estiverem envolvidos nesse processo. A boa comunicação é o diferencial nesta fase, pois os diretores precisam dialogar com a equipe sobre a necessidade de cortes. E quando se fala em cortes, não é necessariamente a redução de pessoal, mas de materiais.
    Para que a equipe fique mais engajada, é possível criar competições entre as repartições para verificar qual consegue reduzir mais. A estratégia anima os colaboradores e diminui boatos, por exemplo, de que serão demitidos.

O planejamento deve se tornar rotineiro

Para muitos empreendimentos, no entanto, a elaboração de um planejamento pode ser uma tarefa dificultosa, isso porque não faz parte da rotina da empresa adotar esse procedimento. Esse é um comportamento, todavia, que deve ser revisto.

Reduzir custos é olhar para o futuro e, ao fazermos isso, estamos planejando. Embora pareça algo um pouco complicado e até desgastante, o planejamento nada mais é que as ideias e os métodos alocados de forma organizada, conforme as informações que demonstram sobre períodos anteriores da empresa. É por isso que um bom planejamento envolve:

  • Histórico da empresa: são reunidas as informações sobre os métodos e ideias adotados ao longo do tempo. Assim, é possível determinar as ações que deram resultados ou não. Isso perpassa por compreender os custos na rotina dos negócios.
  • Elaboração de estratégias futuras: depois de feito um histórico e verificado quais áreas podem sofrer redução de custos, é preciso definir metas claras para o futuro. Elas devem aparecer no plano, detalhadamente e acompanhadas de um cronograma.
  • Mensuração de resultados: a criação de estratégias futuras só irá acontecer caso os dados anteriores tenham sido mensurados. Portanto, é fundamental que o planejamento escolha os indicadores mais transparentes para mostrar a performance das operações. A mensuração, por sua vez, deve ser compreendida por todos, pois somente assim será possível fazer com que a equipe fique engajada na redução de custos.

Quando se trata de planejar, as estratégias não devem ser invariáveis

As novas metas e estratégias não precisam ser imutáveis, pois é normal que aconteçam imprevistos durante a implementação do planejamento. E, caso ele tenha sido bem elaborado, será capaz de prever essas situações inesperadas.

Um plano de ação deve conter as respostas para questões importantes, mas também precisa auxiliar nas mudanças. Uma estratégia prevista pode não ser tão boa assim. Mais uma vez, será preciso repensar os processos.

Além disso, o planejamento precisa ser acompanhado periodicamente, para verificar se está trazendo resultados rumo à redução de custos e ao bom gerenciamento dos negócios.

Ferramentas são essenciais para o planejamento

Algumas ferramentas são essenciais quando se está planejando. É claro que elas podem variar conforme o tipo de estabelecimento, mas algumas são comuns em todos os locais. Por exemplo, o orçamento da companhia e o fluxo de caixa devem estar presentes, independentemente de a empresa ser de pequeno ou grande porte.

O fluxo de caixa auxilia no acompanhamento das saídas e entradas de recursos, por isso ele é ideal para verificar quais despesas podem ser cobertas imediatamente, além de possibilitar a previsão de cenários.

O orçamento, por sua vez, auxilia na execução dos recursos disponíveis e também na tomada de decisões. Portanto, deve estar previsto dentro do planejamento geral.

Uma possibilidade é usar sistemas de gestão, que ajudam muito os gestores nas operações de controle financeiro. Esses sistemas disponibilizam a informação de forma rápida e dinâmica, além de gerar relatórios, medir impactos, reduzir gastos e evitar problemas.

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Um sistema de gestão, como o eGestor, é totalmente integrado. Isso significa que todos os dados inseridos são assimilados e tem relação entre si. Ou seja, quando se realiza uma venda, o produto inserido na venda é automaticamente retirado do estoque. Assim, facilitando o seu controle financeiro e de estoque. E, com uma administração mais ampla do estoque e financeiro, é possível controlar as entradas e saídas e os custos relacionados a ambas.

Além dessas vantagens, o sistema gestão eGestor também é sistema emissor de NFS-e, NFC-e e NF-e. Assim como emissão de boletos registrados. 

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Escrito por eGestor
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