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Saiba já como otimizar tempo em micro e pequenas empresas!

Escrito em: 16/01/17

De fato, um dos maiores problemas da nossa sociedade é a constante falta de tempo para realizarmos todas as tarefas necessárias em nossas vidas. Sejam questões profissionais, familiares ou pessoais, sempre haverá alguém atrasado ou correndo contra o relógio.

Nesse sentido, a famosa frase de Benjamin Franklin “tempo é dinheiro” é uma das máximas que ditam nossas relações empresariais e sociais. E é isso que leva os empreendedores dos mais diversos ramos de atuação a buscarem pela máxima produtividade no menor prazo possível.

Esse é o seu caso? Então, continue lendo o post de hoje e confira algumas dicas essenciais para otimizar tempo em empresas!

Defina metas

Basicamente, as metas e os objetivos empresariais servem para nortear a realização de um projeto. E uma equipe que não trabalha focada nesses critérios tem poucas chances de sucesso.

Portanto, é fundamental estabelecer valores a serem atingidos por seus colaboradores e definir aonde quer que a sua empresa chegue. Ainda assim, fique atento para não definir algo impossível de ser alcançado.

Conheça os limites de sua estrutura empresarial e estabeleça um desafio que todos possam superar. E lembre-se também de definir um tempo para atingir tais objetivos, como, por exemplo: aumentar os lucros em suas vendas em 20% nos próximos 6 meses.

Faça um planejamento

Após o estabelecimento de metas e objetivos, é hora de planejar como as atividades em sua empresa serão realizadas. Para isso, é importante fazer um plano de negócios para descrever os caminhos a serem trilhados por sua equipe, a fim de reduzir os riscos e aumentar os lucros.

Assim, compreenda quais são os valores de sua empresa e em qual realidade socioeconômica sua gestão se encontra. Conheça seu processo produtivo detalhadamente, para que tudo ocorra sem que haja desperdício de tempo e de recursos financeiros e profissionais.

Por fim, deixe bem claro qual é a função de cada colaborador e mostre quais serão as técnicas e tecnologias utilizadas em suas rotinas de trabalho.

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Delegue funções

Muitos empreendedores cometem este mesmo erro: acumular em suas mãos poderes e funções em excesso.

Como já dissemos, a nossa vida realmente demanda cada vez mais tempo e energia das pessoas. E, quando tentamos realizar várias coisas ao mesmo tempo, é grande a probabilidade de algo dar errado ou ser esquecido.

Dessa forma, seja qual for o ramo de atuação e o tamanho da empresa, é fundamental aprender a delegar obrigações a outros funcionários.

Além de aliviar sua rotina de trabalho, isso abre a gestão da sua empresa a opiniões diferentes sobre um determinado assunto. E esse ponto de vista diferenciado pode ser a solução para um problema que atormenta suas noites de sono.

Então, mostre que a sua liderança confia em seus colaboradores e quer aproveitá-los de uma melhor maneira. Assim, sobrará mais tempo para você se dedicar às tarefas fundamentais e sua equipe de trabalho ganhará confiança, tornando-se cada vez mais produtiva.

Defina uma duração para cada atividade

Como todos os processos de uma empresa são integrados e interligados, qualquer minuto gasto além do necessário pode pôr em risco toda a sua cadeia produtiva.

Portanto, para aumentar a produtividade, controle diariamente a realização de todas as atividades em sua empresa. Afinal, uma boa gestão empresarial é aquela que define corretamente o tempo gasto para a realização de todas as atividades de seu planejamento.

Evite procrastinar

Grosso modo, a procrastinação é o ato de adiar a realização de alguma tarefa sem um motivo específico. E qualquer empreendedor deve evitar tal situação a todo custo em sua empresa.

Afinal, todos os setores de um empreendimento estão conectados e dependem uns dos outros para que o processo produtivo funcione corretamente. Portanto, quando algo não é realizado dentro do prazo necessário, o desempenho de toda a sua empresa pode ser prejudicado.

Diante disso, combata diretamente a cultura da procrastinação em sua empresa, para que todos possam trabalhar com máxima eficiência e no menor tempo possível.

Seja organizado para otimizar tempo em empresas

Sem dúvida, outro erro comum a muitos empreendedores é a desorganização. E esse é um hábito que funciona como autossabotagem, pois quem sai perdendo é o seu próprio negócio.

Imagine ter que encontrar, em uma mesa completamente desorganizada, uma informação de extrema importância para uma tomada de decisão em sua empresa. Os minutos (ou até horas) perdidos nesse caso podem ser preciosos para que seu empreendimento feche algum contrato.

Para evitar isso, mantenha seus documentos sempre organizados e guardados em seus lugares. Além disso, organize a sua agenda e seus eventos para não perder de vista sua rotina de trabalho.

E fique atento também aos seus arquivos eletrônicos. Organize sempre os e-mails e crie pastas específicas para cada projeto da empresa. Enfim, invista em sua organização empresarial. Pense que cada minuto gasto procurando algo pode fazer muita falta em um futuro não muito distante.

Use novas tecnologias

Sabemos que novas tecnologias surgem a todo instante em nossa sociedade. Então, que tal utilizá-las ao seu favor para aprimorar a sua estrutura empresarial?

Sabe aquele computador velho, que todo estagiário de sua empresa utiliza? Pois então, esse pode ser o momento para descartá-lo e obter um modelo mais recente.

Utilizar uma ferramenta de trabalho mais nova e eficiente pode reduzir o tempo gasto nas atividades realizadas em sua empresa. Então compreenda a importância da tecnologia em seu empreendimento e otimize o seu tempo.

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Prepare-se para imprevistos

A sazonalidade do mercado de trabalho pode ser extremamente prejudicial para alguns empreendedores. Porém, também pode ser uma grande oportunidade para quem quer consolidar seu negócio. Então, não tenha medo dos imprevistos que podem acontecer com sua empresa.

Ao contrário: esteja sempre preparado para os inúmeros cenários positivos e negativos que estão por vir. Faça com que o seu planejamento abranja o maior número de situações possíveis, a fim de superar qualquer obstáculo.

Além disso, para compreenda quais são as demandas e tendências de seus consumidores, é importante realizar uma pesquisa de mercado. E seja ousado e criativo ao criar campanhas de marketing para atrair novos clientes.

Por fim, é válido lembrar que cada hora gasta em uma preparação para um possível cenário de dificuldade já fará uma grande diferença no futuro. Afinal, isso garantirá que sua empresa possua medidas e ações preparadas para enfrentar uma crise.

Dessa forma, portanto, é possível aproveitar melhor o seu tempo e evitar o retrabalho, oriundo de decisões equivocadas.

E aí, gostou do post? Como vimos, otimizar tempo em empresas é uma atitude crucial para que um empreendedor possa obter bons resultados em sua gestão. Agora, para descobrir ainda novas formas de mudar positivamente o rumo da sua empresa, curta a nossa página no Facebook!

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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