Segurança de dados: motivos para emitir notas fiscais eletrônicas com tranquilidade

Você faz a emissão das suas notas fiscais eletrônicas de forma segura e tranquila? Com o avanço da tecnologia, as pessoas estão cada vez mais aproveitando as vantagens que ela proporciona. Porém, a preocupação com segurança de dados também se torna cada vez maior.

Com um número crescente de informações importantes e sigilosas na internet ou em sistemas, também passamos a observar mais ataques de criminosos virtuais. Devido a esse perigo, é muito importante que todos tomem as devidas precauções para se evitar ataques cibernéticos, principalmente quando falamos em empresas.

Além de pensar na segurança no momento de criar site e proteger a rede da empresa, também é importante ter muito cuidado com um dos principais processos em um negócio: a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

A NF-e foi criada justamente para ajudar o empreendedor a aumentar sua produtividade empresarial e assim facilitar o trabalho do Fisco. Por esse motivo, é muito importante também ter certeza de que a segurança de dados está presente nesse processo.

Neste post, você irá entender porque é tão importante manter a segurança das notas fiscais eletrônicas e como fazer isso. Veja a seguir!

Importância de manter a segurança de notas fiscais eletrônicas

Você já parou para pensar que a sua empresa pode sofrer um ataque virtual a qualquer momento? Ou então, que sua máquina pode pegar algum vírus?

Infelizmente, essa é uma realidade que vem se tornando cada vez mais comum. E quando falamos em documentos que exigem uma grande responsabilidade de confidencialidade de informações, todo cuidado é necessário.

Como você armazena suas notas fiscais eletrônicas? Caso você as guarde em pastas no computador, precisamos te dizer que você pode estar correndo um grande perigo de ter as informações acessadas por invasores.

Sem medidas de segurança e organização das notas fiscais eletrônicas, o negócio pode ficar vulnerável a vazamentos. Além dos ataques virtuais, as informações também podem ser vazadas por acidente.

Imagine que você viaja com o notebook da empresa, que está cheio de dados fiscais, e perde ou tem seu equipamento furtado. As informações poderão parar em mãos erradas.

Como a segurança de dados pode proporcionar segurança para emissão de NF-e

Agora que você já sabe como é importante manter a segurança de dados dos seus arquivos de NF-e, está na hora de saber como realmente pode fazer isso. Confira a seguir algumas dicas que separamos!

Políticas de proteção de dados

A segurança fiscal começa a partir da implementação de políticas sérias de proteção de dados, definindo regras de acesso e de senhas. Não são todos os colaboradores da empresa que precisam ter acesso às pastas com arquivos importantes, como contratos e documentos em XML.

Outra medida – por mais que seja mais rígida – que ajuda a evitar possíveis vazamentos de arquivos, é proibir o uso de mídias externas (pen drive, HD externo, cabo USB de celular, etc.) nos computadores da empresa.

Além de evitar que alguma pessoa má intencionada consiga pegar informações confidenciais da empresa, essa medida também evita que máquinas sejam infectadas por vírus, já que a pessoa pode não saber que o seu pen drive, por exemplo, não está protegido e infectado.

Armazenamento em nuvem

Você também pode manter os arquivos de NF-e guardados de forma segura e organizada através do armazenamento em “nuvem”. Isso significa que os arquivos serão guardados em um servidor externo, acessível através da internet.

Você pode fazer isso por algum sistema pago, ou por serviços que proporcionam uma determinada quantidade de espaço gratuito, como o Google Drive, por exemplo. Ao armazenar documentos em nuvem, eles estarão protegidos caso aconteça algum dano aos computadores ou outras mídias utilizadas pela empresa, como servidores e HDs externos.

No entanto, vale dizer que por mais que essa seja uma excelente opção para guardar suas notas fiscais, como o armazenamento em nuvem é acessado de forma online, é importante ter muito cuidado, pois um hacker pode tentar acessar a conta. Portanto, siga todas as recomendações de segurança, como alterar a senha de acesso com frequência.

Utilizar software de gestão

Outra opção que vem sendo cada vez mais procurada por empresas são os softwares de gestão. Hoje, existem diversas estratégias de gestão empresarial que estão conseguindo obter excelentes resultados e os softwares de gestão é uma delas, pois através deles é possível realizar diversas funções relacionadas a processos empresariais.

Inclusive, os melhores softwares de gestão disponíveis no mercado conseguem fazer a emissão de Nota Fiscal Eletrônica diretamente por eles, além de terem funções como: controle de estoque, pagamento e recebimento de contas e dados de funcionários. Tudo isso de forma segura e online.

Assim como o armazenamento em nuvem, o software também guarda todos os seus arquivos e você ainda pode enviá-los por e-mail para seus clientes.

Conclusão sobre Segurança de dados de notas fiscais eletrônicas

A segurança de dados de notas fiscais eletrônicas é extremamente importante para que o seu negócio não tenha informações confidenciais vazadas, além de manter os arquivos organizados, assim como deve ser em uma empresa.

Pesquise e saiba mais sobre as dicas que demos acima e descubra qual atende melhor suas necessidades! Mantenha sua empresa protegida!

Escrito por eGestor
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