É bastante comum situações em que empresários realizam cobranças de seus clientes de uma forma totalmente indevida. Valores incorretos ou até mesmo a cobrança de clientes que não possuem nenhum tipo de pendência financeira para com a empresa em questão.
A falta de controle de clientes, escassez de informações na base de dados da clientela e a ineficiência no gerenciamento de contas a receber, acabam ocasionando essas situações, que são totalmente constrangedoras.
Está com dificuldades para gerenciar o processo de cobranças para seus clientes inadimplentes? Com a utilização de um bom software de cobrança, a equipe responsável poderá visualizar com mais clareza os prazos de vencimento. Assim, cada uma das contas a receber por parte de sua empresa ficarão organizadas. Além disso, se armazenam os meios de contato para efetuar as cobranças aos clientes.
Mas, afinal, como escolher o melhor software de cobrança para a sua empresa? Quais os principais requisitos que este sistema deve conter para atender de uma forma satisfatória a todas as necessidades do seu negócio? É o que vamos listar a partir de agora neste artigo. Fique com a gente!
Página para cadastro de clientes
Uma página para cadastro de clientes permite que sua equipe de cobranças tenha acesso aos dados da clientela, como números de telefone e endereços de e-mail e a partir daí, saibam com mais clareza os meios para realizar as cobranças e enviar os boletos para estes respectivos clientes.
Com um programa para cadastro de clientes, é possível analisar o histórico de cada cliente e realizar uma avaliação mais aprofundada do perfil dos clientes devedores a partir do registro das mais variadas informações.
Além de endereços de e-mail e telefones de contato, também é interessante armazenar no banco de dados os horários de disponibilidade de cada cliente. Assim, se torna mais fácil efetuar o contato com o mesmo. Essas são informações que podem ser verificadas a partir de um contato prévio com um determinado cliente.
Pense no trabalho e no tempo gasto para identificar todos esses dados. Se preenchidos de uma forma manual em cadernos ou agendas, existe a chance de erros. Já, com um software de cobrança, com uma página voltada para o cadastro de clientes, os erros decorrentes do registro manual diminuem consideravelmente.
A partir da identificação dos clientes devedores, é preciso avaliar a situação de cada um para definir a melhor abordagem de cobrança.
Um cliente que não deve um valor tão elevado e não possui um histórico de inadimplência para com a sua empresa, em um primeiro momento é mais recomendável um simples envio de e-mail ou mensagem de SMS para lembrá-lo da pendência financeira.
Já em caso de clientes que já apresentam um histórico mais recorrente de inadimplência ou que possuem um valor elevado para quitar com a sua empresa, uma ligação pessoal e uma cobrança mais direta se faz mais necessária.
Integração bancária
Com um software de cobrança que possua integração com o banco, é possível que o cliente preencha e envie os boletos diretamente por ele. Além de agilizar o processo de pagamento, um software de cobrança com integração bancária reduz o índice de erros que podem ocorrer com o preenchimento manual das informações do boleto bancário.
Página de controle de faturas
Com um sistema que possua uma página voltada para o controle de faturas, é possível filtrar essas faturas em relação, contas recebidas ou pendentes, datas de vencimentos, valores e formas de pagamento, dentre outras opções. O controle de faturas permite uma fácil e rápida identificação dos clientes que estão inadimplentes e dos que já regularizaram as suas contas.
Neste sentido, é essencial possibilitar variadas formas de pagamento para que os clientes possam regularizar as suas situações. Débito em conta, cartões de crédito e boletos bancários, por exemplo.
Emissor de segunda via
O emissor de segunda via é uma ferramenta que possibilita o reenvio de uma determinada fatura para um cliente que está inadimplente. Com esta ferramenta, o cliente pode acessar a fatura diretamente pelo software de cobrança, tornando este processo ágil, automatizado e seguro, sem a necessidade de receber a fatura por e-mail.
Relatórios gerenciais
A utilização de relatórios gerenciais pode variar de acordo com a necessidade de cada empresa. Entretanto, tendo em vista um controle mais simplificado de seus clientes em um software de cobrança, podemos citar alguns relatórios que podem ser importantes:
- ABC de vendas por clientes: tem como objetivo identificar os clientes mais e menos ativos em sua empresa em termos de volume de compras e faturamento gerado por cada um deles;
- ABC de produtos ou serviços: mostra quais os produtos e serviços de sua empresa mais solicitados pelos clientes;
- Relatório de clientes que se encontram em situações de inadimplência;
- Relatório de registro de eventos: permite que você identifique todas as movimentações realizadas dentro do software de cobrança;
- Percentual de inadimplência: identifica não só o percentual de clientes inadimplentes da sua empresa, como também mostra em que situações estes clientes se tornaram devedores;
Utilize um software com operação na nuvem
Um software de cobrança em nuvem pode ser acessado de uma forma totalmente online a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone, sem a necessidade de instalação em um servidor específico. Sendo assim, por meio desta ferramenta é possível gerenciar os seus prazos de recebimento do local em que estiver.
Boa relação custo x benefício
Antes de optar por um software de cobrança, é preciso analisar de fato quais são as reais necessidades da sua empresa. De nada adianta utilizar um software com uma ampla variedade de ferramentas e funcionalidades, se você só vai explorar parte destes recursos.
Suporte via multicanais
Por mais simplificada que possa ser a utilização de um software de cobrança, sempre podem surgir dúvidas. Por isso, é essencial que a empresa desenvolvedora do software em questão ofereça um serviço ágil de suporte. E, que este atendimento possa ser realizado por meio dos mais variados canais, como chat, e-mail ou por telefone, de acordo com a sua preferência e necessidade.
A ineficiência no suporte por parte da empresa contratada, desenvolvedora do software de cobrança, pode representar um tempo maior de inadimplência em relação a seus clientes e uma maior dificuldade na resolução de problemas relacionados ao software.
eGestor
A partir do sistema eGestor, você pode cadastrar e acompanhar a situação de seus clientes e assim não perder nenhum prazo de suas contas a receber. Também é possível por meio do sistema emitir boletos bancários e notas fiscais eletrônicas, registrar suas compras e vendas, controlar o seu estoque e ter acesso a uma série de relatórios gerenciais que apontam a situação financeira de sua empresa, dentre muitas outras funcionalidades. Ficou interessado? Basta acessar o site e começar os testes gratuitos durante 15 dias!
Certamente essas dicas vão nos ajudar a escolher uma boa ferramenta para ajudar e facilitar nas cobranças.