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Software de gestão: quando e como implantar em sua empresa?

Escrito em: 23/05/18

Em meio a um mercado cada vez mais competitivo, empresas que não simplificarem os seus processos gerenciais e não tomarem decisões estratégicas baseadas em dados concretos, tendem a ficar para trás. É aí que entra a importância de se implementar um software de gestão, para otimizar os processos de controle financeiro e controle de estoque, dentre outros, e assim realizar um gerenciamento ágil, informatizado e eficiente de sua empresa.

Mas afinal, como identificar o melhor momento para implantar um software de gestão em seu negócio e deixar para trás métodos de gestão mais convencionais? Como migrar todos os seus dados empresariais para uma solução mais informatizada de uma maneira segura e eficiente? Quais os cuidados necessários ao implantar um software de gestão? É tudo o que você vai saber no nosso artigo de hoje. Siga com a gente!

Qual o momento certo para implantar um software de gestão em sua empresa?

Essa é uma dúvida que surge na cabeça de muitos empresários. Afinal, implementar um software de gestão exige custos adicionais para o orçamento de qualquer empresa. E muitos gestores possuem dificuldades de enxergar com clareza os reais benefícios que o investimento nesse tipo de sistema pode trazer para seus negócios. 

Para avaliar a necessidade de utilizar um software de gestão em sua empresa, analise o tempo que é gasto no controle de seus processos internos através de planilhas eletrônicas, cadernos ou agendas. Assim, pense o quanto uma solução mais moderna poderia economizar esse tempo. Isso para que você possa focar mais nas questões operacionais do negócio.

A parte administrativa ficaria por conta do software de gestão implantado. Isso a partir da geração de relatórios que mostrarão os mais variados indicadores financeiros de sua empresa. E também o acompanhamento preciso do seu fluxo de caixa, controle de contas a pagar e a receber e muitos outros aspectos.

Outro fator que deve ser analisado é a eficiência de seus processos. Você percebe que o índice de erros no registro manual de todas as finanças de sua empresa e no processo de controle de estoque é elevado? São necessárias correções e um constante retrabalho neste processo? Essas são falhas que poderiam ser facilmente evitadas ao se implantar um software de gestão.

Esquecer ou cometer equívocos no gerenciamento das contas a pagar e a receber por parte de sua empresa faz com que você não consiga projetar o seu fluxo de caixa corretamente. Assim, deixando o seu orçamento desprecavido para arcar com despesas futuras. Confira outras vantagens de se implantar um software de gestão em sua empresa:

Guia de Otimização de Processos

Você evita desperdício de recursos

Preços de cada produto, formas e prazos de pagamentos, quantidade de estoque, dados sobre os clientes, pedidos de compras… São informações absolutamente essenciais para uma gestão eficiente de qualquer empresa. Principalmente que trabalha com a comercialização de produtos e portanto, devem ser controladas da forma mais eficiente possível.

A distorção destas informações, pode ocasionar tomadas de decisões equivocadas. Como a compra de produtos em excesso para o estoque e falta de clareza nos valores de suas contas a receber, dentre outras situações. Fazendo com que você perca dinheiro.

Com todas as despesas e receitas de sua empresa registradas em um software de gestão, você consegue analisar com precisão a origem de cada uma dessas movimentações. E assim identificar possíveis gastos excessivos, possibilitando um corte de gastos no orçamento.

Ganho de agilidade nos processos gerenciais

Se você percebe que são necessárias diversas planilhas para dar conta do volume de informações da sua empresa, saiba que um software de gestão unifica todos esses processos em uma única ferramental. Possibilitando uma visão mais global de todos os seus processos gerenciais.

Portanto, a perda de dinheiro e de tempo decorrentes do controle manual, além da falta de praticidade, certamente são fatores que justificam que é o momento ideal para implantar um software de gestão em sua empresa.

Facilidade na identificação dos produtos mais lucrativos

Mais do que controlar a quantidade de estoque e atualizar cada nova movimentação de entrada ou saída de um determinado produto, é de fundamental importância identificar o quanto cada produto gera de retorno para a sua empresa. Você consegue avaliar o lucro gerado com cada produto através de planilhas de uma forma realmente exata?

Os produtos que mais foram vendidos não necessariamente são os que geram um maior faturamento líquido para a sua empresa. Portanto, a partir de um software de gestão, você tem a possibilidade de gerar um relatório detalhado de ABC de produtos vendidos, que lista os itens que geraram um maior valor bruto e lucratividade, levando em conta os preços de custo e de venda de cada um deles. 

A partir de uma correta identificação dos produtos que não estão trazendo lucro para a sua empresa, você pode remodelar os preços de venda para cobrir os preços de custo e assim otimizar o capital investido na aquisição de produtos para o seu estoque.

Visão mais facilitada de suas finanças

Uma planilha consegue dar conta de registrar todas as movimentações de entrada e saída de caixa que ocorrem diariamente? E ao mesmo tempo projetar situações futuras? Se você não consegue visualizar com clareza tudo o que deve pagar e receber em um determinado período, certamente é um indício de que um software de gestão é mais do que necessário para a sua empresa.

Como implantar um software de gestão com eficiência?

Já vimos o quanto um software de gestão empresarial pode otimizar diversos processos gerenciais de sua empresa. Entretanto, é necessário ter alguns cuidados no momento de implantar esse tipo de sistema.

Não contrate um software de gestão sem antes saber todas as suas funcionalidades e identificar as reais necessidades que ele pode suprir para a sua empresa. Por isso, utilize os serviços de suporte disponibilizados pelas empresas desenvolvedoras de software. Extraia o máximo de recursos que essa ferramenta possibilita.

No caso de permitir acesso ao sistema a outros funcionários, realize treinamentos. Para que todos utilizem o sistema de uma forma integrada em todos os departamentos.

A maioria das empresas de software oferecem a possibilidade da realização de testes gratuitos por um certo período. O que é essencial para que você conheça todas as funcionalidades da ferramenta. Assim se familiarizando com o software de gestão antes de efetivamente contratar este serviço. 

Implemente um software de gestão na nuvem

Soluções que possuem operação na nuvem trazem um enorme ganho de agilidade e praticidade para os usuários. Um software de gestão em nuvem não necessita da instalação em um servidor específico, podendo assim ser acessado a partir de qualquer computador, tablet ou smartphone de uma forma totalmente online.

Sendo assim, você possui acesso as informações de sua empresa do local em que estiver. Além da praticidade, um software em nuvem gera uma economia de custos.

Outra vantagem de um sistema em nuvem, é a possibilidade de receber suporte e auxilio no manuseio do software. Isso de uma forma totalmente a distância, via chat ou por telefone. 

Também podemos falar da segurança no processo de armazenamento de dados. Informações armazenadas em um servidor específico podem ser facilmente perdidas em situações de danos ou roubo do servidor. Portanto, no caso de um software de gestão na nuvem, as informações estarão seguras dentro da ferramenta.

Processo de adaptação

Ao implantar um software de gestão, você não está apenas contratando uma solução, mas está mudando a cultura administrativa de sua empresa. Com a substituição de processos arcaicos e tradicionais por métodos mais tecnológicos e uma gestão mais automatizada.

Sendo assim, como ocorre em qualquer mudança, sua empresa passará por um processo adaptativo a esta nova cultura. Assim, você terá um certo trabalho para migrar as informações da planilha para um software de gestão. E seus funcionários talvez possam demorar a se adaptar a este sistema.

Portanto, além do processo de treinamento o qual falamos anteriormente, é essencial que você realize um constante monitoramento. Para estar a par dos profissionais com acesso ao sistema. Se estão realmente usufruindo destas ferramentas e deixando planilhas e agendas de lado.

Monitore, incentive e aprimore o uso do software de gestão em sua empresa. A adaptação ao sistema é um processo natural e que é necessário para a melhoria de processos gerenciais.

Implantar um software de gestão em sua empresa, é uma ótima alternativa para otimizar o seu controle interno. Mas é preciso planejar adequadamente as necessidades que esse sistema pode suprir. Conhecer e dominar todas estas plataformas, solicitar os serviços de suporte e então extrair o máximo que essa ferramenta pode oferecer! Deixe para trás métodos convencionais de gestão e ganhe eficiência no controle administrativo de sua empresa!

eGestor - Software online de gestão empresarial para pequenas empresas

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Os primeiros 15 dias de destes no sistema são totalmente gratuitos. Para tal, basta acessar o site e começar agora mesmo! Em caso de dúvidas na utilização do sistema, o suporte pode ser realizado via chat, e-mail ou telefone!

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar

Pedro Henrique Escobar é formado em Administração e gerente de marketing no eGestor. O eGestor é uma ferramenta online para gestão de micro e pequenas empresas. Teste gratuitamente em: eGestor.

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