Como utilizar um ERP pode gerar valor para a sua empresa

Ser empresário nos dias de hoje pode não ser uma tarefa simples. A competitividade e a volatilidade do mercado exigem que estejamos sempre antenados para o que acontece no mundo. A globalização torna o mercado de tal forma conectado que a crise em um país estrangeiro pode atingir seu negócio em um curto período de dias ou mesmo horas.

Cada dia mais, caminhamos em direção a um ambiente de trabalho sem jornadas definidas e onde devemos estar sempre em estado de alerta para o trabalho, não importa a hora do dia ou o dia da semana. Sem dúvida, alguns podem entender estas afirmações como exageradas, mas basta observar a rotina dos empresários para perceber que isto já é um fato.

Essa realidade tem contribuído para o surgimento de um fenômeno conhecido na medicina como síndrome do Burnout, também chamado popularmente de esgotamento profissional. Esta síndrome se manifesta através de uma exaustão prolongada e da diminuição da vontade de trabalhar, e tem sido detectada com grande frequência em diversos setores do mercado de trabalho, de modo geral.

As tecnologias atuais trouxeram a possibilidade de nos mantermos sempre conectados. Esta realidade tem contribuído para que os jovens profissionais de hoje já estejam sentindo as consequências do seu alto nível de estresse diário sob a forma de doenças, como a síndrome de Burnout, que até pouco tempo não existiam.

Ocorre que nem sempre a tecnologia deve ser encarada como uma vilã. Existem diversas ferramentas tecnológicas que podem ajudar a tornar a sua rotina de trabalho mais tranquila e livre de erros. Uma dessas ferramentas, que será o objeto deste artigo, é o ERP.

Pretendemos, com este material, abordar um pouco sobre o que é o ERP e como ele pode se reverter positivamente, inclusive gerando valor para a sua empresa.

O que é o ERP?

O ERP é um software de gestão, que oferece ao empresário a oportunidade de controlar, de maneira integrada, todas as atividades rotineiras de sua empresa. O termo ERP significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, e já nos remete a ideia de planejamento.

Através do ERP, você poderá controlar atividades como:

  • Atividades diárias;
  • Rotinas administrativas;
  • Aspectos operacionais;
  • Balanço contábil;
  • Movimentações no fluxo de caixa;
  • Administração de pessoal;
  • Estoque;
  • Folha de ponto dos empregados;
  • Cálculo de impostos a recolher etc.

A função de um software como o ERP é tornar o seu processo de tomada de decisão mais seguro, na medida em que ele vai te oferecer uma pluralidade de informações como base de apoio a este processo.

Controlar todas essas rotinas não é uma tarefa simples. Muitas empresas acabam deixando essas tarefas nas mãos de profissionais especialistas nas diferentes áreas, que estão muito mais suscetíveis a cometer erros na hora de detalhar as informações e que, muitas vezes, não se comunicam entre si de forma adequada.

A ideia dos softwares de ERP é automatizar o registro e o controle dessas rotinas para trazer agilidade na hora de lançar e recuperar dados. Atualmente, mais importante do que ter registros verdadeiros é ter aqueles que vão funcionar de maneira eficaz para o seu negócio, já que o tempo tem se mostrado um fator limitante, especialmente em mercados extremamente dinâmicos.

A importância do planejamento empresarial

Todo empresário sabe o quanto é essencial manter um bom planejamento para o futuro do seu negócio. Planejar é o primeiro passo para estar preparado para as incertezas do futuro e, comandando um negócio, você certamente irá se deparar com uma infinidade de eventos que você não terá controle sobre, mas que afetarão a sua empresa.

Quando investimos no planejamento, seja através da capacitação e contratação de profissionais com mais conhecimento e experiência ou na aquisição de ferramentas que ajudam a controlar e planejar tarefas, estamos, na verdade, nos munindo de mecanismos de uma ação rápida ante aos problemas já antevistos na fase de planejamento.

A falta de planejamento, especialmente logístico e financeiro, é uma das principais causas que negócios promissores afundam, diante da incapacidade de reagir a uma situação não prevista.

Quais são os benefícios da adoção do ERP para sua empresa

Como falamos, o maior benefício da implementação de um software de ERP na sua empresa será a possibilidade de se organizar e planejar para otimizar seu negócio. Falando dessa forma, pode parecer um pouco vago. Mas afinal, quais são os benefícios do ERP para você?

Padronização e unificação da gestão empresarial

Um sistema integrado adota uma forma unificada de inserção e tratamento dos dados de uma empresa, oferecendo ainda meios visualização e análise otimizada desses dados. Caso a sua empresa já possua mais de um estabelecimento, a integração é fundamental para avaliar os aspectos de cada filial e como o grupo empresarial está saindo como um todo.

Quando observamos pequenas ou médias empresas, muitas vezes seus controles ainda são manuais, nos livros, ou utilizando planilhas para o lançamento manual dos dados contábeis, de estoque e produção. A ideia de investir capital em um software como o ERP pode soar desnecessária, considerando o porte do negócio, mas cada vez mais os pequenos empreendedores percebem o benefício de ter uma gestão integrada.

Maior controle e otimização de processos e rotinas

Podemos afirmar que toda empresa possui processos básicos e rotineiros, seja ele produtivo, contábil ou administrativo. O controle sobre as etapas destes processos viabilizam ao empresário uma melhor alocação de recursos, investimentos e sua consequente otimização.

A adoção de um software capaz de integrar os mecanismos de controle da sua empresa poderá te oferecer a visão global do negócio e te deixar preparado para eventuais imprevistos e planejamento de inovações e melhorias.

Minimização de erros

Sabemos que erros acontecem e nosso objetivo é sempre torná-los cada vez mais raros, afinal, são erros e imprevistos que podem levar um negócio a sua ruína. Como forma de precaução, um empresário deve estar sempre em busca de mecanismos de controle que sejam capazes de minimizar os erros.

Quando falamos de erros, eles podem ser:

  • Produtivos, para evitar produtos defeituosos ou uma prestação de serviço que não esteja a contento;
  • Contábeis, já que o recolhimento equivocado de impostos ou o não pagamento de valores devidos pode ensejar multas exorbitantes a empresa;
  • Trabalhistas, novamente, um erro do empregador, inclusive no pagamento de salários e benefícios pode tornar a empresa vulnerável a cobranças judiciais;
  • De estoque, pois o controle de estoque é fundamental para não haver nem perda de produção, caso o estoque esteja acima do seu limite, ou falta de produtos em períodos onde já há uma previsão de maior demanda;

Interface integrada dos dados financeiros

Existem inúmeros mecanismos de gestão financeira, variando desde os tradicionais livros contábeis, onde o lançamento é feito a mão, planilhas de Excel e softwares mais modernos, capaz de trazer mais segurança ao empresário na apuração das contas do negócio.

Manter um controle financeiro do seu negócio é a chave para a boa aplicação de recursos e sua manutenção competitiva no mercado. Não é de se imaginar que a maioria dos negócios fechem as portas em função de uma má gestão financeira, então, seja você um profissional que tem familiaridade com contabilidade ou não, ter a garantia de que você dispõe de dados consistentes é essencial.

Redução de custos e de fraudes

Mecanismos como um sistema ERP vão te oferecer uma excelente visualização da saúde financeira do seu negócio, além de evidenciar os processos e a alocação de recursos que cada etapa produtiva está recebendo. Uma visão organizada dos gastos da sua empresa torna possível fazer uma análise de melhorias, eventualmente otimizando a produção, como já comentado, e reduzindo custos.

Além disso, em momentos de dificuldades financeiras, seja ela causada por motivos internos ou externos, decorrentes do mercado, você terá em mãos uma fonte de informações sobre quais são os melhores gastos que podem ser cortados para poupar recursos.

Outro ponto que também se destaca na prática empresarial é a minimização das fraudes. Muitas vezes, os empresários delegam as rotinas contábeis a funcionários que têm sua inteira confiança para mais tarde perceberem que foram roubados sem sequer notar.

Além do desgaste psicológico que surge com a descoberta de uma traição, seja de sócios ou de empregados de confiança, você terá que lidar com as consequências que eventuais fraudes ensejem para sua empresa.

É importante ter em mente que confiar nas pessoas que compartilham as mesmas ideias e expectativas que você é fundamental para conseguir delegar tarefas e responsabilidades, mas isto é algo que deve ser sempre feito com a cautela necessária para que você ainda tenha mecanismos de controle e monitoramento quando julgar necessário.

Melhoria na comunicação entre áreas diversas e precisão de dados

Um dos fatores críticos que surgem à medida em que uma microempresa começa a se expandir é relacionada a comunicação. A capacidade de transmitir mensagens claras, expondo as dificuldades e as necessidades de cada área área é fundamental para que a empresa consiga trilhar seu caminho rumo ao sucesso.

As dificuldades podem começar a surgir a medida em que começam a surgir diferentes áreas ou filiais de uma mesma empresa e o controle da rotina administrativa começa a parecer ser mais importante do que a transparência. Na verdade, uma empresa pode ser comparada a um organismo vivo, onde todas as áreas devem funcionar em perfeita harmonia para que mantenha bons resultados. Não adianta uma área estar em pleno funcionamento enquanto as outras não recebem o que necessitam e, portanto, não podem apresentar um bom desempenho.

Como empresário, você deve atuar como um líder de todo o grupo e se valer de ferramentas e mecanismos para tornar a comunicação uma parte essencial do dia a dia corporativo. O acesso à informação e a transparência também pode se reverter positivamente sobre a cultura organizacional, o que acaba por motivar seus empregados e melhorar sua produtividade.

Sistemas como o ERP são criados com base no reconhecimento da importância da boa comunicação corporativa e são pensados para torná-la orgânica e intuitiva. A precisão dos dados e a forma como são tratados pelo sistema evita interpretações equivocadas e divergências desnecessárias, assim como contribui para a clareza da comunicação corporativa.

Como esses benefícios se revertem em valor para o negócio?

Conforme exposto, a opção por adotar um sistema ERP na sua empresa cabe totalmente ao empresário, mas alertamos que ela deve ser considerada um investimento. Ainda que tenha um custo, que pode parecer elevado em alguns casos, os benefícios para o negócio serão visíveis em pouco tempo. 

O planejamento fará com que você consiga observar seu fluxo de caixa e evitar juros ou empréstimos desnecessários, e que poderiam contribuir para uma crise financeira da qual você não consegue mais se recuperar. A documentação de todos os processos da empresa viabiliza um controle efetivo sobre seus setores mais frágeis e este é o primeiro passo para se fortalecer e evitar dificuldades futuras

Quando pensamos nos benefícios obtidos a partir do ERP, não podemos deixar de citar a possibilidade de avaliar o relacionamento com cada cliente. Uma firma obtém sua receita a partir dos seus clientes e consumidores, portanto a relação com cada um deles deve ser cuidadosamente avaliada para garantir a máxima satisfação.

Uma empresa, por melhor que seja o seu produto ou serviço, não sobrevive sem seus clientes e deve balancear uma política de fidelização da clientela com a prospecção de novos clientes para expandir sua penetração no mercado. 

Ferramentas como CRM (Customer relationship management, ou no português Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) tornam a análise de cada relacionamento mais fácil, sendo possível categorizar cada um deles e direcionar seu departamento de marketing para atuar de acordo com o seu público.

Sistemas de ERP possuem um CRM nativo  na maioria das vezes e garantem que o seu cliente terá não apenas um material customizado conforme seu perfil, mas também um canal facilitado para eventuais críticas ou sugestões.

Outro aspecto que agrega valor é a possibilidade de tornar seu negócio mais eficiente. Evitar o desperdício de tempo, recursos e pessoal é o que torna uma empresa lucrativa. O seu negócio pode estar mantendo uma receita estável e suficiente para suprir os seus custos, mas será que você está usando seu patrimônio de forma eficiente?

Quando se trata de avaliação de empresas para pequenos e médios negócios, possuir um ERP como o eGestor é um grande aliado na hora de negociar a sua empresa, pois, conforme relatamos ao longo desse artigo, os benefícios são muitos e a parte interessada no operação verá que a sua gestão é mais organizada e profissional por conta dessa ferramenta e isso consequentemente agregará valor ao seu maior ativo.

Com o sistema ERP, você terá as informações que precisa para garantir que seu retorno financeiro seja cada vez melhor, sendo possível obter lucros maiores e investir nos setores necessários para a expansão do seu negócio.

Texto elaborado por Paulo Eduardo Ballestrin, sócio-diretor da Yenom Avaliação Empresarial e Tatiana Freire.

Escrito por eGestor
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