Veja como otimizar a organização de documentos em pequenas empresas

Gerenciar um negócio é uma tarefa que exige muita organização devido ao grande volume de documentos que ele gera. No caso de pequenas empresas, a papelada diz respeito a diferentes áreas e, em geral, são de responsabilidade de uma única pessoa. Afinal, como otimizar a organização de documentos para que eles ajudem você, em vez de atrapalhar?

Essa é uma dúvida que permeia a vida de muitos empreendedores. Sem um departamento com profissionais especializados em cada área — como financeiro, RH, contabilidade e vendas, por exemplo —, tudo acaba sobrando para o gestor.

Por isso, mostraremos aqui algumas dicas para que você saiba lidar com os documentos da empresa e eles não se tornem pura burocracia. Confira!

Mapear processos

O primeiro passo para garantir uma organização eficiente em uma empresa é saber com detalhes qual o seu funcionamento interno. Estando no papel de gerente ou dono, isso não é tarefa difícil. O importante é colocar no papel uma definição clara de cada etapa dos processos, seja de fabricação de produtos ou prestação de serviços.

Mapear esses processos é, basicamente, criar um fluxograma e colocar as etapas em ordem. Isso facilitará a identificação dos documentos emitidos por cada uma delas e, consequentemente, a gestão dessas informações.

Essa ação visa organizar o fluxo de trabalho da empresa, tornando mais claro de que forma os funcionários compreendem cada um a sua função e como ela impacta na dos companheiros.

Mas isso impacta na gestão de documentos?

Sim, e muito! É com essas informações em mãos que você poderá fazer uma análise de cada atividade, de forma mais detalhada, e investigar se a documentação gerada não é excessiva ou insuficiente.

Tanto o excesso de documentos quanto a falta deles podem ser um problema para a organização de um empreendimento. Por isso, o mapeamento ajuda a identificar uma possível burocracia desnecessária, que atrasa o serviço de um funcionário, ou a falta de informações importantes que poderiam otimizar um processo.

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Armazenar os documentos num local específico

Pode parecer estranho iniciar uma organização de documentos pensando em um mapeamento de processos. Entretanto, tudo isso fará mais sentido quando você passar a planejar o armazenamento dessas informações.

O ideal é ter um espaço específico para guardar os documentos. A princípio, vamos considerar que você possua um grande volume de papéis e está começando a notar que não há uma organização adequada. O que fazer com eles?

Utilizando do mapeamento de processos, divida o local designado para o armazenamento de documentos por setores ou áreas. Você pode dividir, por exemplo, em compras, vendas, contratos, contas a pagar, contas a receber, dados de funcionários (ou RH), entre outros.

Se sua empresa não possui vários departamentos, como é o caso de uma multinacional, você pode utilizar a nomenclatura como referência para seus arquivos de documentos. Assim, quando você — ou outro funcionário, como discutiremos mais à frente — precisar acessá-los, fará isso de forma intuitiva e ágil.

Designe um responsável, mas tenha cuidado

Nessa divisão, é importante contar com o auxílio de, pelo menos, mais um funcionário para controlar o volume de documentos. Entretanto, é bom ter cuidado para não dividir toda a documentação entre todos os funcionários e causar uma desordem total.

Isso é comum quando o gestor acredita que seria mais fácil cada um gerenciar uma área específica. Mas, na prática, causa confusão.

Acontece que certos documentos são de interesse de mais de uma área ou funcionário. Caso ambos criem um sistema de armazenamento próprio, por falta de comunicação, esses documentos podem se separar ou mesmo serem perdidos.

Por isso, esteja atento e procure unificar os documentos de uso coletivo.

Utilizar a tecnologia a seu favor

Com o constante avanço da tecnologia, é fundamental saber utilizá-la a nosso favor. Se no nosso dia a dia ela já está presente a todo momento, é fácil perceber que ela pode ser muito útil para auxiliar dentro da empresa.

O serviço de armazenamento em nuvem, por exemplo, é uma ferramenta extremamente útil para garantir a segurança e acessibilidade de seus documentos. Nele, você pode guardar seus arquivos de forma digitalizada e ainda otimizar o mecanismo de busca para facilitar o acesso.

Você já deve ter tido a terrível experiência de perder tempo procurando por um documento e não encontrá-lo quando mais precisa. É claro que ninguém quer que isso aconteça com um documento do seu negócio.

É por esse motivo que a digitalização dos documentos é uma alternativa tão eficaz. O risco de perda do documento deixa de existir, já que você pode acessá-lo a qualquer momento e imprimir uma nova versão.

Vale lembrar que o processo se torna mais dinâmico, já que você pode acessar o documento pela internet mesmo quando não estiver na empresa.

Redução de custos

Além de toda agilidade e segurança, o armazenamento digital traz uma redução significativa nos gastos com papéis e impressão. A digitalização dos documentos fará com que sua instituição passe a imprimir apenas o que for extremamente necessário.

Sem contar que pequenas empresas possuem um volume menor de documentos e podem acessar o serviço de armazenamento na nuvem até mesmo de graça.

Definir um controle de acesso

O armazenamento dos documentos pode ser físico, em um sistema digital ou mesmo na nuvem. Isso não muda o fato de que quanto mais pessoas têm acesso a eles, maior a chance de haver desorganização ou botar sua segurança em risco.

Uma etapa importante da organização dos documentos, e que deve ser seguida em todos os modelos de armazenamento, é a definição de um controle de acesso. Basicamente, você deve estabelecer quais funcionários possuem acesso a quais documentos, especificamente.

Não faz sentido, por exemplo, deixar os documentos do RH acessíveis aos funcionários de vendas. Mesmo que não haja a intenção, alguém pode utilizá-los da maneira incorreta, prejudicando o empreendimento.

Por isso, defina um nível de acesso para cada funcionário e certifique-se de que não haja manuseio dos documentos das outras áreas de forma irresponsável.

Hierarquia de acesso

Essa tarefa pode não parecer tão fácil quando você lida com muitos funcionários, mas pode ser simplificada por meio da definição de uma hierarquia. Se um pequeno time possui um líder ou supervisor, defina o nível de acesso dos documentos para essa equipe e delegue ao líder a responsabilidade de gerenciar o acesso de cada um dos colaboradores.

No caso do armazenamento digital, seja na nuvem ou num sistema integrado, o próprio software pode oferecer meios para liberar ou bloquear o acesso de cada funcionário, facilitando esse processo.

A organização de documentos é um trabalho simples, mas que deve ser disciplinado. Siga essas dicas e você poderá utilizar as informações de forma a otimizar a rotina de sua empresa!

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Escrito por eGestor
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