A planilha de ordem de serviço é um dos documentos mais comuns entre as empresas prestadoras de serviço. Ela é uma forma de organizar e distribuir os pedidos recebidos pelo setor comercial da organização, repassando-os posteriormente para o setor que vai executar o trabalho. Portanto, a ordem de serviço é um item indispensável na organização da rotina de trabalho, facilitando a comunicação entre as partes envolvidas e acelerando o alcance das demandas recebidas. Então, veja a seguir mais detalhes sobre o seu uso.
O que é uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço, também chamada de OS, é um documento no qual devem constar todas as informações pertinentes e referentes a um serviço requisitado pelo cliente da empresa. Ou seja, ela é a materialização da demanda, acordada previamente entre as partes interessadas. Em empresas que trabalham com prestação de serviços, a ordem de serviço é considerada essencial porque, além de concentrar as informações necessárias à execução do pedido, também organiza o setor de pedidos e agiliza a produtividade e os resultados. Assim, a ordem de serviço é uma ferramenta de gestão, pois auxilia o gestor em vários aspectos dentro da instituição facilitando a tomada de decisão em vários aspectos importantes.
Como fazer uma ordem de serviço com planilha?
A ordem de serviço é uma tabela simples e que pode ser utilizada através de uma planilha de Excel. Ela também pode ser armazenada de forma digital, no computador ou na nuvem, ou também pode ser impressa. Com a Planilha de Ordem de Serviço do eGestor, por exemplo, você faz o cadastro dos seus clientes em uma aba e na outra insere os dados da ordem. Por fim, na aba de layout você consegue ver a sua ordem pronta. Essas informações da ordem de serviço são, normalmente:
- código (caso você faça esse tipo de controle);
- para qual cliente será feita a ordem;
- motivo;
- serviço;
- produtos que serão utilizados;
- responsável pelo serviço;
- data de início;
- situação;
- data de entrega;
- observações;
- e valor.
Assim, após inserir todas as informações, sua ordem de serviço estará pronta na próxima aba da planilha. Ou seja, simples e rápido!
Para que serve uma ordem de serviço?
De uma certa maneira, a ordem de serviço serve para autorizar a liberação da demanda do cliente. Assim, podemos listar um passo a passo simples e mais fácil de compreender. Veja só:
- O cliente chega na empresa e solicita o serviço que precisa;
- Ele é atendido pelo setor comercial que inicia as negociações;
- É definido um acordo satisfatório para ambos, com definição de valores, prazos e especificação das demandas a serem entregues;
- O próprio setor comercial ou, outro profissional responsável, elabora e emite a ordem de serviço;
- A ordem de serviço é enviada para os setores que deverão, cada um, fazer a parte que lhes é devida.
Assim, podemos ver que a ordem de serviço é um dispositivo de comunicação que une toda a empresa, uma vez que cada área tem uma parte envolvida na realização daquela tarefa.
Dessa forma, ao receber a ordem de execução, o setor da mão de obra verifica no estoque a disponibilidade do material que será utilizado e identifica a equipe que vai fazer o trabalho, estipulando o cumprimento das etapas dentro do prazo que consta no documento.
Vantagens de uma ordem de serviço
A ordem de serviço evita que as informações fiquem soltas, o que aumenta o risco de atrasos na entrega de serviços, desencontro de informações, não cumprimento das obrigações por falta de definição de responsabilidades, dentre outras questões. Então, podemos listar como principais vantagens da ordem de serviço:
- Controle maior das informações relacionadas ao cliente e às vendas realizadas;
- Organização do recebimento e também da entrega de pedidos;
- Facilidade na comunicação entre os setores, acelerando a entrega dos resultados;
- Compreensão mais assertiva do que o cliente deseja, já que está tudo documentado;
- Distribuição correta de atribuições;
- Controle da produtividade de cada setor.
O que deve constar uma ordem de serviço
A ordem de serviço é usada para definir o serviço que deverá ser prestado. Por isso, deve deixar claro quem é o cliente, o que ele deve receber, quando ele será atendido e quem deverá prestar o serviço. Então, são essenciais:
- Número do documento: fundamental para organização dos pedidos;
- Identificação do cliente: nome, CPF ou CNPJ, endereço, e-mail e telefone;
- Especificação do serviço: o que será entregue, de acordo com o que foi estabelecido entre as partes. Aqui deve ser feita a descrição do pedido;
- Onde o serviço deverá ser prestado;
- Valor estabelecido e forma de pagamento;
- Assinatura de quem emitiu a OS e do cliente. É o que garante que o cliente está ciente do serviço que deverá receber;
- Local e data de emissão do documento;
Lembrando que estes são itens básicos, mas a ordem de serviço pode ser personalizada de acordo com o tipo de serviço que a empresa presta ou de acordo com o modelo no qual ela se baseou para criar a sua própria estrutura de documento.
Mas, o importante é que ela cumpra o papel para o qual foi criada, que é permitir a prestação de um serviço e orientar seus executores na entrega do trabalho.
Considerações finais
A ordem de serviço é uma ferramenta importante no processo de gestão de empresas. É uma maneira prática, segura e honesta de estabelecer um vínculo com o cliente, organizar as demandas da empresa e manter a equipe de trabalho ciente de todas as requisições a serem cumpridas. Não se trata apenas de um auxiliar ou mais um item burocrático. A ordem de serviço é um documento necessário e pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa que faça prestação de serviços, oferecendo vantagens e facilitando o trabalho do gestor e de todos os outros envolvidos na entrega do serviço.
Perguntas frequentes sobre ordem de serviço
Ordem de serviço tem validade jurídica?
Sim. Uma OS assinada por ambas as partes é um documento com força contratual. Em caso de disputa judicial ou nos Juizados Especiais, ela serve como prova do que foi acordado, do valor cobrado e do aceite do cliente. Para reforçar a validade, guarde cópias físicas por pelo menos 5 anos ou em formato digital com backup.
Qual a diferença entre ordem de serviço e nota fiscal?
A OS é um documento interno de gestão — organiza o trabalho, define escopo e registra o aceite do cliente. A nota fiscal é um documento fiscal, emitida ao Fisco para comprovar a prestação do serviço e recolher impostos. A OS vem antes; a nota fiscal vem depois, quando o serviço é concluído e cobrado.
MEI pode emitir ordem de serviço?
Sim, sem restrições. Qualquer prestador de serviço — MEI, autônomo ou empresa — pode e deve emitir OS. Não há obrigatoriedade legal de um formato específico, mas a OS protege quem presta e quem contrata. O MEI ainda pode combinar OS com nota fiscal de serviço para pessoa jurídica.
Ordem de serviço precisa de assinatura?
Não é obrigatório por lei, mas é altamente recomendado. A assinatura (física ou digital) transforma a OS em prova de aprovação. Sem ela, um cliente pode alegar que não autorizou o serviço ou o valor cobrado. Serviços remotos podem usar aprovação por e-mail ou plataformas de assinatura digital.
Qual a diferença entre OS e proposta comercial?
A proposta comercial é enviada antes da venda — é uma oferta. A OS é emitida após a aprovação da proposta — é a execução. A proposta convence; a OS formaliza e executa. Empresas profissionais emitem as duas: proposta para fechar o negócio, OS para conduzir o serviço.
Posso usar ordem de serviço em formato digital?
Sim, e é o formato recomendado. OS digital é mais rápida de preencher, não se perde, pode ser assinada eletronicamente e permite acesso remoto pela equipe de campo. Sistemas de gestão, planilhas na nuvem e até formulários do Google já são usados para isso com eficiência.
Quantas vias deve ter uma ordem de serviço?
Não há exigência legal de número de vias. A prática recomendada é: uma via para a empresa (arquivo), uma via para o técnico (execução) e uma via para o cliente (comprovante de aprovação e entrega). Em formato digital, basta enviar o PDF por e-mail ao cliente.
É obrigatório ter ordem de serviço?
Não existe lei que obrigue todas as empresas a emitirem OS. No entanto, alguns setores regulamentados — como telecomunicações e empresas de segurança — têm normativas específicas que exigem um documento equivalente. Independentemente de obrigação legal, a OS é uma boa prática de gestão que reduz conflitos e profissionaliza o atendimento.
