Uma empresa tem poucas formas de ter receita: com a venda de um produto ou com a venda de serviço. É claro que isso não é pouco, uma vez que esses são os valores que mantêm uma empresa funcionando. Mas quando falamos do funcionamento da mesma, também temos que lembrar que um negócio possui vários gastos, que devem ser menores que a receita. Por isso, o controle de gastos deve ser bem pensado, podendo ser feito com uma planilha de gastos!

O que são gastos de uma empresa?

Os gastos de uma empresa são todos os valores que saem do caixa. Isso significa que eles englobam todos os custos e despesas, sejam relacionados diretamente ao produto final ou não.

Por exemplo, valores com impostos da nota fiscal são gastos e valores de aluguel também são. Dessa forma, eles devem ser controlados da melhor forma possível, e uma dessas formas é com um planilha de gastos.

Como controlar os gastos de uma empresa?

Uma empresa pode controlar seus gastos através de um caderno, uma planilha ou com um sistema de gestão. O controle menos indicado por um caderno, uma vez que ele não permite um controle automatizado. Mas, apenas o fato desse controle ser feito já é um passo muito grande para uma melhor saúde financeira.

Entretanto, uma planilha traz muitos benefícios. Ela consegue indicar os valores que saem do caixa, seja este físico ou de banco, mesmo quando há mais de uma conta no banco. A partir dela, você vai poder visualizar com mais clareza a origem de seus gastos e também poderá identificar quais deles representam um maior impacto no seu orçamento empresarial.

Como fazer planilha financeira de gastos?

Para controlar os gastos da empresa é possível montar uma planilha de gastos simples. Entretanto, existem no mercado diversas opções de planilhas pagas e gratuitas, como a planilha de gastos gratuita do eGestor.

Dessa forma, não há necessidade de montar a sua planilha do zero.

Passo a passo para usar a planilha de gastos

1. Definir quais são os gastos da empresa

Nem toda empresa tem os mesmos gastos. Algumas pagam aluguel, enquanto outras tem sua sede própria, por exemplo.

Por isso, o primeiro passo para começar a utilizar a planilha de gastos é definir quais são os gastos mensais.

2. Registrar tudo

O primeiro passo para utilizar uma planilha de gastos é registrar todas as transações feitas.

Isso porque quando não há esse tipo de controle, não é possível saber os valores que saíram do caixa e o que ele representa. Dessa forma, qualquer possível prejuízo que possa acontecer, não será entendido e consequentemente, resolvido.

Assim, ter os dados inseridos em uma planilha facilita imensamente o controle financeiro.

3. Separar gastos fixos e variáveis

Dentro dos gastos de um negócio existem os que são fixos e os que são variáveis. Os gastos fixos são aqueles que não têm uma relação direta com o que se vende. Por exemplo, apesar do aluguel ser um gasto que implica na venda, ele é um custo fixo, porque ele não varia de acordo com a quantidade de venda ou produção. Entretanto, os gastos variáveis são aqueles que variam de acordo com o que é comercializado ou produzido. Por exemplo, matéria-prima é um gasto variável, porque a cada mês pode se ter uma quantidade diferente.

4. Analisar os resultados

Agora que foram definidos quais são os gastos e esses foram inseridos na planilha, é hora de fazer a avaliação do período. É importante fazer essa análise periódica, porque ela vai mostrar o que tem dado certo e que tem gerado prejuízo. Assim, é indicado que a planilha de gastos também conte com as receitas do negócio.

Um relatório de extrema importância que pode ser utilizado é o DRE. Ele utiliza as informações inseridas na planilha para indicar se o negócio teve lucro ou prejuízo.

5. Separar os gastos pessoais dos gastos empresariais

É muito comum que empresas, principalmente as pequenas, não separem os valores da empresa e os valores dos donos. Isso piora ainda quando valores são retirados do caixa sem nenhum controle.

Essa prática faz com que não se tenha um resultado claro da saúde financeira do negócio, afinal, não se sabe o que realmente é da empresa ou não.

Como utilizar uma planilha de gastos

A falta de um rigoroso controle financeiro é sem dúvidas, um dos principais motivos que levam empresas a encerrarem as suas atividades no mercado.

Não ter uma visão exata a respeito de todas as movimentações financeiras que envolvem o negócio pode fazer com que os empresários realizem investimentos de uma forma descuidada. Assim comprometendo gravemente sua situação financeira.

Dessa forma, uma planilha de gastos é essencial para manter um controle de todas as despesas de sua empresa. Afinal, com ela é possível identificar com mais facilidade todas as suas obrigações financeiras enquanto pessoa jurídica.

A análise criteriosa de todos os gastos empresariais registrados na planilha permite maior segurança nas tomadas de decisões da empresa. Sendo assim, é possível elencar as despesas que realmente são essenciais para o funcionamento da empresa. E também quais podem ser deixados em segundo plano.

Portanto é importante ressaltar que em caso de se utilizar uma planilha de gastos empresariais, é absolutamente imprescindível que o empresário possua uma planilha exclusiva para a gestão de despesas empresariais e outra somente para o controle de gastos pessoais.

Não ter esse cuidado e unificar todas essas movimentações em uma única planilha, pode gerar uma grande desorganização financeira.

Importância de uma planilha de gastos

A falta de um rigoroso controle financeiro é sem dúvidas, um dos principais motivos que levam empresas a encerrarem as suas atividades no mercado.

Não ter uma visão exata a respeito de todas as movimentações financeiras que envolvem o negócio pode fazer com que os empresários realizem investimentos de uma forma descuidada. Assim comprometendo gravemente sua situação financeira.

Dessa forma, uma planilha de gastos é essencial para manter um controle de todas as despesas de sua empresa. Afinal, com ela é possível identificar com mais facilidade todas as suas obrigações financeiras enquanto pessoa jurídica.

A análise criteriosa de todos os gastos empresariais registrados na planilha permite maior segurança nas tomadas de decisões da empresa. Sendo assim, é possível elencar as despesas que realmente são essenciais para o funcionamento da empresa. E também quais podem ser deixados em segundo plano.

Vantagens de uma planilha de gastos

No cotidiano empresarial, é bastante complexo possuir o controle de todas as movimentações de produtos e despesas que envolvem o negócio. E, se você possui uma empresa que comercializa uma grande quantidade de produtos, é difícil analisar a margem de contribuição gerada por cada um deles. Ou, até mesmo o custo de aquisição junto a seus fornecedores.

A partir da planilha de gastos gratuita do eGestor, você pode enxergar com clareza os produtos que representam mais custos para a sua empresa e quais geram um maior lucro.

Qual a importância do planejamento financeiro empresarial?

Simplesmente registrar todas as movimentações de saída de caixa e avaliar todas as despesas que já efetivamente ocorreram, não é o suficiente para uma adequada gestão financeira da sua empresa.

A projeção de gastos futuros também é essencial para identificar o quanto a empresa pode investir. Isso para que o orçamento comporte as futuras movimentações e também para fazer um balanço futuro do fluxo de caixa. Sendo assim necessário análise da relação entre os valores a pagar e a receber pela empresa em um determinado momento.

Contratar o serviço de um consultor financeiro para auxiliar neste processo, pode ser importante em caso de você ainda estar em um estágio inicial em seu negócio. Ainda não possuindo uma grande experiência no que diz respeito à gestão financeira. Portanto um consultor pode trazer uma visão especializada e mais crítica a respeito da situação financeira de seu empreendimento.

Qual é a melhor planilha de gastos?

A melhor planilha de gastos é a que atende de verdade as necessidades da empresa. Isso porque de nada adianta controlar os gastos em uma planilha que acaba por dificultar esse processo.

Considerações finais

Utilizar uma planilha de gastos é essencial para manter um controle eficiente de todas as despesas da sua empresa.

Através de uma planilha de gastos também é possível gerenciar o status de todas as suas contas a pagar. Sendo assim concluídas ou que ainda se encontram pendentes.

A planilha de gastos é uma ótima ferramenta para projetar as suas contas a pagar. Assim mantendo seu orçamento equilibrado para arcar com as despesas futuras.

Uma grande vantagem de se utilizar uma planilha de controle de gastos, é que ela não apresenta custo de implementação. Além disso, é ideal para micro e pequenas empresas que não lidam com grande quantidade de dados e movimentações financeiras.

Além do controle das despesas, uma planilha de gastos também pode ser útil para organização de gastos pessoais. Portanto, neste artigo vamos falar sobre estas e outras funcionalidades desta planilha, seja no cotidiano empresarial, ou no pessoal.